檔案管理信息化發展對策和趨勢論文

　　摘要：檔案管理信息化是未來檔案管理發展的必然選擇，隨著大數據技術的逐步完善，檔案管理信息化也越來越受到重視。本文通過分析影響檔案管理信息化發展的因素，提出了檔案管理信息化發展的對策和未來的發展趨勢。

　　關鍵詞：檔案管理；信息化；對策；趨勢

　　隨著時代的發展，檔案管理工作在我國經濟發展中的地位變得越來越重要，因為檔案管理可以針對檔案信息進行有效的管理和相應的控制。雖然如此，檔案管理工作依然存在很多的不足和漏洞，還不能夠完全滿足信息管理的需求。所以，檔案管理工作必須得到重視，而在互聯網迅猛發展的今天，檔案管理必然會朝著信息化方向發展。

　　一、檔案管理信息化概述

　�。ㄒ唬�檔案管理信息化的概念

　　如今，很多人都明白檔案信息資源的用途，因為檔案涉及到各個行業，例如學生有學籍檔案、企業員工有員工檔案、建筑工程公司存有項目相關檔案等等，而實質上檔案記錄的往往是一個人或一件事的歷史信息，所以檔案也應該具備重現歷史的作用。檔案管理最重要的意義就是要對歷史進行記錄和保存，而檔案管理的信息化則是利用信息化手段對檔案信息進行更好的管理。檔案管理的信息化是檔案管理工作未來發展的必經之路，是利用現代化手段達到更好地完善檔案管理工作的必然要求，同時也是互聯網時代為檔案事業帶來的新希望。檔案管理信息化不僅能夠在很大程度上保證檔案管理工作的質量，而且還能夠提高檔案管理工作的效率。

　�。ǘ�）影響檔案信息化發展的因素

　　1.檔案管理信息化發展的基礎條件不完善在檔案管理的基礎硬件和配套軟件這兩個主要支撐體系中都存在一定的不足。硬件方面存在的問題主要是缺少與檔案管理相關工作有關的工具，例如打印機、計算機、大型移動硬盤、云服務器等一系列檔案管理必要的基礎器材，因為這些工具的投入需要一筆不小的預算，并且隨著日常的使用還會產生很多的維護費用，而檔案管理部門一般資金都比較短缺，因此就直接導致了基礎硬件設施供給不足這一現象。軟件方面存在的問題主要是在檔案管理的工作中往往一個部門一個方法，缺乏一定的標準和規范，例如，將紙質版檔案歸納整理為電子版檔案需要依照哪些規范作為指導以及采取什么樣的格式進行存儲等，這些問題都為檔案管理信息化發展增加了一定的難度[2]。2.檔案信息的安全性得不到保障檔案資料轉化為電子信息資源之后必然會被共享出來，因為共享性是信息資源的特性之一，而檔案信息資源的共享同時也是檔案管理信息化發展的一個目標，但是檔案信息資源的特殊性要求其共享需要一定的限制條件，需要在一個特定的范圍內進行共享，而檔案自身還需要具備一定程度的保密性。但在實際的檔案管理信息化發展中，由于網絡技術的不斷更新，導致檔案信息資源共享程度越來越大，很多需要保密的檔案信息被泄漏的風險也越來越高，加之一些網絡病毒和網絡黑戶的肆意入侵和攻擊，也為檔案信息的安全性帶來很大的隱患。一旦檔案信息的安全性得不到保障，那么檔案管理的信息化發展必然會受到影響。3.檔案管理人員能力偏低在互聯網時代，作為一名合格的檔案管理人員，除了掌握基本的檔案管理相關理論和技術之外，還需要對計算機網絡技術進行一定的學習和了解，能夠熟練地使用相關的軟件和工具對檔案信息進行加工和管理。當前，我國的檔案管理工作者普遍存在工作能力較低的現狀，一方面我國檔案部門的資金有限，另一方面在選用人才的時候缺乏一定的選拔制度，加之對在職人員的技能培訓十分缺乏，這些原因都在一定程度上影響了檔案管理信息化的發展。

　　二、檔案管理信息化的發展對策

　�。ㄒ唬┲�重加強檔案管理信息化的支持力度

　　一方面，加強基礎硬件的投入，檔案管理部門需要從根本上認識到硬件設施對于檔案管理信息化發展的重要，加大資金投入，改善檔案管理的硬件條件，原則上在滿足實際工作需要的基礎上盡量降低不必要的預算，并成立基礎設施日常維護的相關部門，確保所有基礎硬件設施都能夠正常地進行工作，保證檔案管理信息化的工作效率，對于打印機、數碼相機和掃描儀等常用基礎設施需要加大力度進行充分的配備。另一方面，在保證基礎硬件設施投入的同時，有關部門還需要對檔案信息化轉變的標準進行統一的規范。一份檔案信息從無到有需要很多部門不同的工作人員共同努力才能完成，這就要求檔案管理部門需要保證檔案信息資源的真實性、可靠性和完善性。因此，一套規范標準的檔案整理流程是十分必要的，這樣的規范化和標準化可以確保不同地域、不同機構的不同檔案管理者可以將檔案信息整理成相同格式、相同大小和相同類型的電子文檔，以便于對檔案信息進行管理。

　　（二）保障檔案信息資源的安全性

　　檔案管理部門需要對電子檔案信息的安全性加大保障力度，例如通過在本地計算機加裝殺毒軟件和防火墻等方式對不安全的隱患進行及時排查，確保檔案信息資源的安全性和整個檔案部門管理系統的穩定性。此外，還可以利用互聯網技術對信息共享范圍加以限制，保證檔案信息的保密性；利用信息技術對檔案信息資源進行加工處理，從根本上解決檔案信息化的安全性問題[3]。

　�。ㄈ�）提高檔案信息管理人員的綜合素質

　　隨著互聯網的發展，檔案管理信息化程度必然會越來越高，但唯一不變的是其始終需要人工進行操作和維護。因此，檔案信息管理人員的綜合素質必須得到加強，在選拔人才的過程中，應該挑選檔案和計算機專業的高層次人才，并對已經入職人員進行定期培訓，最終達到人人都能掌握現代化檔案管理軟件和設備的目的。同時，在檔案管理信息化發展的過程中，還應當對檔案管理人員的創新性提出一定的要求，檔案管理信息化發展需要創新思維和高新技術作為支持。因此，提高檔案管理人員的綜合素質是檔案管理信息化發展的重中之重。

　　三、檔案管理信息化的發展趨勢

　�。ㄒ唬�檔案管理信息化的發展會使傳統的檔案工作的一些流程發生變化

　　傳統的檔案管理工作一般是針對紙質版的檔案，而檔案信息化則會顛覆以往的單純的紙質版檔案管理模式，檔案管理會逐步轉變為運用網絡技術進行現代化的管理。這種管理模式不僅可以提高人們對于檔案查找的效率，還可以更好地對檔案信息加以保存，最終檔案管理通過信息化轉變達到適應時代發展的目的[4]。

　�。ǘ�）檔案管理信息化的發展會加快檔案管理工作的標準化和規范化體系的建立

　　檔案管理工作標準化和規范化體系在檔案管理工作中是十分重要的，因為檔案管理是一項十分繁瑣的工作，其涉及范圍廣泛，影響的方面較多，且整理和加工的難度較大。因此，檔案管理工作在各個方面都需要有嚴格的標準和規范加以控制，檔案管理的信息化發展必然不能離開這些標準和規范。因此，一套標準完善的規范化體系的建設是檔案管理信息化發展的必然要求。

　�。ㄈ�）檔案管理信息化發展會逐步向專業化、平臺化進行轉變

　　檔案信息化的作用越來越被大眾所認可。因此，未來數字檔案館會越來越多，檔案信息資源除了記錄歷史以外還會逐步通過大數據技術進行分析，為相關領域的企業或政府機關提供智力支持，檔案信息化使得原本零散無關的檔案資料變得更易于整理和分析，未來檔案管理的信息化發展會挖掘出檔案管理更多的價值，除了傳統的單純的記錄功能之外，還會使檔案信息資源發揮更大的作用。因而，數字檔案館會改變大眾對于檔案管理的認識，數字檔案館在為政府和企業服務的同時也可以為普通民眾提供免費的公共服務[5]。通過以上研究不難看出，檔案管理信息化發展是未來必然的趨勢，并且檔案管理信息化對社會的發展也具有很大的貢獻。因此，在保證檔案信息資源安全性的基礎上應當大力發展檔案信息化建設。本文通過研究分析影響檔案管理信息化發展的因素，提出了相應的對策，并對檔案管理信息化未來的發展做出了展望，只有在保證了基礎設施和人員素質的基礎上，推陳出新才能使檔案管理工作的信息化發展順應時代發展的腳步。

　　參考文獻：

　　[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現代情報,2007(6):63-64+67.

　　[2]張淯.知識管理背景下民營企業檔案管理信息化建設研究[D].南昌大學,2014.

　　[3]馬海濤.高校檔案管理信息化建設探析[J].山東教育學院學報,2008(4):119-121.

　　[4]張靜怡.信息化背景下供電企業檔案管理改革研究[D].云南大學,2013.

　　[5]王華玉.基于知識管理的企業檔案信息化建設研究[D].北京交通大學,2009.

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