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利用檔案反饋信息的收集與整理
利用檔案反饋信息的收集與整理
摘 要：隨著社會的不斷發展，檔案信息發揮著越來越重要的作用，人們在工作的過程中，處處都離不開檔案的支持，人口的不斷增加，給檔案的管理工作帶來很大的難題，需要把變動的個人信息隨時記錄到檔案當中，針對這一現象，檔案反饋信息的方法被提及出來，有力地改變了這一現象。
筆者通過對檔案反饋信息進行介紹，提出加強收集與管理工作的重要措施，僅供參考。
關鍵詞：檔案反饋信息;收集;管理
隨著社會的不斷發展，對檔案管理的需求越來越多，但是工作量的加大給檔案管理工作帶來很大的問題。
因此，相關部門必須要采取有效的措施加以解決，改變原有的管理方式，提高檔案管理的工作效率，使得檔案管理工作更好地為社會的發展服務。
1 檔案反饋信息
檔案反饋信息就是要對輸出的信息進行總結，然后在結果再反饋回來的過程。
隨著檔案管理工作的任務逐漸加大，在對檔案信息整理的過程中存在很大的困難，為了保證檔案管理工作的安全有效，就要針對性的采取一定的方法加以解決。
檔案反饋信息的出現，很好地解決了檔案管理部門在工作中存在的問題，通過反饋信息，管理部門可以在第一時間接收到檔案的變更內容，但是在接收的過程中，檔案管理部門要做的工作就是驗證信息的真實與否，以免信息在傳輸的過程中，發生錯漏的現象，這樣才能更好地發揮信息反饋的作用，既保證了工作質量，又提高了工作的效率。
2 檔案反饋信息存在的問題
2.1 填寫登記表不夠規范
為了進一步發展檔案的反饋信息工作，我國主要的檔案館都相應的開展設了信息登記處，公眾可以將對檔案服務不滿意的地方記錄下來，再由工作人員進行回收，但是在這一和過程中，我們缺乏形式有效的管理形式，造成這一環節流于形式，根本沒有達到相應的效果。
公眾在填寫登記表的時候，沒有進行認真的考慮，所以在填寫的過程中，各項內容都過于簡單，很明顯能夠看得出是為了敷衍了事，這樣做的最終后果就是服務者沒有收集到有效的信息，也就無法對服務質量進行有效的提高，反饋的工作不到位。
公眾因此失去了機會對服務者進行有效的評價。
2.2 忽視了利用效果的反饋收集
多數檔案人員沒有精力去追蹤記錄，也不知如何收集。
查檔完畢后是檔案利用的第一步，至于檔案是否真正發揮了作用，取得哪些效果，對受眾者的工作起了什么作用，解決了什么問題，或對受眾者工作的發展起了什么推動作用等卻心中無數。
大多數檔案館(室)的檔案利用工作只局限于檔案利用數據的統計，如受眾人數、檔案卷(冊)數等，這些簡單的統計數據不能深層次地反映檔案利用所獲得的直接或間接的社會效益和經濟效益。
2.3 不能將檔案利用效果反饋到檔案部門
一些受眾者對信息反饋工作認識不夠，認為這是他自己的事，與檔案館(室)無關，不能積極配合，導致反饋信息時有時無，而檔案部門也缺乏對受眾者信息反饋工作的制約，顯得無能為力。
3 收集的手段和方法
在對檔案信息進行收集的過程中，必須要通過建立相應的網絡系統來完成，隨著科學技術的不斷發展，在工作中處處都離不開網絡技術的運用，檔案管理工作也是如此，要通過特定的網絡系統，與各部門的信息部門之間建立聯系，建立相應的信息交換渠道，以便在發生信息變更時，可以通過特定的網絡系統進行反饋，使得檔案管理部門在第一時間受到信息，近而實現對檔案的更改.
另一種加強的方法就是聘用大量的信息管理人員，在工作的過程中，每個人都有自己的信息交流頻道，近而就形成了一個從上之下的信息反饋系統，這樣人們也可以在第一時間接收到信息，實現對檔案的管理;然后就是必須要建立特定的組織，對接收到的信息進行分析，在確定準確無誤后，才能對其進行最終的收集整理工作。
但是在實際的工作中，很多企業還沒有專門的負責人員，在信息接收的過程中就會失去靈敏性，所以在整個信息收集的過程中必須要做到以下幾點，一是對反饋信息的接收過程，通過與各部門之間進行聯系，使其在第一時間為檔案管理部門提供反饋信息，可以及時對檔案信息進行調整.
二是整理的過程，在檔案管理部門接收到信息后，不要直接對檔案進行更改，要通過相應的方法，對信息的可靠性進行確認，確保無誤后再進行更改，以便檔案信息存在不真實的情況.
三就是分析，對整理后的檔案信息進行分析，因為檔案管理部門就是為企業的發展提供人才支持，所以在分析以后可以更好地為企業的發展服務;四就是傳輸的過程，在這一過程中要保證的就是及時準確，把反饋的信息內容及時地反饋給相關的部門，告知其進行更改;五是貯藏過程，把接收來的反饋信息進行歸納分類，以免在使用的過程中，存在比必要的麻煩。
看反饋信息是否符合社會的發展，不是看傳輸設備是否先進，而是看傳輸的信息是否真實。
這將對企業開展下一步計劃具有重要的作用。
4 信息反饋的分析和處理
信息收集不是目的，只是檔案部門了解檔案信息輸出和需求的情、做好檔案信息資源開發利用的一種手段，所以檔案部門對反饋同來的信息必須進行一番法粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里"的分析和處理。
如何做好分析和處理，筆者認為必須做到以下幾點：一要靈敏，就是說檔案信息網絡中樞對反饋信息必須反映敏銳，及時發現客觀實際的發展變化，敏銳、及時地抓住重要信息。
_要止確，就是說要有高效能的分析系統，以過濾和加工感受到各種信息，達到法粗取精、去偽存真"的目的。
三要有力，就是說要把分析了的信息化為指揮中心強有力的行動，以修止原來的信息輸出計劃，使之更符合客觀實際情，獲得更大的效益。
另外，做好檔案信息反饋的收集工作，還應該建立必要的制度，如檔案利用登記工作制度、檔案利用效益調查、統計工作、檔案信息反饋情沉分析、研究制度、檔案信息反饋的理論與學術論證會制度等，要積累檔案信息反饋情沉，為定量分析與定性分析提供充分依據。
通過統計與定期分析研究，摸索利用工作規律，做出相應的對策。
檔案工作人員要樹立信息觀念，堵強信息意識，妥加張隊伍建設，選用忍怒毅銳，工作勤奮，并有一定文化和政策水平的同志來從事這一工作.開發檔案信息資源，是一項復雜的系此工程，沒有掌握多方面知識的人才和政治、業務素質過硬的隊伍是很難勝任的，我們應該為這個目標而努力奮斗。
結束語
隨著檔案管理工作的不斷發展，在工作的過程中必須要采取有效的措施加以解決，掌握好信息反饋的新方法，加強對反饋信息的辨識，以免在錄入檔案的過程中發生遺漏或者信息錯誤的現象。
因此，有效更好地促進社會的發展，在工作的過程中，檔案管理部門要加強對反饋信息的運用，以更好地促進檔案事業的發展。
參考文獻
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