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人事檔案的分類審核整理
人事檔案的分類審核整理【1】
摘 要：人事檔案作為評價一個人學習和工作期間表現的重要依據，在個人的工作前途上有著重要的作用，相關單位可以查閱檔案進行人事的考察和任免，通過檔案的記錄給予職工的正確評價。
因此，檔案分類審核整理工作的完整實施有著重要的意義，關系著每個社會人在社會中的存在狀態，有利于國家的管理。
本文針對人事檔案管理中的常見問題進行了具體的分析，并提出了幾點建議。
關鍵詞：人事檔案;審核整理;問題;解決措施
精準、完整、齊全的人事檔案能夠系統、全面的記載個人品德作風、最高學歷、工資待遇、技術水平、任職經歷及工作表現等進行記錄，是企業選賢任能、知人善任的重要工具。
由于我國現階段進一步深化改革用人制度，所以更要充分發揮人事檔案工作的重要作用，認真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準性進行有效維護，使認識檔案作用得以充分發揮。
一、整理人事檔案時所存在的主要問題
(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現代化技術得不到應有的開發。
通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進行了延續，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。
因為人事檔案相關配備人員缺乏、單位領導重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進行分類、審核與整理，怎樣通過數據庫對人才結構進行分析，怎樣構建電子檔案以不斷與科技發展現代化需求相適應。
(二)當前資料與以往資料裝訂規格不相符。
《人事檔案整理細則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型(297mm×210mm)。
材料左邊應留有2.5cm的裝訂邊。
A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。
干部人事檔案材料轉遞單統一采用國際標準A4紙型。
以前檔案材料都是規格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預留2.5cm左右的裝訂邊。
而目前的檔案材料規格大多為A4，比如學歷材料、職稱評審材料等。
檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。
(三)人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。
雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護極為不利，在材料添加或者復印時，必須全部拆開材料，由此反復拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。
二、人事檔案的分類審核整理工作的規范措施
(一)人事檔案的審核工作是實現檔案規范管理的重點，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細致嚴謹的工作作風，按照人事檔案管理的相關流程和注意事項進行檔案的審核，認真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進行及時的補交。
在審核過程中由于檔案的數量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發生，時刻履行自身的工作職責，將別人的工作前途視為工作的重點，培養工作責任感。
在審核中還要進行細節的檢查，查看手續是否齊全，印章是否清晰等。
在審核工作中避免低級錯誤的發生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內容。
(二)完整的進行個人檔案的收集工作。
個人檔案的內容比較復雜，從就學到就業的過程中都有細致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學習和工作階段進行完整性的工作。
在學校就學期間有關人事檔案人員要依據檔案內容進行收集，學生每學期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學期的學習總結等。
對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關單位的工作性質進行，例如黨政機關的要對政治活動和政協會議等階段性材料進行記錄和管理，對于企業單位的要進行季度考核表和工作表現等進行檔案收集工作。
當然人事檔案的收集工作都有具體的工作內容進行指示，只要相關工作人員能夠循序漸進的進行收集，保持細心的工作態度即可。
(三)鑒別檔案的真偽是檔案審核管理的重要內容。
檔案是一個人進入社會工作的重要保證之一，為了實現公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。
在審核過程中注意查看每個時期的工作表現和相關印章，對不規范填寫和虛假信息的進行另行放置，查看相關責任人和手續是否充分，檔案文件是否缺失和重復，對于異常的檔案文件進行不歸檔處理，做到維護個人檔案的真實可靠性。
避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機構的信任缺失。
(四)在對人事檔案進行整理時應該做到分類準確、審核無誤。
在對人事檔案進行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規定要求相符合，一方面應該注意對檔案資料及其內容進行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。
首先，確保人事檔案能夠準確分類。
建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計材料;d.學歷學位材料;職業(任職)資格和評(聘)專業技術職務職稱)材料;反映科研學術水平的材料;培訓材料。
e.政審材料;f.黨、團組織建設工作中形成的材料;g.表彰獎勵材料;h.涉法違紀材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(境)材料;人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。
依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進行分析，避免材料出現顛倒混淆、錯裝等情況。
三、結語
作為人事組織工作的關鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環節與基礎。
所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細致、完整、精準、真實。
作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。
認真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。
參考文獻：
[1] 董雪雁.淺析人事檔案的分類審核整理[J].現代經濟信息， 2014(09).
[2] 丁敏. 芻議人事檔案的分類審核整理[J].科技創新導報， 2014(09).
人事檔案材料的收集與整理【2】
人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎，材料收集是否及時、準確、全面、規范，整理是否合乎標準，直接關系到人事檔案的價值，決定著能否為組織人事部門提供高質量服務，更好地起到憑證與參考作用。
筆者作為事業單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹在此談一談實踐中的工作體會。
一、檔案材料收集整理工作現狀
近年，隨著各級領導的重視和人事檔案達標升級活動的推進，人事檔案管理水平有了很大提高。
但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問題：
1、檔案意識淡漠 人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負責完成。
人事檔案主要為組織人事部門服務，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個人對檔案的關注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對個人檔案的充實，將工作中形成的諸如培訓、資格考試、獎勵、科研等材料長期個人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個人綜合素質，給組織考察了解干部帶來偏差。
而人事干部由于工作的繁忙，對檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內存在。
2、材料缺失嚴重 由于部分同志檔案意識的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價值的材料不能及時被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。
而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業務素質的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。
職工個人不知、不交，管檔單位不催、不收，導致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。
3、檔案整理欠規范 對檔案材料進行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊伍不穩定、交接不及時、素質不過硬、業務不熟練，影響了檔案的整理水平，出現紙張大小不標準、分類不準確、裝訂不整齊等問題;有的卷宗零散材料長期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯卷盒，張冠李戴;有的切割不準確，材料部分內容被剪裁，損失無法彌補。
二、加強人事檔案收集整理工作的對策
1、加大宣傳力度，增強職工的檔案意識
人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體職工切身利益密切相關的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。
加大檔案知識宣傳力度，普遍增強職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。
我們可通過會議、培訓、座談等方式，隨時將檔案知識滲透到職工意識中，主動把與大家切身利益相關的檔案知識送到他們手中，如繼續教育學歷的適時取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個人社保利益的息息相關等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和協助做好人事檔案工作的自覺性。
2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。
為使檔案材料收集歸檔工作達到真實、全面、及時、規范的要求，應建立健全相關規章制度，以制度的形式保障工作落實到位。
如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務分解到各部門、落實到責任人;同時保持人員的穩定，人事檔案部門定期對其進行有關檔案知識的培訓，有利于單位及時準確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。
檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時督促材料形成部門按時保質上交，同時了解掌握職工動態，不失時機地主動收集有價值的屬歸檔范圍內的材料。
3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案整理水平
材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。
檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進行檔案整理工作。
首先要對材料進行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備;然后將審核完畢的材料進行技術加工，對不規范紙張適當進行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關規定進行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統》軟件進行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。
以后陸續收集的檔案材料也要嚴格按照流程補充入檔案卷宗。
檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細致的工作態度，學習檔案知識、掌握專業技能才能做好。
單位應選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有一定學歷的共產黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養，不斷提高政治素質和業務素質。
檔案管理人員盡量保持穩定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現“真空地帶”的危險狀況。
人事檔案是一個人成長歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規范整理能更好地體現并實現人事檔案的使用價值，為組織人事部門考察使用干部服務，也為個人維護、保障自身利益提供依據。
作為人事檔案管理部門，要本著對組織、對個人負責的態度做好檔案材料的收集及整理工作。
人事檔案材料的收集與整理【3】
在新的形勢下，檔案材料的收集與整理工作是否齊全規范有效，這將直接影響著人事檔案的質量。
1 人事檔案材料收集中存在的突出問題
1.1 人檔分離。
隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，棄檔不用的人員越來越多。
一些單位對檔案管理不夠重視，人檔分離情況愈加嚴重。
1.2 材料在內容和形式上雷同。
一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況，嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。
2 人事檔案材料收集
2.1 主動收集。
作為檔案員，應密切注意單位人事檔案材料產生的信息，主動爭得各部門(單位)的工作配合，對應收集歸檔的材料要做到應收盡收、及時歸檔。
建立一定的上交制度，避免材料形成時間過長，未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.2 重點收集。
新時期人事檔案材料收集的重點主要有：廉政材料、業績材料、誠信材料，反映管理水平、工作能力、個性特征、道德操守、生活作風、心理素質、身體狀況等方面的材料。
人事檔案材料收集歸檔工作，要本著實事求是的原則，另外在干部人事檔案里還應增加個人信用方面的內容，使干部人事檔案不再“千人一面”，實際工作中，要著重收集反映干部思想政治、工作實績、品德作風、業務能力、學識水平等材料充實檔案，成為用人單位廣納賢才的依據。
2.3 追蹤收集與經常收集。
檔案管理人員工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。
要經常關注單位個人基本信息，經常對檔案進行清查，隨時掌握所有人員的變化情況。
對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，將缺少的材料進行認真登記，并下發《催交材料通知書》，限定時間，要求相關單位將所缺材料按工作制度及時補交，避免時間過長或人員流動造成檔案材料無法收集歸檔。
3 整理檔案材料
3.1 材料鑒定。
材料形成要規范準確，真實有效。
凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。
內容不實，字跡不清，不能反映干部歷史面貌、德才情況和現實表現的材料，不能歸入檔案;如收集時發現未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯系完善手續。
3.2 技術加工，分類準確，編排有序。
高標準對檔案材料進行技術加工，嚴把技術質量關。
對小于檔案規格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，切實做到整齊劃一，歸檔材料左邊應留出2.5厘米裝訂邊。
文字須是鉛印、膠印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。
加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其他材料相等。
特別情況，例如對折皺、破損的材料進行裱糊。
如內容太多可折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細，裝訂整齊。
通過以上整理，使每卷檔案達到完整、精練、真實、條理、方便利用，對應歸檔的材料，要進行逐份登記歸檔。
對不屬于歸檔的材料，應分別情況予以處理。
屬于銷毀的材料，必須登記造冊，由主管負責人審查批準簽字，統一進行銷毀，任何單位和個人不得擅自銷毀干部人事檔案材料。
3.3 及時、準確做好目錄，錄入計算機。
要隨時有效地保存有效檔案。
對于常規產生的檔案材料，做好編排有序、分類準確、目錄清楚、裝訂整齊。
通過規范有效整理，每卷檔案應達到完整、真實、實用。
4 檔案員的職業素養
4.1 人事檔案工作政策性強，檔案人員要有較高的思想政治素養、用科學發展觀來指引自己的工作，要作風正派、腳踏實地、責任心強。
4.2 檔案管理工作人員要不斷學習人事工作方面的新政策、新知識，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理等知識和技能。
要經常與檔案材料形成部門聯系，開展好檔案材料收集工作。
要有較好的協調能力、溝通能力，具有極強的工作責任心，保證工作順利開展。
必須掌握現代化管理技術，能熟練操作計算機并合理運用于實際工作中。
4.3 人事檔案工作的保密性強，檔案管理人員要切實加強自身職業道德的修養。
遵守干部人事檔案工作有關法律規定，在整理工作中，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
要切實做好防火和安全保密工作，加強對檔案材料的管理。
不得擅自處理或銷毀檔案材料。
對按規定剔除的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批準后區別情況予以處理。
做好人事檔案借閱、借出、接轉記錄和整理檔案記錄。
認真恪守職責及人事檔案管理相關規定。
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