婦幼保健檔案管理

　　婦幼保健檔案管理【1】

　　摘 要：檔案管理工作的重要性隨著婦幼保健事業的日益發展變得越來越重要，保健院只有自我反省，努力改革，才能提高婦幼保健院的檔案管理質量。

　　所以，醫院應該緊緊圍繞新時期婦幼衛生工作的特點和要求，提升保健院的檔案管理意識，加強檔案管理制度的建設，提高管理人員的素質，在工作中投入高度的責任感和耐心，促進檔案管理事業發展，為婦幼保健機構的檔案管理工作發展打好基礎。

　　本文首先分析了婦幼保健檔案管理的重要性，然后針對其中存在的問題提出了自己的一些看法。

　　關鍵詞：婦幼保健院;檔案;管理

　　婦幼保健院的檔案管理工作是婦幼保健院信息資源開發事業發展的重要保障，更是保健院長期積累的經驗財富。

　　對婦幼保健院的各項工作落實、疾病預防以及部署策略工作都有著巨大的作用。

　　但是受到傳統思想的影響，很多保健院對檔案管理工作都不夠理解，也不夠重視，導致其管理制度非常不健全，管理人員的能力也相對不足，與醫院的發展和管理目標也不相適應，這已經嚴重的影響到了醫院對信息資源的利用，這種現狀必須得到改變。

　　1 婦幼保健檔案管理的重要性

　　檔案信息是婦幼保健工作管理的一種重要工具和手段。

　　隨著社會主義市場經濟的快速發展，婦幼保健工作也逐步推向了全社會。

　　合理、有效的管理和利用婦幼保健檔案信息，對優化婦幼保健衛生資源配置，積極參與市場競爭有著重要的意義，也已成為一個縣級婦幼保健機構健康發展的重要條件。

　　婦幼保健工作是一項綜合科學實踐活動，正確的、合理的決策往往需要準確可靠的信息作為前提。

　　隨著科學的進步和醫學模式的轉變，婦幼保健的形式和內容也得到了相應的改變。

　　健全業務檔案是建立良好的衛生信息系統的重要環節，也是婦幼保健工作所產生的每項信息都能得到合理而有序的組合，有利于傳遞、存儲和查閱。

　　做好婦幼保健檔案管理工作，還可以適時將醫院的信息和資料進行總結，利用已有信息為醫院作出科學的決策，為醫院的發展提供可行性的指導。

　　2 婦幼保健檔案管理中普遍存在的問題

　　2.1 管理制度不健全

　　部分縣級保健院對于自身的發展目標和工作目的認識不足，由于缺乏健全的管理制度， 導致檔案管理工作混亂，既浪費了資源，又達不到預期效果，在醫院中權責不明、推諉、拖延等現象屢見不鮮。

　　比如說在檔案管理規定中，應該由部門將自己的檔案進行整理，這樣檔案員收集得到的資料應該都是歸檔、整理好的資料，但實際情況并不是這樣的，部門一般沒有人會特別注意檔案管理工作，而是將和檔案相關的一些資料直接交給檔案收集員，由檔案收集員來一一處理。

　　由于檔案管理人員并不是對每一個部門的工作都十分熟悉，所以整理的內容也可能存在偏差、遺漏等，不能很好地反映出部門的基本情況，還原各部門的工作原貌，就會為以后的查閱工作增添很多麻煩。

　　2.2 管理人員能力欠佳

　　管理人員的能力在婦幼保健院的檔案管理工作中占有重要地位，但是由于部分檔案管理人員的管理意識差，工作責任感不夠，導致醫院的工作資料和信息保存都不完整，特別是在一些縣級保健院，由于缺乏專業性的工作人員，經常臨時招聘一些兼職來處理檔案的管理工作，這些人員缺乏對管理系統的認識，或者說根本沒有檔案意識，更無法掌握專業的技巧，檔案管理的一塌糊涂。

　　在一定程度上導致了婦幼保健院在立卷過程中存在資料欠缺、登記與實際不相符等問題的發生。

　　或者是一些管理人員雖然有足夠的專業技術，但是只專注于自身的工作，對于其他的資料則不管不問，管理人員之間缺乏有效的溝通，缺乏責任感，這些都已成為制約保健院檔案管理工作發展和完善的重要因素。

　　3 如何加強婦幼保健院的檔案管理工作

　　3.1 加強對檔案管理的重視

　　檔案管理在婦幼保健院起著舉足輕重的作用，文書檔案管理是婦幼保健工作的重要組成部分。

　　但是很多保健院都認為檔案管理沒什么技術含量，是誰都可以做好的，首先這種觀點就是錯誤的。

　　婦幼保健院的檔案管理工作具有較強的技術性和管理性，工作涉及的范圍很大，種類繁多，分類復雜。

　　負責管理的員工必須要經過專業的培訓，用統一的標準和要求來對檔案進行管理。

　　部門也要制定相關的管理制度來規范整個管理工作，在結合本地信息的前提下，認真將保健院的檔案進行收集、整理、存儲、編目等等，確保資料的真實性和條理性，以便于日后的查閱。

　　檔案管理的水平可以顯示一個單位的發展水平，同時也是為其他工作做好鋪墊，所以保健院一定要加強對檔案管理工作的重視。

　　3.2 制定有效的檔案管理制度

　　制定有效的檔案管理制度，可以提升部門工作人員的工作效率，也可以為部門人員的工作提供一定的理論依據，明確部門和個人的工作目標，權責統一，管理有序，使婦幼工作人員的檔案管理工作能夠具有針對性和操作性，避免由于管理的不完整而造成的數據缺失、資料遺漏等現象。

　　制定合理有效的檔案管理制度既可以減少人力勞動，又可以節約成本，還可以提高外界對于保健院數據的可信度，為以后的查閱和檢測打下良好的基礎，實現檔案信息資源社會共享，真可謂是一舉多得的好辦法。

　　同時，檔案管理制度的設定要符合醫院的發展，具有一定的合理性和可行性，獎懲有度，調度合理，才能進一步強化信息管理系統，提高檔案管理工作的效率。

　　3.3 加強對檔案管理人員的培訓

　　要想確保檔案管理工作高效有序的完成，負責管理檔案人員的素質就非常重要，信息數據具有非常高的嚴謹性和復雜性，首先管理檔案人員要有一定的數據信息整理能力，然后還要富有責任心才能夠準確才有可能做好收集、整理、歸檔等工作。

　　醫院可以通過外派參觀、培訓等方式來提高婦幼保健院的檔案管理水平，積極發揮婦幼保健人員的專業知識，并加強婦幼保健工作人員對自己工作的理解，認識到自己工作的重要性，充分調動婦幼保健院檔案管理工作人員的工作積極性，認真細致的完成日常監測數據和文件的收集、整理、歸檔和管理工作，以便日后查閱。

　　參考文獻

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　　[3]李長卿.縣級婦幼保健院的管理與發展.中國婦幼保健，2011(20)

　　婦幼保健所的檔案管理信息化【2】

　　摘要：為了適應社會信息化的發展，婦幼保健所檔案信息化建設也成為了一種必然的趨勢，同時，這也是提高發展婦幼保健服務水平的必然要求。

　　如何加強檔案的管理工作，保證檔案的安全、準確、完整，提高檔案信息應用的水平，成為了擺在婦幼保健所面前的新任務。

　　本文針對婦幼保健所檔案信息化建設的情況作了初步的分析和探討。

　　關鍵詞：婦幼保健所; 檔案管理;信息化建設

　　檔案信息化就是指利用現代信息技術，對檔案信息進行收集、管理以及信息化利用等。

　　對于檔案的信息化建設，涉及到了信息存儲的數字化以及管理收集的網絡化等等方面，因此是一項較為龐大的工程。

　　當前，衛生防病形式愈加嚴峻，如何利用信息化手段實現婦幼保健各項管理工作的高效運行，并將檔案資源變為爭取業務效益的一項優勢，這是婦幼保健所面臨的新課題。

　　這都成為了擺在我們面前亟待解決的問題。

　　一、婦幼保健所檔案信息化建設中存在的問題

　　1、缺乏統一管理。

　　目前，各個保健機構的檔案信息化建設還不均衡，并且缺少一個統一的網絡化協調機構。

　　這就使得檔案資源共享受到了限制。

　　此外，由于對檔案的管理和軟硬件標準上都不能統一，雖然在單機狀態下使用時還沒有遇到什么大的問題，但是一旦建立覆蓋面較廣的集成系統，那么在安全性以及功能性上都會尋在很多的問題，不能滿足用戶的需要。

　　這也是限制了檔案信息化發展和建設的重要因素之一。

　　2、檔案的安全性問題。

　　從目前的檔案的組織程序以及技術標準上來看，有很大的安全隱患。

　　這是因為，信息網絡是一個開放性的資源，深入到各個領域，一旦管理不善，就會造成檔案丟失或者泄露。

　　究其原因，主要有以下幾點：

　　(1)技術問題。

　　現在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統，這幾大的威脅到了檔案信息的安全。

　　(2)人為因素。

　　一些檔案管理人員的安全意識不夠，責任心不強，沒有對發布的信息作認真的審查;其次是缺乏計算機網絡安全知識，操作不規范，沒有及時的對數據進行備份處理，致使檔案數據丟失以后不能找回;另外，檔案管理隊伍的業務素質以及管理理念都和檔案信息化的發展不協調，沒有對檔案工作予以相當的重視。

　　3、檔案人員的素質不高。

　　檔案信息管理的信息化，不僅是對婦幼保健所的設施設備有硬性的要求，同時也對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。

　　檔案信息化建設要求檔案管理人員不僅要具備熟練的傳統檔案管理常識，還要有相應的計算機知識。

　　但是就目前來看，婦幼保健所的檔案管理隊伍整體素質偏低，缺少基本的網絡技術、通訊技術等。

　　這也就限制了檔案信息化建設中對新技術的使用和推廣。

　　二、解決的對策

　　為了滿足社會的需求，方便信息管理，婦幼保健所檔案信息電子化系統建設的進程應該加快。

　　想要實現檔案管理工作的現代化，首先就要實現檔案管理工作各環節的計算機化。

　　1、完善設備設施。

　　首先要加大資金的投入，對于那些必要的設備設施一定要配置齊全;其次，要使用適合婦幼保健所檔案管理的軟件系統，操作界面不僅要清晰，還要易學易用，操作簡單;最后，主要操作的規范性。

　　要求檔案人員在進行資料的錄入時，一定要遵循現有的統一標準，這樣做可以直接實現資源共享，不會給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費。

　　2、提高檔案的安全性。

　　為了方面應用，提高保健所的服務水平，檔案資料必須要實現資源共享，但與此同時，面臨的檔案保密性問題也亟待解決。

　　針對這一問題，婦幼保健所應該根據單位的實際情況，制定出一套嚴格的規章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責任到人。

　　督促檔案管理人員提高安全意識，對信息進行嚴格的管理和審查。

　　3、提高檔案管理人員的自身素質。

　　每一次技術的更新都離不開人才的培養，同樣，檔案信息電子化的發展也急需一批懂信息技術的人。

　　因此，我們應該加快網絡化人才的培養力度，并不斷的學習先進的知識和技術，如果條件允許，可以對現有的知識結構進行更新，優化人才的培養體系。

　　4、領導要起帶頭作用。

　　合理的協調和正確的領導是任何部門和機構發展的基本條件。

　　對于婦幼保健所來說，想要實現檔案信息化建設工程，不僅要從基層抓起，還要從領導們做起，要提高行政決策的民主化和科學性。

　　主要體現在：行政領導在做重大決策之前，應該和各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個好的決策;與此同時還要加強對檔案信息電子化建設的協調管理，保證系統建設的各個方面都能齊頭并進，為系統建設中長期發展目標制定出一個科學的指導方針;此外，對系統建設過程中取得的每一個階段性目標都要進行審定，對技術路線以及項目的執行工作要進行監測和審查，還要成立專家小組，保證在進行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

　　三、總結

　　信息社會給婦幼保健所檔案的管理工作推向了網絡化、電子化，而面對著信息技術的挑戰，想要實現真正的信息電子化，我們要做的工作還有很多。

　　從目前來看，婦幼保健機構的網絡檔案信息子化建設工程已經步入了一個新階段，重點突破和整體推進已經緊密的結合了起來，一方面推進現代化的進程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務和不斷涌現的技術難題。

　　但是檔案信息化及時發展婦幼保健事業的必然要求，隨著婦幼保健事業的深入開展以及工作量的不斷增加，檔案信息的資源開發和利用顯得尤為重要。

　　因此所有的難題都是我們必須要克服的。

　　參考文獻

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　　[2]裴友泉;馬仁杰;關注電子文件的利用問題[J];大學圖書情報學刊;2006年04期

　　[3]小刀;檔案信息化和檔案利用[J];檔案管理;2009年05期

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