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企業(yè)采購(gòu)成本的有效控制與管理
【摘要】本文在簡(jiǎn)要論述采購(gòu)成本的內(nèi)涵和影響采購(gòu)成本的因素的基礎(chǔ)上，從采購(gòu)制度、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)策略和采購(gòu)人員素質(zhì)等方面探究采購(gòu)成本的有效控制和管理的策略。
【關(guān)鍵詞】采購(gòu)成本 有效控制 管理
采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分，采購(gòu)成本的有效控制和管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益至關(guān)重要，采購(gòu)工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，更是增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力的重要手段和途徑。控制企業(yè)的采購(gòu)成本不僅可以直接降低產(chǎn)品生產(chǎn)成本和增加利潤(rùn)，而且可以間接提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，因此企業(yè)有必要對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析探究，以對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行有效控制和管理。
一、影響采購(gòu)成本的因素
為了探究企業(yè)采購(gòu)成本的控制和管理的有效策略，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的最大化，在明晰企業(yè)采購(gòu)成本的內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，必須探究分析和全面考慮影響采購(gòu)成本的因素。采購(gòu)成本具有動(dòng)態(tài)性和多樣性的特征，所以影響采購(gòu)成本的因素也是多樣的和復(fù)雜的，對(duì)采購(gòu)成本造成影響的主要有以下幾個(gè)因素：
首先，構(gòu)成企業(yè)的產(chǎn)品成本和采購(gòu)成本中的主要部分的是原材料和其他物資的采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)價(jià)格隨時(shí)間變化、政策環(huán)境和供需情況等發(fā)生波動(dòng)，在很大程度上決定了采購(gòu)成本的高低。
其次，采購(gòu)策略對(duì)于采購(gòu)成本的高低起著十分重要的作用。采購(gòu)策略是在綜合考慮采購(gòu)種類(lèi)、數(shù)量、價(jià)格和時(shí)間等諸多影響采購(gòu)成本的基礎(chǔ)上采取的采購(gòu)方案和規(guī)劃。具備預(yù)見(jiàn)性和靈活性的采購(gòu)策略，可以避免物資及成本的浪費(fèi)進(jìn)而節(jié)約企業(yè)的采購(gòu)成本。
再次，采購(gòu)人員的素質(zhì)在很大程度上直接決定著企業(yè)的采購(gòu)策略。人的參與是影響采購(gòu)成本的最大變量，采購(gòu)成本的控制和管理需要具備綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能的采購(gòu)人員。
最后，采購(gòu)數(shù)量、物資的運(yùn)送方式和儲(chǔ)備方式也在一定程度上影響著采購(gòu)價(jià)格，進(jìn)而對(duì)采購(gòu)成本產(chǎn)生影響。物資的采購(gòu)數(shù)量在一定程度上影響物資的采購(gòu)價(jià)格，進(jìn)而影響采購(gòu)成本的高低，通常而言，采購(gòu)數(shù)量越大，單位成本價(jià)格就越低。
二、采購(gòu)成本的有效控制與管理策略
(一)建立完善的采購(gòu)制度
采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)采購(gòu)部門(mén)和外部供應(yīng)商聯(lián)系的紐帶，而且采購(gòu)工作涉及的范圍比較廣，因此企業(yè)需要制定嚴(yán)格完備的采購(gòu)制度和采購(gòu)體系，以規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)，提高采購(gòu)的效率，為采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)行為提供指導(dǎo)和規(guī)則。
首先，完善的采購(gòu)制度需對(duì)物資采購(gòu)的申請(qǐng)、物資采購(gòu)的批準(zhǔn)主體、物資采購(gòu)的具體流程、相關(guān)部門(mén)的責(zé)任等內(nèi)容做出具體明確的規(guī)定，為采購(gòu)部門(mén)的活動(dòng)提供明確的依據(jù)，規(guī)范采購(gòu)從業(yè)人員的采購(gòu)行為，避免出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各部門(mén)互相推諉的問(wèn)題。
其次，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立采購(gòu)價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)系統(tǒng)。作為對(duì)采購(gòu)成本影響最大的因素，采購(gòu)價(jià)格的評(píng)價(jià)是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本有效控制和管理的前提，企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)部門(mén)需要將所有采購(gòu)信息進(jìn)行整理并予以記錄，形成專(zhuān)門(mén)針對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格檔案，為以后的采購(gòu)活動(dòng)提供價(jià)格對(duì)比依據(jù)，為未來(lái)的采購(gòu)活動(dòng)提供參考和借鑒。
同時(shí)，對(duì)于重點(diǎn)材料的采購(gòu)價(jià)格，有必要建立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)收集物資影響價(jià)格變動(dòng)的信息和資訊，并對(duì)其予以分析和評(píng)價(jià)，再構(gòu)建配套的價(jià)格評(píng)價(jià)體系。
最后，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立供應(yīng)商檔案并予以管理和更新，為了提高企業(yè)采購(gòu)的質(zhì)量及效率，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，企業(yè)有必要對(duì)滿(mǎn)足企業(yè)特定條件并經(jīng)嚴(yán)格審查的供應(yīng)商的地址、聯(lián)系方式和交易方式等具體信息予以記錄，建立完善的信息檔案，這樣有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商之間的溝通聯(lián)系，有助于企業(yè)控制采購(gòu)成本，同時(shí)還必須對(duì)已建立的供應(yīng)商檔案進(jìn)行定期或不定期審查、評(píng)價(jià)和更新，以便于供應(yīng)商的篩選，以保證供應(yīng)商能夠滿(mǎn)足企業(yè)的成本控制標(biāo)準(zhǔn)。
(二)降低物資采購(gòu)的價(jià)格
在影響采購(gòu)成本的眾多因素中，采購(gòu)價(jià)格對(duì)采購(gòu)成本的影響最大，因此降低采購(gòu)物資價(jià)格對(duì)于實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本的有效控制和管理有十分顯著的作用。首先，為降低采購(gòu)物資的價(jià)格，需要對(duì)特定物資和原材料的采購(gòu)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，并收集物資價(jià)格變動(dòng)的相關(guān)信息，進(jìn)而在采購(gòu)活動(dòng)中充分把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)，只有在對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)的充分調(diào)查以及對(duì)價(jià)格資訊進(jìn)行收集分析的基礎(chǔ)上，才能充分了解特定原材料的市場(chǎng)狀況和價(jià)格走勢(shì)，才能更好的把握價(jià)格變化的特定時(shí)機(jī)，使自身處于有利地位，獲得價(jià)格優(yōu)勢(shì)。
其次，交易方式在一定程度上影響著采購(gòu)成本的控制和管理，如果企業(yè)的儲(chǔ)備資金較充足，可以選擇現(xiàn)金交易或貨到付款的方式付款方式，以降低物資的采購(gòu)價(jià)格。
最后，與企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)部門(mén)直接聯(lián)系的供應(yīng)商對(duì)于物資采購(gòu)成本也產(chǎn)生著重要的影響。為降低物資的采購(gòu)價(jià)格，可以通過(guò)招標(biāo)的競(jìng)爭(zhēng)方式，擴(kuò)大選擇范圍，通過(guò)對(duì)不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制， 從而使公司在采購(gòu)價(jià)格談判中處于有利地位。企業(yè)也可以選擇有良好信譽(yù)的供應(yīng)商并與其簽訂長(zhǎng)期采購(gòu)協(xié)議，這樣不僅可以最大程度上保證采購(gòu)物資的質(zhì)量，而且可以獲得更多采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)惠。為了節(jié)省企業(yè)資本，降低采購(gòu)成本，企業(yè)可以直接與原材料的制造商聯(lián)系，這樣不僅可以省去供應(yīng)商的中間環(huán)節(jié)和獲得價(jià)格優(yōu)勢(shì)，而且可以享受更好的售后服務(wù)。
(三)提高采購(gòu)人員的素質(zhì)
采購(gòu)人員是整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)中最大的變量，因此，采購(gòu)人員素質(zhì)對(duì)于企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的正常運(yùn)作和采購(gòu)成本的有效控制和管理有十分重要的作用。但是，我國(guó)企業(yè)的采購(gòu)人員大多數(shù)是具備一定的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，但是未接受?chē)?guó)專(zhuān)業(yè)化的教育，沒(méi)有堅(jiān)實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和相關(guān)的專(zhuān)業(yè)背景，個(gè)別采購(gòu)人員甚至違背職業(yè)倫理，損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。部分企業(yè)也在一定程度上忽視了對(duì)采購(gòu)人員的定期培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)。針對(duì)企業(yè)采購(gòu)人員在采購(gòu)工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)提高采購(gòu)人員的從業(yè)資格，引進(jìn)和吸引更多具備采購(gòu)專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景的人才，以為企業(yè)采購(gòu)工作的更好開(kāi)展和企業(yè)未來(lái)發(fā)展儲(chǔ)備更多的高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才。
另一方面，企業(yè)應(yīng)重視對(duì)采購(gòu)人員的基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，以提高采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐技能，更好更快的融入企業(yè)工作中。此外企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)采購(gòu)人員的職業(yè)倫理教育，加強(qiáng)內(nèi)部管理，采取合理的激勵(lì)機(jī)制以調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員的工作積極性。
(四)制定高超的采購(gòu)戰(zhàn)略
為實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本的有效控制和管理，除了上述制定完善的采購(gòu)制度，降低物資的采購(gòu)價(jià)格和提高采購(gòu)人員的素質(zhì)的三中方式外，制定高超的采購(gòu)戰(zhàn)略是一種不同于常規(guī)的采購(gòu)成本控制的方式和方法，戰(zhàn)略采購(gòu)就是一種高超的采購(gòu)戰(zhàn)略。所謂戰(zhàn)略采購(gòu)是指在整體上把握企業(yè)內(nèi)、外部機(jī)會(huì)，系統(tǒng)評(píng)估企業(yè)的購(gòu)買(mǎi)需求的基礎(chǔ)上，減少采購(gòu)成本的一種管理方法，最高超的采購(gòu)戰(zhàn)略不是利用自身優(yōu)勢(shì)壓制對(duì)方妥協(xié)，而是應(yīng)當(dāng)對(duì)物資采購(gòu)市場(chǎng)和企業(yè)自身優(yōu)勢(shì)的充分了解的基礎(chǔ)上，雙方在平等的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)商溝通以實(shí)現(xiàn)雙贏的策略，即戰(zhàn)略采購(gòu)。集中采購(gòu)是一種通過(guò)采購(gòu)量的集中來(lái)提高議價(jià)能力和降低單位采購(gòu)成本的基本的戰(zhàn)略采購(gòu)的方式。
三、總結(jié)
采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，采購(gòu)成本的有效控制和管理對(duì)于減少企業(yè)的產(chǎn)品成本，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的最大化有十分重要的作用。因此企業(yè)有必要在明晰影響采購(gòu)成本的因素的基礎(chǔ)上，通過(guò)建立完善的采購(gòu)制度，降低物資采購(gòu)的價(jià)格，提高采購(gòu)人員的素質(zhì)，制定高超的采購(gòu)戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本的有效控制和管理。
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