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2015中文商務(wù)信函格式范文
中文書信內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應(yīng)過(guò)渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。
1、稱呼 稱呼是寫信人對(duì)受信人的尊稱，主要依據(jù)相互間的隸屬關(guān)系、親疏關(guān)系、尊卑關(guān)系、長(zhǎng)幼關(guān)系等而定，一般都用“敬語(yǔ)+稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經(jīng)理”、“親愛(ài)的劉主任”、“尊敬的董事長(zhǎng)先生閣下”等。對(duì)某些特殊的內(nèi)容或與境外華文地區(qū)的人員往來(lái)還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經(jīng)理海成先生臺(tái)鑒”、“親愛(ài)秘書明玉小姐雅鑒”等等。 (頂格寫，后面加冒號(hào)。)
2、啟詞 啟詞是信文的起首語(yǔ)，可有多種表示法。如問(wèn)候式的“您好”、“別來(lái)無(wú)恙”;思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國(guó)半載，諒諸事順?biāo)?rdquo;等;贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等;承前式的“上周曾發(fā)一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對(duì)象，不論內(nèi)容，一律以“您好”為書信之啟詞，實(shí)在極不恰當(dāng)。此外，公務(wù)書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經(jīng)、茲介紹、茲定于”;“頃聞、頃悉、頃獲”;“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據(jù)了解、據(jù)報(bào)、據(jù)查實(shí)”等一系列公文用語(yǔ)，以提領(lǐng)全文。(在稱呼下面另起一行，前空兩格!)
3、正文 正文是書信的主體，是書信能否達(dá)到寫信人理想效果的關(guān)鍵。一封信可以專說(shuō)一件事，也可以兼說(shuō)數(shù)件事，但公務(wù)書信應(yīng)該一文一事。正文要清楚、明了、簡(jiǎn)潔，并注意情感分寸，不應(yīng)有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。 (在啟詞下面另起一行空兩格。)
4、酬應(yīng)過(guò)渡 正文結(jié)束時(shí)，可寫幾句酬應(yīng)性的話作為全文的過(guò)渡。如“我方相信，經(jīng)過(guò)此次合作，雙方的友誼將有進(jìn)一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問(wèn)候”等等。也有用公務(wù)書信的常用結(jié)語(yǔ)過(guò)渡，如“特此函達(dá)、特此說(shuō)明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達(dá)”，也有“特此鳴謝、敬請(qǐng)諒解、尚祈垂察、務(wù)請(qǐng)函復(fù)、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協(xié)辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。 (過(guò)渡一下更符合禮儀規(guī)范)
5、祝頌詞 書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關(guān)系各有不同，書信內(nèi)容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠(chéng)祝生意興隆”等等，有時(shí)，往往用簡(jiǎn)單的一兩句話，寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)。”同時(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語(yǔ)一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。
6、簽署 書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個(gè)姓氏或習(xí)慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經(jīng)理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經(jīng)理王富成”或者 “××公司辦公室秘書李倩”、“××部業(yè)務(wù)員劉震”等。今天，許多書信都以計(jì)算機(jī)制成，但即使已打印了姓名，仍應(yīng)再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠(chéng)意。對(duì)某些特殊對(duì)象，署名后應(yīng)有具名語(yǔ)，如“謹(jǐn)上、謹(jǐn)呈、敬述”等，以表示對(duì)受件者的尊重。 (通常中文信函寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商務(wù)信函也可靠左)以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。
7、日期 日期明確本是應(yīng)用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項(xiàng)。日期必須準(zhǔn)確，表現(xiàn)出寫信人的負(fù)責(zé)態(tài)度，而萬(wàn)一記錯(cuò)日期，也許會(huì)因此而誤事。(寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)
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