做好畢業生人事檔案管理工作淺析

　　導讀：畢業生人事檔案是由學籍檔案轉變而來，是指大中專生畢業后，在其學籍檔案中放入該生的報道證，然后由學校將檔案移交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構，這時的學籍檔案就正式成為人事檔案,是畢業生個人信息的重要載體，它全面、準確地記載著畢業生的經歷、思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的最重要依據。因此，管理好畢業生人事檔案，對于人才資源開發乃至經濟發展都是十分重要的。通過宣傳教育，使各級領導認識到，一個不重視人事檔案管理的部門和單位，一個對人事檔案所蘊藏的豐富的人才信息資源沒有充分認識的領導，就不可能更多地發現人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競爭中立于不敗之地。

　　關鍵詞：畢業生，人事檔案，機制創新，信息資源

　　畢業生人事檔案是由學籍檔案轉變而來，是指大中專生畢業后，在其學籍檔案中放入該生的報道證，然后由學校將檔案移交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構，這時的學籍檔案就正式成為人事檔案,是畢業生個人信息的重要載體，它全面、準確地記載著畢業生的經歷、思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的最重要依據。因此，管理好畢業生人事檔案，對于人才資源開發乃至經濟發展都是十分重要的。

　　一、畢業生檔案管理工作存在的問題

　　畢業生人事檔案雖然重要，但是從目前大多數地方畢業生人事檔案管理工作來看，都存在著一定的問題。

　　(一)畢業生對人事檔案不夠重視

　　隨著社會主義市場經濟體制的建立和人才流動等外部環境的逐步寬松，“先審閱檔案后決定是否錄用”的用人方式被打破，并且隨著市場經濟的發展，工作中心的轉移，特別是組織人事政審工作相對減少，一些畢業生就認為人事檔案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等沒有人事主管權的單位就業的畢業生，更是忘記了自己的檔案，抱著一種要不要檔案無所謂的態度，卻不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升等均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的錯誤認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用，也給組織人事部門的管理帶來了混亂。

　　(二)檔案管理手段相對落后

　　目前,許多地方檔案管理仍以傳統的手工操作為主，整檔工序繁瑣復雜，加之每年都有新材料增加，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量簡單的、重復性的勞動，使得檔案管理人員根本沒有時間和精力考慮開發案卷的內在信息。即使利用計算機管理，也僅限于名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力不能完全發揮出來，沒有從根本上改變手工操作運轉慢、利用率低、效率低下等問題。

　　(三)檔案管理工作不規范

　　管理檔案的部門只照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和工作制度，在執行過程中也存在執行不嚴格的現象，沒有把檔案材料及時歸檔，導致了許多歸檔范圍內的材料流失，破壞了人事檔案的完整性;同時檔案管理人員在管理上流于形式，只當檔案“保管員”，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間在原檔案袋上直接編號，這些不規范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性。

　　(四)缺少專業的檔案管理人員

　　長期以來，由于對畢業生人事檔案的重要性認識不足，檔案意識不強，沒有充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人事人才工作和檔案事業中的地位和作用;對待檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”;管理人員不固定、不專業、不專職，一些檔案管理人員沒有檔案使用意識和參與意識，僅僅是“看門保管”式管理。

　　(五)檔案利用率不高

　　據國家人事部透露，在全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的330萬份人事檔案中，有60多萬份已與主人失去了聯系。中國人才交流協會也作過估測，在實現工作流動的人才中，約20%的人未攜帶人事檔案，要么人、檔分離，要么徹底棄置。

　　二、做好畢業生人事檔案管理工作的對策

　　目前畢業生人事檔案管理工作已遠遠跟不上市場經濟發展的步伐。為此，畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。論文發表。

　　(一)加強領導，完善制度，保證檔案質量

　　1.明確領導。人事部門應加強對學生人事檔案工作的領導，成立“畢業生人事檔案工作領導小組”，并明確一名負責同志為組長，領導小組下設辦公室，組長負責對畢業生人事檔案工作進行業務指導、監督、檢查。

　　2.健全制度。結合當地實際情況，建立了材料收集補充、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、查(借)閱、轉遞;管理人員責任和移交材料歸檔等制度，規范檔案管理的利用;建立健全畢業生人事檔案管理的相關簿冊和工作規章制度，做到制度上墻，責任到人。

　　3.評比激勵。定期開展畢業生人事檔案管理工作評比活動，及時表揚先進，并對不足的提出建議，認真整改。

　　(二)強化宣傳，重視管理，明確檔案作用

　　1.端正領導對檔案管理工作重要性的認識。結合普法教育、人才資源開發工作與本地區、本單位人事檔案管理的實際，充分利用傳媒渠道，廣泛宣傳人事檔案管理在人才資源開發中的重要地位和作用。通過宣傳教育，使各級領導認識到，一個不重視人事檔案管理的部門和單位，一個對人事檔案所蘊藏的豐富的人才信息資源沒有充分認識的領導，就不可能更多地發現人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競爭中立于不敗之地。

　　2.提高畢業生對人事檔案重要性的認識。開展對畢業生的教育，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，在改革開放的今天，畢業生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的依據之一，是用人單位舉賢選能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要標準，即使不設人事檔案的單位也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

　　(三)穩定隊伍，提高素質，加大綜合投入

　　1.穩定檔案員隊伍。“打鐵還須自身硬”，為此，必須切實加強隊伍的自身建設。按照《檔案法》規定：每管理1000份檔案配備一員專職檔案員，嚴格實行執業資格證書制度,把好隊伍的進口關;不輕易調動他們的工作崗位，保持相對穩定。制訂檔案人員的崗位職責，明確工作紀律、工作態度、業務能力等考核標準，堅持用活機制，兌現各種獎懲。落實人員津貼，提高他們的工作積極性。

　　2.加強自身學習。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。為此,要定期組織管檔人員學習、交流，探討業務知識、專業知識、現代化管理知識，以及新技術的學習和掌握。

　　3.強化業務指導。主動要求上級主管部門和專業檔案部門進行指導，并且多請示匯報。同時做好咨詢服務。論文發表。

　　4.落實必要經費。每年在單位的財務預算中，設定專項資金用于檔案工作，確保檔案工作按時順利完成，并要解決庫房，添置檔案箱柜、空調、計算機及文檔一體化管理軟件，檔案整理裝訂用具等設備。

　　(四)與時俱進，更新手段，創新管理機制

　　1.分類歸檔管理。將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。對畢業生的“棄檔”、“死檔”進行清理歸并。

　　2.信息化管理。建立畢業生人事檔案數據庫系統，實施檔案動態管理，利用計算機、掃描儀等現代化設備和技術，將檔案資料整理輸入微機，通過相應技術處理，將文字、圖片甚至聲像資料變成數據資料，使畢業生檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。在此基礎上，要積極創造條件，同全國各地聯網，形成覆蓋全國追蹤性極強的個人電子檔案網絡，從根本上克服傳統人事檔案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

　　3.內容更新管理。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發表等新記錄補充進檔案內容。重新組卷盡可能將那些相互關聯的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊。

　　4.整理手段創新。改變部分材料的歸檔形式，改書本式檔案為活頁式檔案，這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度，又利于檔案保護。在這方面檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。

　　(五)梳通渠道，開發信息，建立人才儲備庫

　　1.建立信息資源庫。通過對畢業生人事檔案的整理熟悉其人事檔案內容，選出其中可反映畢業生知識水平、實踐能力等方面的信息，統一輸入到計算機，并建立以姓名、年齡、學歷、專業等為標題的多種檢索方式，建立專門的畢業生人事檔案信息資源庫，作為政府的人才儲備庫。必定會為當地經濟發展提供更有力的人才保障。

　　2.梳通信息渠道。將人才儲備庫推向市場，形成地方的人才品牌，利用多種渠道向社會宣傳這一品牌，向各用人單位推銷儲備人才，充分做到人盡其才。利用市場運作，使我市人才資源配置更為科學、合理。

　　(六)規范代理，提供服務，解除后顧之憂

　　1.成立機構。將各級黨委組織部門或政府人事部門授予所屬人才流動服務機構的人事檔案管理權收回，成立專門的全額撥款事業單位專門負責人事檔案管理工作，做到集中、統一和規范管理，在嚴格人事管理權限的基礎上對用人單位提供無償服務。

　　2.完善職能。論文發表。在保管的人事檔案中及時增加職業資格認證、職稱評定、職務升降、工作單位變動等方面的內容，以增加其使用價值。

　　3.加大代理力度。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業生實行人事代理的力度，使人事代理成為畢業生就業的有力保障。在繼續做好“個人代理”的基礎上，積極向各高校聯系，宣傳人事代理政策，并制定對畢業生實行人事代理的優惠政策，對畢業生實行以學校為單位的“集體代理”，代理的內容進一步完善，對畢業生的身份、轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位代理，徹底解除畢業生的后顧之憂。

　　總之，在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發展的需要，也是我們人事人才工作者義不容辭的責任。我們將與時俱進、開拓創新，把畢業生人事檔案管理工作做得更好、更扎實。

　　參考文獻

　　1.劉淑杰《對加強高校干部人事檔案管理工作的思考》《決策探索》2007-03-28

　　2.董毓貴《淺談醫院人事檔案代理制度存在的問題及其對策》《淮海醫藥》2000 年 8 月第 23 卷 第 4 期

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