高校學生檔案管理創新研究論文

　　高校的核心任務是培養人才，而大學生檔案管理是實現人才培養的重要途徑，它直接關系到畢業生的就業，已經成為畢業生就業的重要依據，面臨著向人事檔案的轉型，為人事檔案的形成和管理奠定的基礎。隨著高校擴招的不斷深化，學生檔案管理員面臨著龐大的工作量，為學生檔案管理工作提出了新的挑戰，為了使學生檔案管理工作適應新形勢的發展需求，要對其進行不斷的創新，這對于促進大學生就業有著重要的現實意義。

　　高校學生檔案又分為臨時檔案和終身檔案。臨時檔案是學生在校期間臨時建立的，記載著學生各種表現的檔案，其中記載著學生的成績和平時的表現，以及思想政治、入黨情況、處分決定和認識評價等信息，在學生畢業時其中部分內容也會歸入到終身檔案之中，對就業也起到決定性作用;終身檔案是學生在入學時由招生辦提供的，或者學生畢業由原畢業學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案資料。

　　1高校學生檔案管理面臨的挑戰

　　1.1管理機制不健全

　　其主要表現在負責管理學生檔案的部門不夠明確，學生工作處、檔案館、招生就業處、各院系、人事部門都可以成為學生檔案的管理部門，由于無專人負責，使學生檔案管理工作不夠規范，勢必會影響學生檔案管理的效率。學生檔案高校檔案的生成部分雖然對學生就業起到至關重要的作用，但并沒有引起學校和領導的重視，沒有相關的制度對其進行約束和規定，造成學生檔案收集、整理過程不標準、不準確、不完整，最終不能成為單位進行人才選拔的依據，不能發揮其自身的作用。

　　1.2管理方式不完善

　　高校學生檔案管理包括集中管理和分散管理兩種管理方式。集中管理是指由學生工作部門或人事部門安排專職人員對學生檔案進行統一管理的方式;分散管理是指由學生所在的院、系或科辦公室負責學生檔案的管理工作的一種管理方式。但普遍存在一個弊端，就是通常是在大學生畢業即將離校時才能將其檔案整理出來，事實上畢業生就業準備已經在前一個學期就開始了，這不僅給學生檔案管理工作增加了壓力，使學生檔案不能發揮其應有的使用價值。隨著“雙向選擇”就業模式的展開，很多單位開始走進學校舉辦招募活動，除了要對學生進行而試和筆試外更重視學生檔案材料的查閱，但由于大多數高校采取分散管理方式而且沒有做好檔案整理工作，所以不能及時地提供畢業生的檔案資料，不僅影響了單位對人才的選擇，也阻礙了學生的就業發展。

　　1.3存在學生檔案利用滯后的現象

　　通常學生檔案一直堅持著檔隨人走的原則，學生檔案資料在畢業生尋找工作過程中并沒有起到一定的促進作用，更多的畢業生在與單位簽訂協議書后才將檔案材料寄給用人單位，失去其自身應有的作用。另外，隨著就業方式和就業觀念的轉變，很多學生畢業后直接進入單位，甚至不需要學生檔案，也沒有將學生檔案取走，出現了人檔案分離的現象。由于學生檔案在利用上存在滯后的缺陷，使畢業生為了推薦自己在自薦材料中隨意夸大自己.使資料失去了真實性和準確性。影響單位對人才誠信度，多以“試用期”的形式對畢業生進行考察，從而影響了畢業生就業市場的公平性。由于高校對于學生檔案跟蹤工作做的不到位，使學校在教學內容改革、教學方法創新、課程調整等方而失去了重要的參考依據，使學校專業設置不符合社會需求，最終造成了人才供需結構性失衡，影響了高校的競爭力。

　　2學生檔案管理的創新途徑

　　2.1增強相關部門對學生檔案管理的認識

　　首先高校的領導和管理部門要認識到學生檔案管理的意義和重要性，檔案材料從收集、整理、變更到歸檔要涉及到很多管理部門，所以要加大宣傳力度，通過多種渠道，運用多種手段宣傳學生檔案管理工作的重要性，讓各部門都重視學生檔案管理工作，引導學生檔案意識，認清學生檔案的價值，從而有效地保證檔案的準確性、時效性和完整性，為畢業生的就業營造更好的就業環境，提供人性化的優質服務。

　　2.2不斷創新檔案管理模式

　　要提高高校學生檔案的利用價值，使其為單位人才選拔、考核畢業生、崗位任用提供真實可靠的信息依據，為畢業生順利就業提供使得的服務。同時學生檔案管理人員要擁有一定的超前意識，在認識到學生檔案資料的特殊作用時要改變傳統的歸檔管理方法，從學生入校開始做好學生檔案的建檔工作，并提前一學期整理出學生的檔案，避免在學生畢業時發生漏裝、錯裝、轉遞不及時、信息不準確等情況另外，還要建立一大完善的學生檔案管理體系，使檔案的形成、流轉的整個過程走向規范化，目前保證的學生檔案資料的完整性和系統性，也提高了學生檔案資料的利用率和使用價值。在檔案收集階段，高校學生檔案管理人員要通過多渠道主動向學生所在院系和建檔部門協商和溝通，使學生的檔案內容更加豐富多樣、完整全面。在學生發生入黨、處分等情況時要對其進行如實地記錄并及時歸檔，保證學生檔案的準確、科學、合理和時效，使高校學生檔案管理工作更加科學化、規范化。高校還要積極地學習和借鑒先進和管理技術和方法，有計劃、有步驟地建立學生電子檔案，并做好分類歸檔工作，使畢業生的詳細資料能夠準確、全而地反映出來，即方便查詢也方便使用，還要方便信息傳遞以提高檔案信息的利用率。

　　結論

　　要不斷地提高學生檔案管理的服務水平和能力，根據實際情況不斷改革高校學生檔案的管理模式，使其即方便了學生的就業，又展現了人才競爭的公平性和人才管理的合理的性，為單位選拔合適的人才提供準確的參考依據，并加強對畢業生檔案信息資源的開發力度，提高畢業生檔案信息的利用率，從而提高學生的就業率，使高校的學生檔案管理部門充分地發揮服務人才、服務社會的作用，即大大的提高了檔案的使用價值，又促進了高校畢業生就業工作的順利展開，同時又為用人單位、社會和國家提供人性化的服務，從而也起到了增強高校競爭力的作用。

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