新時期學生檔案服務功能的延伸與擴展

　　一般地，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現統一稱作“檔案”。

　　摘要：學生檔案記錄著學生的成長信息，學生檔案工作也屬于教育工作的一部分。傳統模式下，學生檔案管理即為紙質檔案管理。紙質檔案管理存在的問題較多，比如安全性問題、遺漏問題及檔案信息失真等問題。而如今在網絡信息高速發展的背景下，使得學生檔案管理也發生了一系列變化。本文在分析學生檔案服務功能延伸與擴展的必要性及制約因素的基礎上，進一步對其實現的有效策略進行探究，希望以此為學生檔案服務質量的提升提供具有價值的參考憑據。

　　關鍵詞：學生檔案;延伸;擴展;服務功能

　　無論是何種檔案，均有其存在價值。對于學生檔案來說，記錄著學生歷年來的學習歷程，無論是對學生今后深造、就業都有著重要作用。傳統模式下，學生檔案采取的是紙質檔案，但在紙質檔案管理過程中潛在一系列的問題，比如遺漏問題、安全性問題等。隨著網絡信息的高速發展，業內人士開始認識到電子檔案的優越性。因此，漸漸的各個行業都開始從傳統模式下的紙質檔案管理服務轉向為現如今的電子檔案管理服務。這一歷史性的檔案管理服務轉變使得檔案服務的功能也相應發生了一些變化。為了使學生檔案服務質量得到有效提升，本文對新時期學生檔案服務功能的延伸與擴展進行分析與探究。

　　一、學生檔案服務功能延伸與擴展的必要性分析

　　1.1 學生檔案服務功能延伸與擴展必要性總論

　　學生檔案記錄著學生的個人信息資料，里面詳細記載了學生的成長歷程的，對學生今后的深造及就業均有顯著價值作用。傳統模式下，學生檔案管理為紙質檔案管理，進入21世紀以來，在網絡信息高速發展的背景下，學生檔案管理發生了一系列的變化，表現最為突出的便是從傳統模式下的紙質檔案管理逐漸轉變為如今的數字化檔案管理。學生檔案管理在發生這些轉變之下，其服務功能也發生了相應變化。為了使學生檔案管理的質量得到有效提升，其功能的延伸及擴展非常重要。從時代、法律角度來看，學生檔案服務功能衍延伸與擴展很有必要。

　　1.2 學生檔案服務功能延伸與擴展必要性分論

　　在上述總論過程中，認識到學生檔案服務功能延伸與擴展非常有必要，主要體現在兩大方面。

　　時代性方面。學生檔案管理工作從本質上而言屬于學校管理工作的一個主要環節。在時代的發展下，傳統模式下的紙質檔案管理難以符合學校學生檔案管理的需求，同時也難以使學生檔案管理實現標準化。而借助互聯網開展的電子信息檔案管理則能使紙質檔案管理潛在的弊端得到有效消除，同時也能使學生檔案管理更具標準化。因此，從時代性角度出來，學生檔案管理作為學校的一項服務內容，對其功能進行延伸與擴展是非常有必要的。

　　法律責任方面。學生檔案管理除了有管理的屬性，同時也具備文化的屬性。對于學校學生檔案管理來說，為了使這份工作更具完善性，積極開展檔案宣傳工作非常重要。國內外均對學生檔案管理作出了明確的法律規定，由此可見學生檔案管理的重要性。例如，我國相關法律規定“有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。”此類規定既表明學生檔案管理是受法律保護的，同時也需在遵守法律制度的前提條件下實現檔案文化的傳承以及檔案服務功能的延伸及擴展。

　　二、學生檔案服務功能延伸與擴展制約因素分析

　　在上述分析過程中，認識到學生檔案服務功能延伸與擴展非常有必要，但在實際過程中會發現這項工作的開展受到多方面的制約，從而使實踐效果難以有效體現出來。基于整體層面分析，影響學生檔案服務功能延伸與擴展的因素主要包括以下幾個方面。

　　2.1 學校檔案機構因素

　　檔案管理是一項嚴謹的管理工作，倘若工作松散、疏漏多，則檔案管理的價值作用便難以有效體現出來。對于學生檔案服務功能延伸與擴展來說，會在很大程度上受學校檔案機構因素的影響。我國教育部對學校檔案機構作出了明文規定：“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構。”從中可以看出檔案機構工作的嚴謹性及條理性。雖然學生檔案服務功能延伸與擴展非常有必要，但在實際實施過程中，會受到法律方面的制約，從而使該項工作實施起來受到很大程度的阻礙。

　　2.2 服務模式因素

　　在我國，檔案服務的模式處在一個尷尬的局面，大致上表現為被動服務。也就是說，檔案主體需主動前來“索求”服務。這樣的服務模式便使檔案主體接受服務的主體地位發生實質性改變。而檔案主體的主體地位得不到很好體現，檔案服務的價值作用也難以體現出來。顯然，要想使學生檔案服務功能延伸與擴展得到有效實現，首先要解決被動服務模式問題。

　　2.3 保密限制因素

　　上文提到檔案管理是一項非常嚴謹的工作，與此同時，檔案管理也是一項保密性工作。倘若可以任意調取檔案，那么檔案存在的價值及意義便會徹底喪失。雖然學生檔案服務功能延伸與擴展很有必要，但在實現這些的前提條件下，還需要使檔案足夠保密，保護檔案主體的隱私，確保檔案主體檔案信息不會遺漏等。基于整體層面而言，由于保密限制因素的存在，會使學生檔案服務功能延伸與擴展受到較大程度的制約。

　　三、新時期學生檔案服務功能實現延伸與擴展的有效策略探究

　　高校在錄取學生過程中，保存檔案是非常重要的一項工作。國家用人單位在錄取人才過程中，也涉及檔案的調離與儲存問題。無論是高校本體，還是國家用人單位，都非常重視檔案管理及其服務。在新時期下，憑據網絡平臺學生檔案管理實現了數字化管理。另外，根據現有的研究表明，學生檔案服務功能實現延伸與擴展非常重要。但是由于受到諸多因素的制約，因此在認清制約因素的基礎上，采取有效應對策略非常重要。

　　3.1 構建優化的檔案管理教育基地

　　檔案管理既是一項管理工作，又歸屬于一門學科專業。近年來，雖然部分高校開設了檔案管理選修課程，但是從整體層面而言，檔案管理選修課程難以滿足學生的學習需求及專業需求。因此，便需要構建優化的檔案管理教育基地。通過該教育基地的構建，進一步加強學校對檔案管理及服務工作的重視，進而為檔案服務功能延伸與擴展的實現奠定堅實基礎。

　　3.2 積極開展校園培訓工作

　　學生檔案管理的主體是學生，但絕大多數學生沒有認識到檔案管理的重要性，同時學校也沒有加強對學生進行培訓教育，讓學生重視檔案管理。針對此狀況，有必要積極開展校園培訓工作，對學生普及檔案管理、檔案服務方面的知識，讓學生能通過檔案管理服務方面的學習，對其加以重視，并使檔案管理服務在高校的影響力得到有效擴展。

　　3.3 構建系統化的數字檔案平臺

　　在構建系統化的數字檔案平臺的基礎上，才能使學生檔案服務功能的延伸與擴展得到有效實現。一方面，需對具有差異性、完整性特征的學生檔案管理模式進行管理，同時對學生檔案的收集渠道加以擴充，構建具有高校鮮明特色的檔案信息數據庫，使高校檔案管理工作更加強化。可以對現代局域網技術加以應用，同時，結合信息高速公路等技術，對學生檔案電子信息以互聯網為渠道進行有效傳遞及展示。為了使學生檔案管理的數字化模式充分展現出來，還需要更新管理軟件，使數字化檔案管理的內涵得到更深層次的提升。

　　3.4 構建完善的信息反饋機制

　　信息反饋是實現學生檔案管理內容及功能得到有效擴展的有效手段。因此，構建完善的信息反饋機制非常重要。一方面，需在檔案層面構建基礎教育與高校教育之間的聯系性，對檔案管理制度的完善及優化加以重視，做好用人單位、管理機構在檔案管理工作中的監督工作。另一方面，用人單位、高校以及政府機構之間需加強溝通交流，共同構建長效、完善的信息反饋機制，做好檔案信息的搜集及處理工作。除此之外，高校需對學生檔案管理服務工作加以重視，加大學生檔案管理的資金投入，為學生檔案服務功能的延伸與擴展的實現提供資金方面的支持，采取有效策略，促進該項工作的完善及優化。

　　四、結語

　　通過本文的探究，認識到在網絡信息發展的背景下，學生檔案管理及服務工作內容發生了較大程度的改變。為了提高學生檔案服務的質量，實現延伸與擴展非常重要。但在實踐工作中，還潛在一系列的制約因素，因此便需要構建優化的檔案管理教育基地、積極開展校園培訓工作、構建系統化的數字檔案平臺以及構建完善的信息反饋機制等。相信從以上方面加以完善，學生檔案服務功能的延伸與擴展將能得到有效實現，進一步為學生檔案服務質量的提升奠定堅實基礎。

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