商業信函不同于文學創作。文學作品忌顯不忌隱，忌直不忌曲，而商業信函應清楚明確，不隱不曲。商業信函的寫作要求是：

　　

　　1)主題突出，觀點明確

　　

　　商業信函是為開展某項商業業務而寫的，具有明顯的目標。信文內容應緊緊圍繞這一目標展開，不要涉及無關緊要的事情，以免沖淡主題；也不必象私人一般信函那樣，寫入問候、寒喧一類詞語。向對方提出的問題要明確，回答對方的詢問也要有針對性，不能答非所問，或故意繞彎子，回避要害。鑒于商業信函往來涉及經濟責任，所談事項必須觀點明確，交待清楚。例如答復對方訂貨要求時，必須將供應商品的規格、性能、供貨日期、價格與折扣條件、交貨方式、經濟責任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后糾紛。

　　

　　2)面向對方

　　

　　為促進雙方經銷往來，信函應給對方一個好的印象。因此，在寫信之前，要設身處地想一想：對方的需要：對方的處境、利益與困難；如何在互惠互利的前提下盡可能考慮對方的需求，還要考慮對方的地位、身份、專業知識、文化程度，接受能力等，使對方正確理解信中所談內容。

　　

　　態度誠懇是指信文內容應實事求是，不要夸夸其談，弄虛作假。同時即使對方提出的要求不能接受，也應用委婉地語氣加以解釋，以求保持良好關系，不致損害以后的買賣來往。

　　

　　3)實事求是，謙恭有禮

　　

　　經商往來要求實事求是，遵守職業道德，維護企業與個人的信譽，不得蓄意欺騙對方或設下圈套誘使對方上鉤，以謀求不正當利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話，而是要尊重對方，講究文明禮貌。例如，收到對方來函，應盡快給以答復，拖延回信的做法是不禮貌的。

　　

　　4)結構嚴謹、首尾圓合

　　

　　結構嚴謹，要做到這一點應在動筆之前，首先把所要寫的內容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結構松散，首尾脫節。

　　

　　商業信函的特點是開門見山。可在信的開頭直接進入主題而不落俗套。在信的結尾可提出各種希望等。

　　

　　5)語氣平和，用詞準確

　　

　　為了達到買賣往來的目的，注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業信函的語氣要平和，要平等相符，不得用命令或變相威脅的語氣，要做到不卑不亢。

　　

　　用詞要準確，不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當或不準確，常常會使對方引起誤解，甚至被人利用而導致一方經濟損失。例如提請對方供貨時，不要用“大量”、“許多”一類詞語，應具體說明數量。同樣，報價不能籠統地說“合理價格”或“市場價格”，而應說明具體價格為多少，用何種貨幣，怎樣結算，有沒有各種附加收費，盡量避免使用“大約”、“左右”一類詞語。答復對方的來信，最好說明那封來信的日期、內容、編號，不要籠統地說“來信收到”或“上月來信”等，因為來信可能不止一封。

　　

　　此外，信文用字應規范化，還要正確使用標點符號。

　　

　　6)清楚簡潔，注意修辭

　　

　　信文內容與形式都要做到清楚簡潔。做生意講求效率與節省時間。清楚簡潔的書信最受歡迎。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。

　　

　　商業信函以實用為宗旨，它不象文學作品那樣講究修辭，但必要的修辭也是不可少的。不通順或邏輯混亂的語句，就會影響意思的表達和信息的交流。

　　

　　最后要養成寄信前至少檢查一遍的習慣。除核實內容是否完整、事實是否準確外，還要檢查語句是否有毛病，以及檢查信件是否能為對方理解和接受，經過檢查認為滿意后，再簽名寄出。

　　

　　××敬上