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電子文檔該如何整理及存儲(chǔ)
經(jīng)了解到大學(xué)圖書(shū)館管理員很多是碩士學(xué)歷時(shí)，并專(zhuān)門(mén)研究圖書(shū)管理學(xué)，頗感震驚。私以為圖書(shū)文檔的整理無(wú)所謂花點(diǎn)時(shí)間和心思，不至于有專(zhuān)門(mén)的學(xué)科和工種。而后，逐漸了解到無(wú)論是圖書(shū)、文檔、資料甚至電子文檔的整理，工作之中確有些學(xué)問(wèn)。
于管理而言，無(wú)論是資料文檔，還是生活工作，都需要花心思，做學(xué)問(wèn)。
讀了一些關(guān)于整理文件資料的文章，結(jié)合自身平時(shí)的心得，分享給各位朋友!有用取之，無(wú)用棄之。
配圖工具：百度腦圖
以下逐項(xiàng)解釋?zhuān)?/p>
整理原則
文件保存原則
重要性
并不是所有的文檔資料都需要保存。取之用之，無(wú)用丟之!
復(fù)用性
經(jīng)常使用的文件，存儲(chǔ)的內(nèi)容對(duì)工作和生活提供幫助，存!
稀有性
照片、證件資料、網(wǎng)上非常難找的文件等屬于稀有文件，存!
網(wǎng)上隨處可見(jiàn)的安裝包、文檔等文件，用過(guò)之后及時(shí)刪掉!
種類(lèi)劃分的靈活性
存在即合理。文檔資料的整理亦是如此，不必過(guò)分糾結(jié)文件的歸類(lèi)。
對(duì)不同的文件歸類(lèi)方式不應(yīng)完全一致，劃分的層次和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)是可以靈活變動(dòng)的。
在不同的時(shí)期整理資料時(shí)，也要體現(xiàn)靈活性。彼時(shí)的緊要文檔，此時(shí)或許不重要了。
當(dāng)同種類(lèi)的文檔資料數(shù)量逐漸增加，對(duì)查找產(chǎn)生影響時(shí)，及時(shí)調(diào)整。
分類(lèi)方式不能滿(mǎn)足時(shí)，可交叉使用不同的分類(lèi)方式。
定期整理的周期性
定期整理!根據(jù)不同的文件定義整理的周期，或定義文檔數(shù)量的閾值。當(dāng)文件數(shù)量超出時(shí)，或者周期時(shí)間到，花一點(diǎn)時(shí)間整理一下文件夾的資料。根據(jù)文件保存原則和靈活性原則，加以整理!
文件越多，越需要整理。根據(jù)以上原則，會(huì)極大提高文件結(jié)構(gòu)清晰度!
2.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)
建議文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)交叉使用，更清晰的了解文件結(jié)構(gòu)
歸屬方
公司
個(gè)人
親友
時(shí)間
時(shí)間段
最新
完成時(shí)限
重要性
個(gè)人
普通
私密
視頻音頻
文件大小
適用范圍
等等
以上僅是常用的一些類(lèi)目，更多類(lèi)目根據(jù)實(shí)際需求，但文件不多時(shí)，建議不要過(guò)分分類(lèi)了。
最后推薦幾個(gè)文件存儲(chǔ)工具，及個(gè)人使用建議。
電腦磁盤(pán)
C盤(pán)：系統(tǒng)盤(pán)，桌面文件盡量少，可以設(shè)置快捷方式到文件夾。
D盤(pán)：存儲(chǔ)公用或普通文件資料視頻音頻等。
其它：存儲(chǔ)個(gè)人文件、私密文件等。
網(wǎng)盤(pán)
百度網(wǎng)盤(pán)：容量大，流轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)上的資料非常方便，很多視頻或大型軟件都可以保存至此。不建議存儲(chǔ)個(gè)人資料。
微云：騰訊家的云盤(pán)，容量小，微信和QQ文件都可以轉(zhuǎn)存至此，照片備份功能也不錯(cuò)，建議存儲(chǔ)個(gè)人資料和小文件。
同步工具
堅(jiān)果云：類(lèi)似于SVN，個(gè)人賬戶(hù)的資料共享，差異化存儲(chǔ)。非常適合存儲(chǔ)工作相關(guān)的文件，資料。多終端方式，PC端、手機(jī)端都很好用，查看文檔資料非常方便，擴(kuò)展也較多。
OneDrive：微軟自家的同步盤(pán)，有點(diǎn)很多。缺點(diǎn)只有一個(gè)：有時(shí)同步會(huì)慢一些，畢竟是國(guó)外的軟件。。。
筆記類(lèi)工具
印象筆記：推薦使用!多標(biāo)簽和多文件夾，多對(duì)多的方式，且搜索到筆記的具體內(nèi)容，方便查找。缺點(diǎn)：普通用戶(hù)只能同步兩個(gè)終端，第三個(gè)以后的終端需要重新登陸，并下線(xiàn)一個(gè)。
有道云筆記：網(wǎng)易出品，必屬精品!界面簡(jiǎn)潔，文件夾豐富，一對(duì)多的方式。缺點(diǎn)：有時(shí)會(huì)有廣告。查找筆記不是特別方便，需要記住所屬的文件夾。
OneNote：第一個(gè)使用的同步工具，后來(lái)因?yàn)橥降膯?wèn)題，放棄了!適合單終端，畢竟國(guó)外的軟件，同步起來(lái)不穩(wěn)定。
手機(jī)備忘錄：方便好用，建議記錄一些隨筆或零散的筆記。
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