事業單位檔案管理的電子檔案管理

　　事業單位檔案管理的電子檔案管理【1】

　　【摘要】本文主要對事業單位檔案管理中逐漸發揮重要作用的電子化檔案管理方法進行探究，以期能對事業單位的檔案管理工作提供幫助。

　　【關鍵詞】電子檔案;事業單位;檔案管理

　　隨著計算機科學技術不斷的發展和國家“互聯網+”政策的推廣，我國事業單位檔案管理模式開始有所轉變，傳統的紙質記錄的模式已經逐漸轉化為電子式的檔案管理體系，并開始逐漸占據主要地位。

　　事業單位在對檔案進行電子信息化管理后，檔案管理者的工作效率有所增加，事業單位的檔案保管時間也有所增長，同時也減少了檔案儲存的空間占用量。

　　但在實踐的過程中仍要把握電子檔案的優勢也要注意規避其缺點，通過在電子檔案的管理過程中進行不斷地實踐探索，逐漸提升電子信息化的辦公效率，進而發揮事業單位的電子檔案管理的工作效率。

　　一、電子檔案管理闡述

　　如今，我國許多行政事業單位的檔案管理已經實現了電子信息化，帶動了事業單位的工作效率的提升。

　　在事業單位中，事業單位的工作人員只要錄入相應的信息資料，電腦就會對數據進行處理，最終形成電子文本的形式，通過電腦的后臺運行后，將電子文本中的一系列內容整理成數據。

　　不僅有利于事業單位工作人員對檔案進行系統化管理，同時也能夠方便檔案查詢人員對于個人所需資料的查詢工作。

　　也還有利于行政事業單位之間的不同部門之間的協調工作，從而幫助事業單位的快速高效工作奠定良好的基礎。

　　二、事業單位使用信息化檔案管理的好處

　　傳統的電子檔案管理工作要求事業單位工作人員通過用筆記錄的方式進行，因此，在工作量比較大的時候就會出現浪費時間、效率低下等狀況，此外，由于紙質的檔案在管理過程中會受到天氣的影響，如受潮等。

　　為了進一步提升事業單位工作人員內的工作效率，在互聯網信息發展迅猛的條件下，事業單位也及時對于檔案管理工作進行改革，將計算機信息化技術應用到事業單位檔案管理工作當中，從而形成了檔案管理的自動化，工作人員的工作效率同時也得到了一定程度的提升，檔案的利用效率也得到了顯著的提高，由此可以看出檔案管理信息化的優勢。

　　1.減少了事業單位的檔案管理時間。

　　在事業單位電子檔案管理過程中，通過應用信息化技術，電子檔案的歸檔工作更加方便快捷，檔案管理的繁榮的工作也變得輕松，即有所減少。

　　電子檔案的隨機管理也開始由立卷工作轉變為隨時整理，也實現了檔案的及時歸檔。

　　2.提升了事業單位的檔案管理效率。

　　檔案管理的目的在于為人們提供更方便資料查閱方式，檔案管理的信息化有效的實現了這點。

　　工作人員有閑暇時間處理其他的工作任務，而資料查閱人員也不再像以往那樣工作效率低下，因此其是一種雙贏的策略。

　　三、事業單位實施電子檔案管理過程中保有的問題

　　1.電子檔案管理過程中不能按照規范操作。

　　在日常的檔案管理工作過程中，將一些重要的檔案存貯解釋隨意存放，使之不能得到有效的保護，極易發生重要資料泄密，甚至所保存的檔案文件丟失的情況。

　　此外，信息的備份工作也存在疏漏。

　　備份管理工作中，一些數據和文檔的備份存在不明確、不分類、難編排、輕介質的情況，備份工作中幾個重要的點都缺乏統一的要求和規劃，這對于事業單位檔案管理的電子化產生了巨大的阻礙。

　　2.電子檔案管理實施時不能保證安全。

　　事業單位檔案和備份的安全性是檔案管理工作的重點，如果不能妥善處理將對管理行為產生巨大影響。

　　因此，事業單位檔案管理工作的安全性，尤其是電子檔案管理的安全成為問題多發區。

　　產生此類情況主要的原因有二：第一是，相關檔案工作者安全意識不足，對于檔案信息安全性是忽視的，而且有些單位對于此類工作不重視，不能為檔案管理設置獨立的辦公區域，往往檔案管理和其他工作處于開放工作環境下。

　　甚至有些單位沒有專職的檔案管理工作人員，一位工作人員身兼數職，也是造成其工作疏忽的原因之一。

　　其二，相關硬件、軟件未能及時進行更新與維護，而且有些單位受經費限制未能及時給系統更新換代。

　　3.檔案管理人員業務素質不夠。

　　和傳統紙質檔案管理相比較而言，電子檔案管理對于檔案管理者的操作素質和業務條件的要求更高。

　　要求這些管理者具備十分全面的檔案學專業素養和較高的知識水平。

　　然而就當下的情況來看，由于相關人才的缺乏和培養方式的差異，使得多數事業單位出現了人才凋敝的現象，尤其缺乏能夠同時勝任檔案和信息處理兩類工作的復合型人才，這同樣是事業單位檔案管理電子化面臨的一個門檻性問題。

　　四、事業單位實施電子檔案管理可行性改進

　　1.嚴格按照國家出臺的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》進行科學管理和規范操作。

　　2.提高電子檔案管理人員的安全意識和相關軟硬件條件。

　　3.通過更高要求的測試和選拔，擇優從事檔案管理活動，并經常性組織學習培訓，提高電子檔案管理人員的素質。

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　　事業單位檔案管理中電子檔案的運用【2】

　　摘要：在科技發達的時代，電子檔案早已成為企業中各類信息的主要存儲形式，區別于傳統紙質檔案管理方式，電子檔案在記載與查找信息方面的優勢顯而易見，檔案管理人員全面掌握電子檔案的運用對于高效管理事業單位檔案有重要意義，本文對事業單位檔案管理中的電子檔案運用做了如下分析。

　　關鍵詞：電子檔案;檔案管理;運用

　　一、電子檔案的優勢與特質

　　(一)方便高效

　　首先，在建檔時，電子建檔比手動建檔需要更少的勞動力與勞動時間，使工作人員從枯燥乏味的工作中解脫并高效率完成工作。

　　網絡系統也為電子檔案的歸檔管理和信息利用開通“綠色通道”，使歸檔質量和檢索速度得到提高。

　　其次，利用計算機處理檔案管理工作，能夠將信息按件整理歸檔，告別以卷為單位整理檔案的方式。

　　立卷時，通過隨機管檔，變集中立卷為隨機整理立卷，將過去集中的工作量進行拆分，提高立卷管理水平，使歸檔更加及時，減少錯誤的發生，檔案檢索利用的速度大大提高。

　　(二)可以快速完善檔案

　　無論是文件補充還是漏交的文件歸檔，相比于傳統以卷分類的管理方式，計算機管理按件存儲的方式，更利于檔案管理人員快速添加或刪減檔案。

　　計算機檔案管理避免了傳統檔案拆開重新整理的繁瑣程序，只需要在計算機上更改檔案目錄即可，可行度高，輕松解決文件堆積的問題，既可以節約工作人員的時間，又可以滿足事業單位及時完善檔案的需求。

　　(三)保密性和快捷性

　　計算機管理檔案，可以查閱單份文件，查閱快捷。

　　而傳統的檔案管理，利用者想要查閱文件必須整卷打開，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是絕密文件。

　　(四)電子檔案管理對檔案管理有著重要的意義

　　計算機管理檔案和傳統檔案管理相比較，在檔案的質量上有明顯不同。

　　傳統紙質檔案，每個立卷人理解方式都不同，這一點直接導致檔案質量水平參差不齊，不便于日后對檔案的利用。

　　傳統檔案歸檔需要大量人工操作，浪費很多時間，時間不合理分配使管理人員只能耗費大量時間歸檔，而編研工作停滯不前。

　　電子檔案管理就不存在這樣的問題。

　　電子檔案管理能幫助檔案管理人員高效高質量的完成工作，使檔案在利用時發揮更大的價值，讓檔案管理人員有時間去加強其他業務。

　　二、電子檔案在事業單位檔案管理中可能存在的問題

　　(一)電子檔案認識的局限性

　　目前很多檔案管理者對電子檔案的認識仍然只停留在表面，對電子檔案沒有統一的認識，進行電子檔案管理工作時還存在很多問題。

　　(二)檔案管理人員方面問題

　　檔案管理人員素質高低直接接影響到工作質量，因此事業單位檔案管理人員在思想水平和工作能力上都應盡力提高，管理人員在具備較高政治思想的同時還應該擁有微機理論知識和實際操作相結合的工作能力，展現出電子檔案管理的工作特點和優勢。

　　目前，在很多事業單位中，頻繁的人員變動與較大的工作量，影響了檔案管理人員工作效率，電子檔案管理工作也因此不能長期穩定發展。

　　(三)電子檔案安全方面的問題

　　計算機網絡帶動了科技同時也給不法分子提拱了犯罪平臺，電子檔案管理依賴于計算機網絡系統，計算機網絡將檔案分類管理的形式雖然比紙質檔案管理更方便快捷，但是存在更大風險，在計算機將文件傳送或接收過程中，很容易被病毒侵入，病毒會截獲文件或更改文件信息。

　　全國有很多關于電子檔案內信息被竊取的報道，這是使用電子檔案時需要引起重視和盡量避免的問題。

　　(四)檔案管理方面的不足

　　電子檔案的存放載體與紙質檔案的載體不同，檔案管理人員習慣于傳統的以紙為載體的紙質檔案，并能存放好紙張，而很多檔案管理員現在還不能完全適應電子檔案，對于U盤等電子檔案的載體不能充分認識，隨意對待這些存儲工具。

　　(五)電子檔案的保存與標準化進展問題

　　電子檔案雖簡單方便，但使用電子檔案的相關部門并沒有為大量電子檔案的存儲做好充分的準備，保障電子檔案長久安全完整的措施還有待提高。

　　很多事業單位，根據單位需求隨意建立電子檔案，使電子檔案距離規范化和標準化的目標還有很遠。

　　三、事業單位的電子檔案管理問題解決方案

　　(一)加強檔案管理人員素養，合理改進工作方式

　　首先，檔案管理人員需要進行專業知識的培訓，更加全面掌握電子檔案的要領。

　　其次，管理人員可以制作電子版和紙質版兩種內容相同的檔案，一起歸檔。

　　(二)改善管理方式，培養檔案管理人員

　　電子檔案管理決定了工作人員需要極高的工作素質和豐富的工作經驗。

　　首先事業單位領導人需要合理控制工作人員的流動性，確保檔案管理工作有條不紊的進行。

　　其次，檔案管理人員需要通過不斷的學習和實踐提高自己的工作能力，并且全面掌握與工作相關的技能，成為綜合型人才，并且能對電子檔案管理發展過程中出現的問題應對自如。

　　(三)健全保障機構，保證電子檔案的安全

　　首先，完善的規章制度是事業單位持久發展的根本。

　　檔案管理部門也需要制度維持運轉，加強各部門電子檔之間的聯系與溝通，提高電子檔案的靈活性，便于檔案集中管理。

　　其次，檔案管理人員需要采取一系列安全保障措施，比如在計算機上安裝殺毒軟件，防火墻等，防止信息泄露。

　　最后，嚴格監控檔案的使用，對于絕密文件，要建立相應的跟蹤監控系統，防止重要文檔丟失或被竊取。

　　(四)加強電子檔案的管理

　　檔案管理人員需要完全掌握常用的電子檔案存儲載體的使用方法，如U盤，光盤等，加強電子檔案保護意識。

　　(五)改善管理環境，規范檔案管理

　　首先，事業單位應該以設備投入為主要方式，配合創新的思想。

　　創建既符合本事業單位的檔案管理特點，又能高效的分類保存事業單位的電子檔案，加速檔案現代化標準化管理。

　　其次，有關部門應該推出統一檔案管理軟件，規范電子檔案格式，使電子檔案使用起來更加方便，同時節約人力物力等各方面資源，提高工作效率。

　　對于資金不足的事業單位，應盡力協助其全面發展。

　　四、結語

　　隨著科技不斷發展，電子檔案為人們帶來的便利也越來越多，雖然電子檔案目前存在的許多問題，但仍然值得推廣使用，解決電子檔案管理系統規范和統一的問題是一個緩慢的過程，需要有關部門和檔案管理人員的共同努力。

　　完善后的電子檔案管理終將為事業單位創造更大的價值!

　　【參考文獻】

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