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探究新聞檔案管理的必要性
對(duì)于我國(guó)的新聞檔案管理，你了解多少呢，不了解的趕緊來看看小編為大家整理的這篇論文吧。
一、當(dāng)前新聞檔案管理的弊端
第一，傳統(tǒng)檔案是實(shí)體紙質(zhì)的檔案，如果要借閱的話就必須去檔案室，在大量的文檔中選出自己所需要的那一個(gè)檔案，如果檔案編號(hào)不健全，或者忘記在哪一個(gè)類別里面存著，找這一個(gè)檔案可能花費(fèi)大量的時(shí)間，甚至有時(shí)找不到。
第二，傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)空間必須很大，并且還要有預(yù)留空間。因?yàn)榇罅康募堎|(zhì)需要很多空間，并且，隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量也會(huì)不斷地增加，當(dāng)檔案增加到備用空間也占滿時(shí)，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運(yùn)行。
第三，由于紙質(zhì)的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時(shí)間過長(zhǎng)，保存不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е滦侣剻n案受損，如果發(fā)生火災(zāi)那么損失將更加嚴(yán)重，這是檔案室不可逆的損失。這便是傳統(tǒng)的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進(jìn)一步改進(jìn)。
二、信息時(shí)代新聞檔案管理的必要性
隨著信息時(shí)代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計(jì)算機(jī)技術(shù)與因特網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發(fā)生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術(shù)條件不斷改善的同時(shí)，新型的管理思想也在信息化發(fā)展的同時(shí)，逐漸涌現(xiàn)出來。當(dāng)然，這樣的情況并不意味著傳統(tǒng)的新聞檔案管理思想沒有存在的價(jià)值，在實(shí)際的新聞檔案管理工作中，保持紙質(zhì)信息與電子信息同時(shí)應(yīng)用還是非常有必要的。我們都知道，一個(gè)文件生效的標(biāo)志就是印章與簽署，就目前的形勢(shì)而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質(zhì)保存。由于電子文件載體具有一定的不穩(wěn)定性，而且信息技術(shù)也不穩(wěn)定，同時(shí)電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數(shù)據(jù)安全的途徑之一。當(dāng)前，將紙質(zhì)文件與電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質(zhì)與磁盤、光盤等介質(zhì)一起進(jìn)行有效歸檔，進(jìn)而形成內(nèi)容一致的檔案，雙重保險(xiǎn)。在進(jìn)行新聞信息的歸檔時(shí)，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關(guān)部門不僅要在每一卷紙質(zhì)檔案上進(jìn)行備考表的設(shè)置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對(duì)應(yīng)的編碼注明，為日后對(duì)檔案信息的利用提供方便。當(dāng)前，磁介質(zhì)與光介質(zhì)的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)與紙質(zhì)檔案并存。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來看，等電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的技術(shù)改進(jìn)之后，對(duì)于一些具有在參考與情報(bào)方面有重要價(jià)值的文件檔案采用光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔方式為主、紙質(zhì)介質(zhì)歸檔方式為輔的歸檔方式進(jìn)行新聞檔案的歸檔。而對(duì)于一些在憑證方面具有重要價(jià)值的新聞檔案，要采用以紙質(zhì)介質(zhì)歸檔為主、光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔為輔的方式進(jìn)行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優(yōu)化，而且能夠使得檔案庫(kù)房緊張的現(xiàn)狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進(jìn)行綜合利用，不僅要謹(jǐn)慎，保證新聞信息歸檔的萬無一失，而且要采用分類的方式進(jìn)行歸檔，最好能夠保存簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)道等信息的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關(guān)工作的重要依據(jù)。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠?yàn)闄n案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對(duì)電子檔案的利用，還能夠?qū)崿F(xiàn)快捷查詢。在對(duì)新聞檔案進(jìn)行日常的使用時(shí)，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時(shí)省力，但是一旦電子檔案出現(xiàn)了問題，就體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的重要性了。因此，新聞單位對(duì)新聞檔案進(jìn)行雙套制歸檔是非常有必要的。
三、信息時(shí)代新聞檔案的管理方法
新聞單位的檔案管理工作與其他行業(yè)的檔案管理工作有著很大的區(qū)別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進(jìn)行中，應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行以下幾個(gè)方面的管理。
(一)加強(qiáng)新聞信息的儲(chǔ)備管理
新聞信息量非常大，必須要經(jīng)過全面、科學(xué)的組織管理之后，才能夠成為具有一定價(jià)值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整理，就必須要加強(qiáng)新聞信息的儲(chǔ)備管理，將開發(fā)價(jià)值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對(duì)新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統(tǒng)渠道的重視，擴(kuò)寬新聞檔案收集的非主渠道，主動(dòng)收集、監(jiān)控新聞檔案的相關(guān)信息。與此同時(shí)，要對(duì)原始的新聞信息進(jìn)行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價(jià)值性充分地體現(xiàn)出來，進(jìn)而在更高的層次上實(shí)現(xiàn)信息儲(chǔ)備與信息需求的統(tǒng)一。
(二)加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用
新聞檔案在很大程度上可以說是當(dāng)?shù)貧v史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強(qiáng)先進(jìn)的信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用。現(xiàn)代信息技術(shù)主要表現(xiàn)在光盤技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，以及縮微技術(shù)等方面，這些技術(shù)在進(jìn)行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質(zhì)量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網(wǎng)絡(luò)管理化水平仍然比較低，在以后的發(fā)展中，我們必須要在當(dāng)前新聞檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，不斷引用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)新聞信息資源的共享與價(jià)值。
(三)加強(qiáng)新聞檔案的人文管理
從新聞檔案的內(nèi)容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對(duì)人民群眾呼聲的反映，因此，加強(qiáng)新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當(dāng)前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時(shí)代的進(jìn)步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認(rèn)，信息技術(shù)畢竟只是一種管理技術(shù)，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產(chǎn)生者，而且是新聞信息的組織人員，同時(shí)還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的。現(xiàn)代信息技術(shù)只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進(jìn)的信息技術(shù)是不行的，還必須要有人的有效參與。
(四)提高新聞檔案管理工作人員的素質(zhì)
新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術(shù)水平高，與此同時(shí)，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，在計(jì)算機(jī)技術(shù)日益成熟的同時(shí)，新聞單位對(duì)新聞檔案管理人員的素質(zhì)要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經(jīng)不能夠僅僅局限在傳統(tǒng)的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，能夠獨(dú)立有效地使用檔案管理軟件，同時(shí)還必須要具備一定的管理創(chuàng)新意識(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強(qiáng)新聞管理的新技術(shù)與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發(fā)揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展。
四、總結(jié)
新聞檔案管理工作逐漸成為新聞單位的主要工作之一。新聞檔案管理工作人員不僅要對(duì)新聞檔案信息資源的開發(fā)與利用，而且要不斷加強(qiáng)新聞檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，在進(jìn)行新聞信息的分類、加工，以及處理工作時(shí)，要積極應(yīng)用新技術(shù)手段，提高新聞檔案的信息化管理，進(jìn)而通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為廣大用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)新聞檔案的全面管理，提高檔案資料檢索的效率，最終實(shí)現(xiàn)新聞檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，促進(jìn)新聞事業(yè)的發(fā)展邁上一個(gè)新臺(tái)階!
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