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檔案編纂的特征
檔案編纂的特征
摘 要：檔案編纂工作在21世紀顯得非常重要。
隨著信息化，數字化的來臨，檔案編纂也有了客觀的變化。
但是這種變化不是隨意的，也需要結合檔案的內在性質來產生。
對于檔案的編纂工作特征的描述，需要從其性質中開始著手討論，只有認識清楚了檔案的定義和性質，才能夠對檔案編纂工作經行論述。
本文在重點論述了檔案的定義和性質的基礎上，詳細的論述了檔案編纂的特征。
關鍵詞：檔案;定義;性質;編纂特征
一、檔案的概念、性質
(一)檔案的定義
對于檔案的定義，說法很多，也產生了很多的爭辯，到底哪一個科學，現在還難統一，有待于進一步研究。
下面我們引用的是最權威的說法，也就是《中華人民共和國檔案法》中的說法：“檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。”
這一定義包括以下幾個要素：
1、檔案的來源
檔案是各機關，社會組織和個人在其自身活動中形成的。
檔案形成者大致可以分為三類：一是官方性質的各種機關;二是半官方的各種社會組織(社會團體、宗教、公司等);三是一定的個人(著名人物，著名家庭和家族)。
檔案又是來源于形成者特定的實踐活動。
國家機關、社會組織和個人，在其實踐活動中，為了相互交往，上傳下達和記錄事情，必然產生和使用許多文件。
日后經過整理保存起來，就成為檔案。
豐富的社會實踐活動，決定了檔案來源和內容的廣泛性，一定來源和內容的檔案又具有內在的聯系性。
2、檔案形式的多樣性
任何檔案都以一定的物質形式存在和運動，長期的社會實踐，使檔案的形式不斷發展和變化，豐富多彩。
從載體材料上看，有龜甲獸骨、竹片木板、絲織縑帛、紙張、磁帶、磁盤、膠片;從信息記錄的方式上看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等;從表達方式上，可歸納為文字、圖像、聲音。
3、檔案的本質屬性
檔案是人們社會活動的原始記錄，原始記錄性是其最本質的屬性。
主要表現在檔案是形成者在自身職能活動中形成的各種文件材料轉化來的，不是事后另行編寫和隨意收集的間接材料。
它具有記錄和反映機關、組織和著名人物活動的原始性品格，是歷史的真跡和憑證，有著重要的查考使用價值。
這也是檔案區別于圖書資料的主要特點之一。
(二)檔案的性質
原始記錄性(或第一手資料、歷史真跡)是檔案的本質屬性，除這一本質屬性外，還有兩個一般屬性：知識屬性和信息屬性。
1、檔案的知識性
知識是人類對主、客觀世界的認識。
它源于人類的社會實踐。
檔案是人類認識和改造世界的記錄，是知識的一種載體。
檔案記載了人類社會各個歷史時期，在政治、經濟、軍事、外交、科技、文化藝術、教育和衛生等各方面的實踐經驗，是古往今來人們積累起來的知識寶庫。
這就決定了檔案具有積累、存儲知識的職能。
2、信息性
檔案是一種信息。
什么是信息?目前尚未有統一的見解，《辭海》上說：“信息是指對消息接受者來說預先不知道的報道。”信息論的創始人之一維納認為，信息是事物存在的方式或運動狀態以及這種方式或狀態的直接或間接的表述。
根據這種理解，檔案當然是一種信息，是國家信息資源的重要組成部分。
作為信息，檔案信息與其它類別的信息具有共同的特征：可擴充性(隨時間的變化將不斷擴充)、可壓縮性(可加工使之精練、濃縮，便于存貯而內容不會磨損和丟失)、可傳播性和可分享性。
當然檔案信息也有自己特有的個性：
(1)產生的特征――原始性
信息，按其形成特點可分為原生性信息和派生性信息。
檔案是原始記錄，是沒有經過加工處理的原始信息，可作為其他信息進行再加工的原材料，而產生情報、圖書和資料等派生信息。
(2)價值特征――真實性
檔案是歷史真跡，記載了當事人的印章、簽字、筆跡等。
它最原始、最真實、最具體地反映了事物的本來原貌，是令人信服的真憑實據。
因此具有重要的憑證作用和廣泛的參考作用，這就決定了檔案信息的有益性和實用性，所以可稱作價值特征。
(3)來源特征――廣泛性
人類的社會實踐歷史悠久，豐富多彩，多種多樣。
因此檔案具有從古到今、門類眾多、內容廣泛、形式多樣、數量浩瀚的特征。
社會實踐的延續不斷，無窮無盡，又使檔案信息具有取之不盡、用之不竭的特點。
檔案來源的廣泛性，決定了檔案信息的廣泛性。
二、檔案編纂的特征
在詳細論述了檔案的性質與定義之后，我們再來細細研究檔案編纂的特征，只有了解了檔案的性質和定義，才能夠理解和研究檔案編纂的特征。
先就其特征作如下表述：
(一)檔案編纂具有社會性特征
從事檔案編纂工作的主體是檔案工作人員。
檔案編纂人員是以社會公眾代表的身份參與檔案信息的加工、創作活動的。
因此，編纂主體在檔案信息的選擇過程中，不能以自己的主觀意志或社會個體的價值觀作為判斷、使用檔案信息的標準，更不能庸俗地迎合某些社會思潮，而應該以廣大社會公眾對文化的需求、原始文件信息傳播的難易程度等社會價值為標準來選擇檔案信息。
把握檔案編纂主體的社會性，有助于讓編纂主體樹立社會責任感，增強政治敏銳性，提高自身素質，防止在選擇檔案信息的文化方向時，因主觀因素而出現偏差。
(二)檔案編纂具有從屬性特征
首先，檔案編纂要從屬于黨和國家的意志，為黨和國家生存與發展總結歷史經驗。
其次，它從屬于社會公眾，為公眾服務是編纂工作的宗旨和目的。
檔案編纂的從屬性決定了它如果脫離了社會和公眾，就不可能被廣大群眾所認可，就喪失了存在的基礎，而檔案編纂工作只有適應社會公眾需要才能發展繁榮。
檔案編纂信息的價值最終是要由社會公眾來認可的，檔案編纂人員只有貼近社會、貼近公眾、貼近實際，才能創造出符合科學發展觀要求的檔案編纂信息和文化產品。
(三)檔案編纂具有相對自主性特征
在社會生活中，人們對于一種文化信息的理解和接受，往往習慣于根據自身實踐經歷、認識能力、心理感受等來判斷其優劣。
由于產生的主觀反映不同，檔案編纂人員從檔案信息中選擇材料時，也難免要受自身主觀意識、經驗、情感等因素的制約。
即便是水平很高的檔案編纂人員，也會受到一些行業潛規則或范式方法的影響而產生不同程度的心理定向因素。
這些因素將給檔案編纂人員在文化發展創新方面帶來潛移默化的影響。
盡管我們不希望帶來負面影響，但實際上編纂人員在選擇某一檔案信息時，都要或多或少地受到自身主觀意識的制約。
由于個人價值觀和素質的差異，可能會導致某些珍貴檔案信息被編纂人員自覺不自覺地予以剔除或誤解的情況發生。
為此，一方面我們要承認編纂人員的自主性;另一方面當這種主觀性與檔案編纂的基本原則、社會公眾需求相違背時，要堅決予以克服，使其負面影響限制到最低程度。
(四)檔案編纂富有時效性特征
檔案編纂是檔案動態管理中的一個過程。
它是否有價值及價值的大小也與時間密切相關。
許多檔案信息在恰當的時機選出就有價值，錯過了時機就失去了原有的價值;有的檔案信息在這個時間內的價值就很大;錯過這個時機其價值就會大大降低。
這一點尤其表現在檔案文獻中的科技信息、經濟信息、決策信息和社會動態信息方面，其社會價值和效應與時間的關系更為密切。
此外，公眾對檔案信息內容的需求也在隨著時間的推移而發生變化。
如公眾對檔案信息的喜好、期望、習慣等，都會隨著思想觀念、社會風尚、經濟水平以及個人年齡、素質的轉變而表現出不同的需求。
因而，檔案編纂信息是否具有時效性，直接影響著檔案信息產品的價值和社會效果。
(五)檔案編纂具有系統性特征
檔案編纂是一項滿足多方面需求，具有綜合性特點的系統工程。
這反映了公眾對檔案信息日益多樣化的客觀要求。
為了收到良好的傳播效果，檔案編纂必須根據不同公眾的需要，遵循“系統管理，統一分類，有效利用”的要求，有針對性地開展編纂活動。
顯然，檔案編纂得越系統，類型越豐富，利用就越有效，就越容易開發出檔案的內在信息價值。
此外，檔案編纂不能片面強調原始性，或只滿足少數公眾的檔案信息需求，而忽視了廣大公眾對檔案信息編纂多類型、多層次的文化需求。
檔案編纂工作應根據國民整體文化素質狀況和社會文化發展趨勢以及當地實際情況，按照不同要求和標準，編纂出不同層次、不同類型的檔案信息成果，以便于全體社會公眾吸收和利用。
(六)檔案編纂具有實用性特征
利用是檔案編纂成果實現其價值的最根本目的和途徑。
編纂成果能否發揮重要的參考作用和服務作用，主要取決于所編纂的檔案信息是否具有實際利用的價值。
檔案編纂社會價值和效應，只有在滿足公眾社會活動的需要中才能得以實現。
特別是在全面實施國民經濟和社會發展“十一五”規劃，全面建設小康社會宏偉目標的大環境下，檔案編纂工作一定要順應社會發展的需要，充分發揮檔案編纂成果在創新文化、傳播知識、社會教育、社會效益和經濟效益等實用功能。
通過自身功能的發揮，贏得全社會對檔案編纂工作的重視和認可。
結束語：檔案編纂工作是基于檔案之上的，其工作對象是檔案，其工作目標也是檔案，因此在論述檔案編纂工作的特征之前，就需要搞清楚檔案的定義以及性質。
在檔案的性質的論述之中，我們可以發現檔案的特征以及存在形式，最重要的是能夠發現其中的內在規定性，從而在對檔案有一個深刻的理解。
只有在理解檔案的基礎上，才能夠對其進行必要的解構，從而理解檔案編纂的特征。
檔案編纂的特征，需要需要結合檔案的定義與性質來論述，從而客觀的對編纂工作作必要的研究。
檔案編纂的特征由檔案的性質決定，因為檔案室本，編纂是末。
只有認識了本，才能夠了解末。
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