初探高校基建檔案管理工作

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　　摘要:基建檔案是建設項目規劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的歷史記錄。高校基建檔案管理好壞,直接關系到工程的質量,關系到高校教學、科研等各項工作的開展。

　　關鍵詞:高校;基建檔案;初探

　　普通高校擴招以來,高校的基本建設發展迅速,其間,形成了大量的基建檔案。基建檔案是建設項目規劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件,詳細記載著建筑物、構筑物、地下管線敷設等建設活動內容。高校基建檔案管理的好壞,直接關系到工程的質量,關系到高校教學、科研等各項工作的開展。有序地管理好高校基建檔案,既是建筑建設工程本身的需要,也是做好高校總體工作的要求。

　　一、高校基建工程檔案的內容

　　(一)綜合性文件。主要包括上級批準文件;計劃任務書;工程地質、水文、氣象、地震等文件資料;征地、拆遷安置等文件資料;項目的方案及初步設計文件資料;規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書;工程竣工驗收及質量鑒定文件資料;工程竣工結算及其審計報告等文件資料等。

　　(二)土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件。主要包括開/竣工報告;圖紙會審、設計變更及材料代用單等文件材料;項目的施工組織設計;監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等;原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料;混凝土、砂漿等配合比及試驗報告;工程質量檢驗及評定文件材料;工程質量事故記錄及處理的文件材料;施工技術總結等。

　　(三)竣工圖。主要包括總平面布置竣工圖;室外各種管線竣工圖;建筑工程竣工圖;裝飾工程竣工圖;結構工程竣工圖;給水、排水工程、強電弱電工程、通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖等。

　　二、基建檔案在高校管理中的作用

　　(一) 為高校規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據 。基建檔案是一種特殊的信息資源,任何基本建設缺少基建檔案,就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展,為高校規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據,也對高校總體發展發揮著重要作用。還為歷史查找、產權查證、經濟糾紛等提供依據。

　　(二) 對推動高校可持續發展具有十分重要的意義。高校基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料。這些檔案既為高校的建設、維修、管理、改擴建服務,又為高校的教學和科研服務。所以,做好基建檔案管理工作,對推動高校可持續發展具有十分重要的意義。

　　三、高校基建檔案管理存在的問題

　　(一)檔案管理意識不強。領導和檔案人員對高校基建檔案重要性認識不夠,基建檔案管理工作力度不強。基建檔案管理人員流動性大,不穩定,使得基建檔案資料流向不清,檔案管理職責不明。另外,由于基建工程和檔案管理的專業性,工程人員和檔案人員均有相應的專業和技術知識不足,使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。

　　(二)檔案材料不完整。檔案材料不完整是高校基建檔案管理存在的主要問題。雖有基建檔案歸檔率較好的項目,但歸檔率較差的項目不少,甚至很多工程項目竣工后沒有檔案材料,或只有工程主體檔案,沒有配套工程檔案。

　　(三)管理模式不統一。從檔案管理機構上看,有的高校成立了專門的檔案室,基建檔案管理較好,有的高校則不然,基建檔案由業務部門代管或由文書檔案員兼管,形成的檔案材料五花八門。

　　(四)缺乏專業基建檔案管理人員。檔案管理人員專業素質不完備,既缺乏檔案管理業務知識,又缺乏相關的基建業務知識,難以適應工作需要。

　　四、加強高校基建檔案管理應該采取的措施

　　(一)樹立基建檔案管理意識。工程建設中普遍存在著對檔案管理工作不太重視的情況,到工程完工即將交工驗收時,才開始整理,這給檔案整理帶來很大難度。所以,高校的領導、基建主管部門、檔案部門、項目具體負責人員,均要樹立基建檔案管理意識,自上而下重視基建檔案的收集、整理和使用。

　　(二)建立健全基建檔案管理制度。為了加強對基建工程建設各階段檔案資料的有序管理,檔案部門、基建主管部門在項目建設初期就應按照有關規定,制定相應的檔案管理制度、措施, 規范檔案資料的收集、整理。

　　(三)嚴格驗收基建項目檔案資料。基建工程竣工驗收時,檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照基建工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,務必使得竣工材料做到真實、完備,歸檔范圍符合要求,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

　　(四)強化檔案材料編制工作。按照標準編制基建檔案材料,是施工單位最基本的業務條件。 基建部門必須要求施工單位明確責任,加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練,不斷提高編制基建工程檔案材料的業務水平。

　　(五)充分利用現代化手段,多角度、多層次開發基建工程檔案信息資源。大力推行縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在基建檔案中運用。主管部門還應有效利用計算機資源,建立檔案檢索系統,提高檔案管理水平和檔案利用效率。

　　(六)及時記錄傳遞和變更。在管理過程中,頻繁傳遞和變更,容易使檔案的完整性、有效性發生變化,檔案管理部門要及時對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄,才可能有效地了解檔案的來龍去脈,防止其丟失、損毀、失效,確保檔案的完整性和有效性。

　　綜上所述,做好高校基建檔案的管理工作意義非凡,通過對基建檔案的收集、整理、開發和利用,必定為高校的基本建設,為高校工作的全面開展做出重大貢獻。

　　參考文獻

　　[1]鐘敏.加強高校基建財務管理的實踐與思考.湖南科技學院學報,2005.(7).

　　[2]賈樹良.高校房產檔案信息化建設存在的問題及對策.遼寧工程技術大學學報,2009.(2).

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