高校財務檔案管理問題及對策論文

　　【文章摘要】財務會計檔案管理是學校檔案管理的組成內容之一。高校的財務檔案應該保證真實性、完整性、準確性，但當前我國高校的財務檔案管理工作還存在著許多的問題，一定程度上影響了財務管理工作的開展。

　　【關鍵詞】高校；會計檔案；檔案管理

　　高校財務檔案能夠記錄和反映學校的經濟業務，對于學校的財務管理工作十分重要。現階段，我國大部分高校的財務管理工作還存在財務檔案管理意識淡薄、檔案的鑒定銷毀工作不及時等問題，嚴重影響了財務工作的正常開展，本文主要就高校財務檔案管理的內容、存在的問題進行簡單的分析討論，并提出幾點解決措施。

　　1財務檔案的主要內容

　　財務會計檔案主要包括四個組成部分，即會計憑證、會計賬薄、會計報表及其它會計核算資料。其中，會計憑證主要包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等等；會計賬簿主要包括明細賬、日記賬、總賬等等；會計報表包括季度報表、年度報表、會計報表、資產負債表等等；其它會計核算資料包括銀行對賬單、會計檔案移交清冊、財務備份光盤等等。不同類型檔案的管理期限、管理方法存在著較大的區別，下文主要就高校財務檔案管理的工作流程進行簡單的介紹。

　　2高校財務檔案管理工作流程

　　高校財務檔案管理主要包括檔案接收、立卷、管理、查閱、銷毀幾部分內容。檔案接收工作主要是在每年的第一季度開始，接收的檔案主要是上年的各種會計資料，檔案接收之前必須由交接雙方分別清點檔案內容，必須保證檔案的完整性。檔案交接完成后需要填寫相應的檔案移交清單，以便于后期的查詢管理。檔案立卷時必須參照移交清單根據時間、內容價值、數量、保管期限等等內容將交接的檔案進行分類、編號、整理、組卷，并在檔案管理系統中將檔案的基本信息進行記錄、審核、保存。檔案庫的管理工作對于保證檔案的完整、無損十分重要，檔案管理員必須保證檔案庫的清潔、干燥，市場部要對檔案進行檢查，防止檔案受潮或被蟲蛀，對于破損的檔案應及時進行修補復制，此外檔案管理還應做好防火防盜工作，避免檔案損毀失竊。檔案查閱時必須進行登記，檔案復印應該經過相關責任人審批、復印人員必須保證證件有效，會計檔案中如會計憑證等相關檔案疑慮不得出借，特殊需要必須經過相關領導部門批轉，并在查閱復印過程中由檔案管理人員陪同。財務會計檔案大多擁有一定的管理期限，比如，會計的原始憑證保存期限為15年，現金及銀行存款日記賬保存期限為25年，保存期滿的檔案應該根據相關程序進行銷毀，檔案銷毀時必須注意，如果某項原始憑證已經達到保管權限，但沒有結清債權債務或者涉及到其它未了事項，不得銷毀。針對這一類的檔案，應該進行單獨立卷，直到相關事件完結才能銷檔。

　　3當前我國高校財務檔案管理存在的問題

　　3。1財務檔案管理人員編制不足、人員缺失要想保證財務檔案管理工作順利進行，完善的財務檔案管理機制是必不可少的，但現階段我國大多數高校的財務檔案管理工作人員編制嚴重不足，導致財務檔案的管理工作無法順利開展，大量的財管檔案沒有按時歸檔。此外，財務檔案的管理涉及到學校的多個部門，許多部門并不重視檔案的收集整理，在一定程度上也加劇了財務檔案管理人員的工作量。另外，保管期滿的財務會計檔案可以按照相關規定申請鑒定后進行銷毀，但在實際的檔案管理工作中，由于人員缺失等，導致許多檔案都沒有按規定銷毀，大量的檔案超齡存放，也會加大管理人員的工作量。3。2檔案管理人員的專業素質參差不齊大多數高校的檔案管理工作者都是由檔案室的非會計人員兼職管理，他們缺乏專業的財務檔案管理的相關知識，許多管理人員對于會計檔案的分類方法、管理期限、銷毀制度等等內容都不夠清晰明了，導致財務會計檔案分類混亂、資料真實性、完整性難以保證，銷毀工作沒有按時進行等等不良現象出現，嚴重影響了檔案管理的質量。

　　4高校財務會計檔案管理措施

　　4。1建立健全的財務會計檔案管理機制為了保證財務會計檔案的完整性、真實性、有效性，必須建立健全財務會計檔案管理機制。結合學校的財務會計管理工作的實際情況，根據會計檔案管理的相關法律法規，加強對學校現有的財務會計檔案管理人員的專業培訓，提高他們的專業水平，并積極招收專業的財務會計檔案管理人才，完善學校財務會計檔案管理機制。4。2制定完善的財務會計檔案管理制度為了保證財務會計檔案管理工作的有序開展，學校必須根據會計檔案管理法律法規，制定完善的財務檔案歸檔制度，安全保密制度、會計檔案期滿銷毀制度等相關規章制度，保證檔案管理人員在日常的管理工作中有法可依、有章可循，解決當前階段我國高校財務檔案管理混亂、會計檔案銷毀工作滯后、檔案的真實性、完整性不足等等問題，促進財務檔案管理工作順利開展。4。3檔案室硬件設備配備齊全檔案室的環境對于檔案有著十分重要的影響，因此，檔案室硬件設施的配備必須齊全。為了保證檔案室檔案的安全，學校應該在檔案室配備一定的防火、防盜、防潮等硬件設備，比如防盜門、空調、煙霧警報器、溫度計、濕度計、滅火器、去濕機等等。此外，根據現階段檔案管理的實際需求，檔案室還需要配備計算機、復印機、掃描儀等辦公設備，為檔案管理人員及查閱人員工作提供便捷。學校還可以積極的引入現代信息技術，使財務會計數據的處理傳輸實現自動化、電子化，使學校的財務檔案內容更加豐富，以促進財務會計檔案管理工作的科學化、現代化。

　　5結束語

　　財務會計檔案管理工作有利于促進高校財務資源分配的合理性，對于高校的發展十分重要，當前我國高校的財務檔案管理存在著較大的問題，學校必須重視財務會計檔案管理工作，結合自身的實際情況，針對財務檔案管理中存在的問題制定相應的管理方法，以保證財務檔案管理工作順利開展，從而充分發揮出財務檔案管理的作用。

　　【參考文獻】

　　[1]梁淑艷。高校財務檔案管理中存在的問題及對策[J]。財稅會計。2011（12）

　　[2]李萍。高校會計檔案鑒定銷毀滯后原因分析與對策[J]。機電兵船檔案。2006（05）

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