構建檔案管理信息系統的困境與對策研究論文

　　1 檔案管理信息系統建設的意義

　　1.1 實現檔案管理的方便、快捷，節省人力、物力

　　檔案管理信息系統就是將檔案進行分期、分段、分區、分類的管理，把現代化的信息技術作為管理中的主導力量，實現新形勢下的檔案管理系統的建設。由于當今社會的不斷發展，各領域也面臨著改革的挑戰和考驗，對此，檔案管理更應該結合企業實際的發展方向，以方便、快捷為主要的管理方式，以節省人力、物力為主要的管理目標。運用現代化信息技術，來提高檔案管理的工作效率，擴大信息系統平臺，促進檔案管理系統的整體優化。

　　1.2 實現檔案管理的自動化以及存儲的信息化轉變

　　①編目整理自動化。傳統的檔案整理中往往會出現檔案排序雜亂無章，類型分類不準確，編目工作無頭緒。編目工作作為檔案管理中的管理基礎，是有效進行檔案管理的必要條件。因此實現編目整理的自動化，是檔案管理信息系統建立的優化目的之一。

　　②統計的自動化。由于計算機具有快速、準確的運算能力，在進行對檔案的數量統計工作中，可以較為明顯的提高工作效率。還可以進行分類別的數量統計管理，例如專題類型的數據統計、年、月、日類型數據統計或是所屬作者類型的數據統計，都能夠進行準確、高效的計算，對檔案的登記與管理工作中起到了關鍵作用。

　　③檢索的自動化。檔案管理信息系統的建立能夠實現高效、快速、準確的檢索工作，與傳統的手工檢索管理相比，擁有更加明顯的優勢。并且可在檢索的過程中，縮小檢索檔案目標，并且可依照檢索流程進行邏輯重組，從而準確的鎖定要尋找的檔案，并在最大限度內將檔案還原，操作簡單方便，并且滿足檔案管理工作的各項需求。

　　2 檔案管理信息系統建設中存在的問題

　　2.1 系統開發過程中用戶參與程度低

　　用戶在管理活動中的信息需求是管理信息系統各階段工作的重要依據。由于專業背景不同，信息系統專業人員對用戶需求的理解和用戶對計算機化的信息系統功能的理解只能隨著建設工作的進展逐步加深。在多數系統建設過程中，用戶參與程度低，系統建設工作主要由信息系統專業人員承擔，信息系統專業人員所習慣的工作結果的描述方式用戶難以理解，雙方缺乏有效的溝通，用戶的許多需求難以表達，在建設過程中也難以反映出來。

　　2.2 缺乏科學、有效的系統規劃

　　盡管檔案管理系統經過這些年的努力已經有了很大的發展，但不少已經建成或正在建設的系統仍然面臨一系列問題。其中主要的問題是：系統建設與檔案事業發展的目標和戰略不匹配；已建成的系統解決問題的有效性低，不能適應環境變化和組織變革的需要；組織結構陳舊，管理落后；系統使用人員的素質偏低；系統開發環境落后，技術方案不合理；系統開發以及運行維護的標準、規范混亂；資源短缺，投入太少，而對系統的期望又過高。造成以上問題其中一個主要原因就是人們更多地關心怎樣建設一個管理信息系統，而對于建設一個什么樣的管理信息系統卻注意不夠。對于系的具體方案考慮較少，對總體方案與發展戰略不夠重視。

　　2.3 系統測試工作流于形式

　　大多數檔案管理系統，特別是與軟件開發公司聯合開發建設的系統，由于用戶缺乏系統開發工作常識，開發單位急于報成果，開發公司刻意縮短開發時間降低開發成本等原因，致使系統測試得不到充分進行，有的甚至流于形式。造成開發人員撤走后，系統運行過程中缺點、毛病百出，許多功能無法實現。盡管在系統開發周期的各個階段均采取了嚴格的技術審查，希望盡早發現問題予以修正，但依然難免遺留下差錯，如果沒有在投入運行前的系統測試階段被發現并及時糾正，問題遲早會在運行中暴露出來，到那時要糾正錯誤將會付出更大的代價，甚至會造成不堪設想的后果。

　　3 如何實現檔案管理信息系統建設

　　3.1 提高計算機信息化素養，為檔案信息化建設打好基礎

　　檔案管理是一門專業性很強的工作，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，愛崗敬業，既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識。在工作中，不斷提高文書檔案管理質量，提高其利用率。掌握一定的先進技術，具備一定的信息能力，使自己的能力適應日新月異的科學技術的需要。

　　3.2 檔案信息系統建設必須具備的專業知識

　　熟悉多媒體技術、網絡技術、光盤技術、復印機及數字圖像掃描等現代化技術，大膽探索電子檔案的管理方式，建立電子檔案的管理方法，掌握先進檔案信息加工處理、傳播和檢索技術，形成電子文件歸檔和電子檔案管理的新標準。通過不斷探索，加強各種類型、各個層次檔案館之間的聯系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。

　　3.3 推進檔案管理信息化工作的規范化、標準化

　　科學規范的管理檔案是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：第一，要準確把握文件立卷歸檔的時效性；第二，要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；第三，在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

　　綜上所述，檔案管理是為滿足社會需要，進而開展的相關信息的存檔和編輯的過程。檔案管理工作的范圍較廣、工作量大，因此傳統的檔案管理方法很難實現理想化的檔案管理。由于信息技術發展的不斷深入，檔案管理信息系統的建設是檔案管理發展進程中的重要里程碑，為提供真實有效的材料依據以及信息化資源平臺建設都有著重要的意義，同時也是我國檔案管理工作發展的新標志。

　　參考文獻

　　[1]程麗麗。檔案管理信息系統評價習題框架研究[J].教育教學論壇，2011（30）。

　　[2]劉晶。淺論檔案信息化建設的現狀及應對措施[J].辦公室業務，2013（3）。

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