- 相關推薦
學校檔案統計工作的意義和要求
學校檔案統計工作的意義和要求
摘 要：檔案統計工作是指以檔案工作中大量的現象為對象、以表冊數字的形式揭示檔案和檔案工作中各種現象的現狀、發展規律及一般規律性的工作。
做好這項工作，對了解檔案工作現狀，預測未來都有好處，能促進檔案工作水平的提高。
關鍵詞：學校檔案;統計工作;意義;要求
檔案統計工作內容，包括檔案的基本統計和綜合統計兩部分工作。
具體來說，包括檔案的收進、移出、整理與簽定、保管數量和狀況的登記、檔案利用服務情況的登記，以及檔案構成、檔案利用、檔案機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
檔案統計工作的基本任務，就是對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查和分析，并提供統計資料，實行統計監督。
檔案統計工作在整個檔案工作中具有重要的意義。
檔案統計工作是檔案工作者認識和做好檔案工作的重要條件。
檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，通過從質、量聯系中對數量的觀察和研究，以指標數字揭示檔案工作的有關情況。
建立科學的統計工作，把定性分析和定量分析結合起來，以檔案領域的大量信息作為定量分析的依據，使定性分析更加精確化。
這樣，才能準確地反映各級檔案部門工作的真實狀況，從而對檔案實行科學管理，提高檔案工作的社會地位，發揮應用社會的效用。
統計工作是經濟建設的一項重要基礎工作。
檔案工作多年的實踐證明，檔案統計健全科學的檔案統計工作，對于檔案學本身的發展也是不可缺少的一個重要條件之一。
一門學科發展的水平在很大程度上取決于定量分析在該學科研究中所占的比重。
檔案學要想在學科如林的科學領域站穩腳并獲得發展、創新，就必須加大定量研究，擴大以數據為基礎的研究工作的比重。
這樣才能促進檔案學的發展。
檔案統計工作還可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業發展規劃提供依據。
通過統計工作，可以全面地、難確地反映檔案產業的數量、速度、館藏檔案的狀況和變化、利用檔案的頻率和發展趨勢。
這位有關主管部門對檔案部門的工作量、人力、財力的需求量有所了解，便于對檔案管理工作進行分類指導、監督和檢查，為領導機關對檔案事業決策提供數據和可靠依據。
對檔案統計工作的要求：
1、要絕對保證統討資料的難確性和客觀科學性各級各類的檔案是國家的財富。
檔案工作情況的統計，從1984年起已納入國家統計指標體系，因此檔案統計工作須受統計法的約束，不能隨意捏造、篡改或者虛報、拒報供統計的檔案資料。
2、檔案統計工作要跟上全國統計工作的步伐要遵循經濟建設的要求，逐漸實現統計指標體系完整化，統計分類標被化，統計調查工作科學化，統計基礎工作規范化，統計計算和數據傳輸技術現代化，統計服務優質化。
要發揮檔案統計的服務和監督作用。
統計工作是從收集的統計資料中進行加工整理，分析研究，從而發現問題，為有關部門提供必要的參考，這也是檔案統計工作的目的之一。
1 統計調查
統計工作的第一步，必須擁有大量真實的材料，而各類材料和數據的占有，必須通過統計調查獲得。
統計調查的基本形式有兩種，即統計報表和專門調查。
1、統計報表：這是下級檔案事業管理機關和檔案館(室)，按統一規定向上級機關定期以表格的形式報送的文件。
這是檔案統計中最常用的一種基本形式(填寫報表的單位須以原始記錄為依據，按規定的格式、統一的計算方法和一定的期限填送，這樣數據和材料才真實可靠)。
它對搜集必需的資料，及時掌握情況，發現問題，從而改進和安排工作是很必要的。
目前，我國全國性的檔案統計制度已基本健全。
在檔案工作各種規章制度中，對檔案統計工作早有各種規定。
2、專門調查：這是按一定的目的要求，臨時組織的調查，是統計報表的補充形式。
組織檔案統計調查是一項科學性的工作。
必須確定統一的調查目的和任務，確定好調查對象、單位、時間、地點，調查方法和調查提要，這樣才能使統計調查接最必要的項目和統一的口徑進行，從而獲得所需的原始材料。
在統計調查中，必須遵循的基本原則是：以實事求是的態度來搜集真實可靠的資料，對不同的對象應該采取不同的方式和方法，并將各種形式、方法合理地加以結合，遵守觀察的同時性和定期性。
2 檔案統計資料的整理
通過統計調查所獲得的資料，只是大量個別、零散的原始資料，要使這些資料能夠反映整體現象，必須進行綜合管理，使之條理化、系統化。
1、檔案統計資料整理的第―步是對原始資料進行分組(分類)通過分組，可以從各類資料不同的數量看出它們各白的特征、總體的構成及現象間的依存關系，從而經過分析研究得出全局性的數據并總結出發展規律。
在統計資料的分組中，選擇對研究目的最有決定意義 能反映現象本質的標準很重要，它是保證實現分組的重要一環，是使研究獲得正確結論的前提條件。
當然，對同一現象，如果研究目的、時間、地點不同，采用的分組標準也應不同。
檔案統計分組有兩種類型：一種是簡單分組，一種是復合分組。
所謂簡單分組，就是把調查對象和統計的原始資料按一個標準分組。
而復合分組則是按兩個以上標準分組，即先按一個標難分組以后，再按另一個標難分成各組。
2、檔案資料統計整理的第二步就是形成統計表 在分組的基礎上，要對所得的數據、了解的現象進行分析歸納，所得的結果，就反映在統計表中。
統計表就是表述統計數字的圖表，是合理敘述被研究現象和過程的指標數字的一種方式。
系統的統計表，在它最前面有詳細填報說明的專頁。
此表具體由總標題、橫格標目、縱格標目和縱橫交叉線構成的方格所組成。
在報表的下端，應有編制日期、負責人、審核人、填表人簽名蓋章等項目。
統計表按結構可以分為簡單統計表、分組統計表(按一個標準分組)、復合統計表(按兩個以上標難分組)三種。
簡單統計表，就是沒有分組的統計表。
統計表必須能夠簡明難確地反映出觀察結果，表現出被研究現象的基本特征和現象間的相互聯系。
因此，統計表應符合下列要求：適當緊湊，避免繁瑣龐大;它是觀察結果順序的表述體系，各項目之間應構成一個有聯系的整體;統計表的總標題、各欄目名稱必須精確，總標題應簡明地反映出統計表所有項目的基本內容，表現出表中數字資料的主要意思，并表明資料的所屆時間、地點;統計表應注明填報單位、時間及制表人等。
3、檔案資料統計整理的第三步是得出綜合指標 綜合指標是指從資料整理、歸納得出的檔案工作領域現象間的數量特征。
例如，檔案]：作人員數、全宗數、利用人數、保存與銷毀案卷的比例、難查卷的百分比、平均勞動員等，這些數量指標就反映和說明了檔案工作的現象過程及其發展規律。
統計工作的綜合指標多種多樣，但一般分為三種;絕對數、相對數和平均數。
(1)絕對數：絕對數又稱為總量指標。
在檔案統計中能反映全國或某一地區、部門一定時期內在檔案工作各方面已達到的規模或水平。
它能說明檔案工作方方面面的真實情況，而且它又是計算統計中所應用的相對數和平均數這兩種指標的基礎。
所以，它在檔案統計中用得十分廣泛，例如建館‘總數、案卷數等都是絕對數。
(2)相對數：檔案統計中用相對數反映檔案工作中某些現象的聯系，去反映分析出來的絕對數所不能充分說明的問題。
所謂相對數，是從兩個有聯系的指標的對比中得出的一種指標。
從部分對整體，實際對計劃，一個時期對另一個時期，一個地區對另一個地區指標的對比中，都可以得出相對數。
(3)平均數：平均數是按某一標志來說明總體典型水平的一種綜合指標。
計算平均數的方法，通常是將現象總體各單位的數值之和除以單位數。
在統計中，只有同類的現象才能計算平均數，所以運用平均數必須遵循總體同質性的原則。
總之，在檔案統計綜合指標的計算中，絕對數、相對數和平均數應結合使用，只有以絕對數為基礎，相對數和平均數才能更淮確地說明某些問題。
參考文獻
[1] 許愛香.試述檔案統計工作存在的問題與對策[J]. 山西統計. 2002(08)
【學校檔案統計工作的意義和要求】相關文章：
試析學校檔案管理和利用10-05
學習的意義和作用08-09
述職報告的特征和寫作要求05-31
淺析數字檔案信息安全及實踐要求論文10-08
《小數的意義和讀寫》教案10-07
述職報告的作用和意義08-07
學校電子檔案的管理10-26
學校檔案個人總結03-01
學校制度建設的意義10-19