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軟件在企業辦公自動化管理的應用
軟件在企業辦公自動化管理的應用【1】
【摘要】由于社會的競爭越來越激烈，企業也必須要提高自身的競爭力以及工作效率，因此企業的辦公自動化管理就顯得非常重要，而計算機軟件在企業的辦公自動化管理當中起到了至關重要的作用，本文結合企業辦公自動化的含義以及優勢來談一談軟件在企業辦公自動化管理中的應用。
【關鍵詞】辦公自動化;計算機軟件;工作效率
一、引言
目前，社會上的競爭越來越激烈，而要想在這個社會當中，提高競爭能力以及工作的效率，就必須要對企業辦公的自動化管理進行提高。
計算機軟件在企業辦公自動化管理中扮演著至關重要的角色。
如何對計算機軟件更加地有效利用，讓企業辦公的效率大幅提高，從而提高生產效率，為企業帶來更好的經濟收益，非常值得人們去思考。
二、企業辦公自動化的含義
企業的辦公自動化就是企業采用網絡或網絡技術來對企業的辦公實現自動化的管理，讓原本很多需要人工完成的工作和業務可以讓各種設備或者計算機系統來完成，對現代的科技技術以及網絡技術進行充分的利用，從而讓企業的辦公效率大幅提高。
除此之外，辦公的自動化還是企業管理和執行決策的科學依據。
為各種工作人員提供他們需要的信息是企業辦公自動化的核心業務，這樣可以有效提高企業的辦公效率，從而實現自動化管理。
三、軟件為企業辦公自動化管理的積極作用
1.改善辦公環境及優化辦公流程
在以前，企業的辦公條件非常簡單，只有一些桌椅和文件。
這樣的話，如果業務比較多的話，就會顯得非常雜亂無章。
而現在，由于計算機軟件的出現，很多東西都可以由軟件來管理，將各種資料分門別類，使工作更加有序，有效地提高工作效率。
如果在一些工作上遇到不能獨自解決的問題，還可以借助網絡來與其他部門共同合作，完成問題的解決。
在應用了計算機軟件之后，辦公的流程很明顯得到了有效的改善。
由于計算機軟件的優勢，將會有越來越多的企業采用計算機軟件來實行企業的辦公自動化管理，而自動化辦公主要有以下優勢：
(1)同步進行
對于同一個項目的資料，可以通過網絡將其發給不同部門的人進行處理，各個部門需要處理的內容各不相同，整個過程是同步進行的，這樣就可以省去了很多時間，從而有效提高效率。
(2)可越過性
在對于某一些具有任意性的環節上，可以對其進行越過的選擇，減少無關工作的操作，簡化工作流程，提高效率。
2.降低成本
在進行企業管理的過程當中，其中的一筆重大開銷便是辦公用品的購置，而如果應用了計算機軟件，從而實現企業辦公自動化管理，就可以大幅度減少辦公用品的購置，從而有效降低企業的成本開銷。
由于采用了自動化管理之后，可以優化工作流程，這樣也減少了企業的投資成本。
另外，無紙化辦公的實行還可以相應節能減排的號召，減少對環境的污染等等。
企業的辦公自動化減少的成本主要有以下兩個方面：
(1)辦公成本
實行無紙化辦公，應用自動化辦公，可以有效節省企業的成本，減少辦公用品的消耗。
在進行各個部門的溝通交流時，不需要再用紙張，只需要通過網絡來進行相關的工作，有效節省企業的開銷。
(2)交通成本
企業中部門與部門之間如果要辦理業務，有時候由于受到地域的限制，必須要借助交通工具才能夠辦理相關的業務，這也需要一定的成本。
而如果實現了辦公自動化之后，通過網絡就可以對業務進行辦理，有效減少交通成本。
3.激發創造力
企業應用計算機軟件的目的就是實現辦公的自動化管理。
讓員工可以更加輕松的實現工作，優化辦公流程。
員工和可以根據實際的情況和需要自己設計更加科學合理的軟件來更好地輔助工作，同時也對培養人才十分有利，使員工可以具備一定的程序開發技術，對員工的創造潛力進行進一步的開發，從而提高員工在工作上的積極性。
四、軟件在企業辦公自動化管理上的主要應用
1.安全
企業的安全保障主要是通過對系統框架的設計以及業務的規范來共同完成的，其中最基本的要求就是人員權限的管理，系統的管理員可以分配每個工作人員的權限，并根據實際情況來做適當的優化。
這個功能可以讓不具備相關權限的人員無法訪問到相應的內容，權限的設置可以讓不同部門的工作人員根據其權限來進行相關的工作，而缺乏相應權限的人員則無法查看或者修改某些相應的文件以及數據等。
這個系統可以對企業的核心業務起到非常重要的保護作用。
2.連接
通常很多大企業都會有一些分公司，而這些分公司的地理位置都比較分散，因此在這些分公司進行工作溝通交流以及業務辦理的時候由于地域的限制造成了諸多不便。
而如果運用了計算機軟件來實行辦公的自動化管理，就可以通過網絡來將各個分散的分公司以及工廠等進行有效的連接，這樣就可以讓各個分公司在同一個網絡工作環境下進行工作和交流，可以有效地節約時間和金錢，為企業提供了巨大的便利。
工作人員如果在工作時遇到不能獨自解決的問題，可以借助網絡來和其他部門的人相互協作，共同解決問題，保證企業的各項工作可以順利的開展。
與此同時，由于計算機軟件在使用的時候并不會受到時間以及地域等因素的限制，因此可以在互聯網中建立一個集中的辦公場所，讓公司的一切相關業務在這個辦公場所內進行，讓企業工作的效率得到大幅的提升。
3.溝通
利用計算機軟件來實行企業的辦公自動化管理，可以讓工作人員之間的溝通更加的便利，也可以在企業的相關平臺上發布和獲取企業的最新信息，從而保證企業中人員的有效交流，為企業工作效率提高做出了巨大的貢獻。
4.協同
網絡辦公的重要環節就是協同，主要是由事件的名稱、內容以及流程等要素構成，及時地把把事件以工作流程的方式傳送到相關的人員上。
在編輯事件內容的時候，可以使用文檔編輯的方式進行編輯。
如果需要修改的話，計算機軟件就會顯示出相應的修改痕跡，如姓名、時間等等。
5.監控
協同工作的主要保證就是監控，在企業的辦公自動化管理當中，計算機軟件實現流轉的方法就是對相關事件進行工作流程的定義，而發起者可以查看相關的流轉情況，來監控整個事件的執行過程，還可以在事件的執行過程當中進行相關事項的設置，從而實現對整個事件各個項目的管理工作。
其中需要監控的地方主要有工作進度、工作過程以及工作的實效性等等，相關的管理人員只有把監控的工作做好，才可以讓協同工作更加順利的進行下去。
五、結言
目前，計算機技術發展非常迅速，因此企業的辦公自動化管理也做得越來越好，在此基礎上，自動化管理中需要用到計算機軟件的應用也越來越廣泛，可以讓企業的競爭力得到有效的提升。
現代的企業必須要正確認識到計算機軟件所發揮的巨大作用，它可以讓企業的工作效率有質的改變，也可以讓企業的整體素質得到很大的提升，這一切都是企業的管理不斷進步的必經之路。
要做好企業的辦公自動化管理，必須要熟悉計算機軟件的各個功能，從而將計算機軟件更好地融入到企業的自動化管理當中，實現更好的管理效果。
參考文獻
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計算機軟件在企業辦公自動化管理中的應用【2】
摘要：辦公自動化、無紙化是當今企業高效辦公的發展大趨勢，為更好的提升企業辦公自動化管理，加強計算機軟件的應用有著重要的意義，本文簡單分析了辦公自動化管理與計算機軟件的關系，并給出了常見計算機軟件(文字處理、通訊軟件、數據存儲軟件以及一些新興軟件技術)在辦公自動化管理中的應用，為進一步提升企業辦公質量以及辦公效率發揮其應有的作用。
關鍵詞：計算機;軟件;企業;辦公自動化;管理
一、辦公自動化管理與計算機軟件簡介
辦公自動化管理，通常是指面向企業或者機構日常運作以及管理的計算機應用。
可見，辦公自動化管理與計算機應用有著密切的關系，常見的辦公自動化軟件應具備文字處理模塊、郵件模塊、人員考勤模塊、通信網絡共享模塊以及視頻會議等模塊，另外受限于企業或者機構組織的具體業務都不盡相同，不同辦公自動化管理往往包含一些特殊的功能，例如理財公司和家政服務企業必然對于辦公自動化管理必然有著不同的要求，理財公司往往對于人員財務管理方面應更加側重，而家政服務公司對于服務對象的信息管理則更為側重。
因此，鑒于不同行業和服務對象的不同，計算機軟件的選用應符合企業業務特點，除去通用的規范性功能，還應做到軟件開放性和適應性的相統一。
二、計算機軟件在企業辦公自動化管理的應用
(一)文字處理軟件
常見的文字處理軟件有office系列、國內的WPS辦公軟件和基于web的文字處理軟件。
office系列辦公軟件功能強大，尤其是word、ppt、excel這三個組件的應用最為廣泛，另外office系列還提供了小型的數據庫access，也為辦公自動化管理提供了諸多方便，由于office與windows操作系統都出自Microsoft公司，因此office有著良好的兼容性和拓展性;國內WPS軟件相較于office系列，同樣提供了強大的文字處理功能，并且其體積相對較少、占用的內存小同時有免費版本，在國內的辦公軟件占據了很大的市場份額;除此之外，還有一些web類型文字處理應用，如常見的FCKeditor，不需要計算機系統提供額外的軟件支撐，僅僅只需要有瀏覽器即可進行文本的操作，但其功能相對于上述兩種處理軟件相對不足，對于一些復雜的編輯任務往往難以勝任。
文字處理軟件在企業辦公自動化方面有著重要的意義，一方面，利用文字處理軟件能夠極其方便的進行文字編輯、排版、校對、打印;另一方面，文字處理軟件占用的存儲空間較小，通過便攜式的移動存儲空間即可進行文件的轉存、備份等工作，有利于工作效率的提升。
總之，作為辦公自動化管理最為常見的計算機軟件――文字處理軟件，是提高辦公質量、提升辦公效率、無紙化辦公的重要工具。
(二)通訊以及網絡共享軟件
通訊軟件也是辦公自動化管理常見的計算機軟件，如傳統的E-Mail電子郵件軟件、企業QQ以及IPMsg即時通訊軟件等都是常見的進行信息溝通的應用軟件，尤其是一些跨地區、跨國家的大型企業，E-Mail作為一種廉價的企業通訊工具被廣為應用，IPMsg類的軟件則更是進行企業內部進行交流的通訊軟件，這類應用軟件，除了文字信息的發送，同時還具備文件共享、遠程協助等功能，對于信息及時溝通、提升辦公效率都有著非常大的優勢。
另外，一些企業還提供了文件傳送服務應用如FTP、版本控制應用SVN等計算機軟件，企業員工通過簡單的操作能夠獲取企業共享的文件;另外，隨著云計算技術的快速發展，一些基于云平臺的應用，如云盤等軟件，也使得辦公文件存儲更加方便，為了提升數據的安全性，許多企業搭建了的私有云集群，為企業更加高質量辦公奠定了堅實的軟件基礎。
(三)數據存儲軟件
常見的企業辦公自動化管理存儲軟件大致有三種方式，第一種是利用各類軟件進行數據存儲，這種方式的優勢在于操作簡單，但是數據分析、查找等工作往往難以進行;第二種是利用數據庫進行數據存儲，常見的數據庫系統有oracle、SqlServer、mysql等，通常數據庫系統通過一定的編程軟件進行訪問如Java、.net等，運用數據庫存儲，除了節省存儲空間以外，對于數據備份、數據分析、數據安全保障等方面都有著得天獨厚的優勢;第三種是通過軟件存儲并將文件放入一定的存儲空間，如云盤、文件服務器，以便于統一管理。
這三種數據存儲方式都有自身的應用范圍，例如對于日常辦公文件起草類的數據，通過第一種方式進行數據保存就可以了，而對于日常考勤、數據報表等需要通過一定時間積累的數據則利用數據庫存儲則更為有效，對于一些歸檔文件存儲，則應采取第三種方式。
總之，在具體的企業辦公自動化管理工作中，應結合具體的辦公業務選擇軟件的應用，以便更好的服務于企業日常辦公管理。
(四)其他方面的計算機軟件應用
除了上述常見的計算機應用軟件，還有一些相對應用較少的應用軟件，如VPN應用軟件，應用VPN技術可以使得在外地出差或者集團企業進行極其方便的進行會話管理，VPN類軟件相對安全，廉價，再加之視頻會議軟件能夠進行及時有效的信息轉達和公司企業決策傳達。
另外，隨著無線網絡的發展，一些基于無線網絡的應用也在企業自動化辦公管理過程中發揮著重要的作用，例如，微信、騰訊QQ等，利用該類軟件，可以靈活的進行各類終端設備文件傳輸、信息交換，對于提升辦公效率有著重要的作用;除此之外，一些NFC碰觸式應用通過手機接觸就可以實現員工考勤簽到、二維碼掃碼應用等都是新興的辦公自動化軟件。
當然，還有一些軟件公司推出了具有通用功能的辦公自動化軟件，盡可能的為企業辦公提供了一站式的解決方案，企業可以根據自身的需求進行合理的選擇。
綜上所述，豐富多彩的計算機軟件為企業實現辦公自動化管理提供了多種選擇，企業應結合自身的實際情況進行各類軟件的組合應用，努力做到工作效率、工作質量以及軟件成本多方面的統一性。
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