學生檔案信息化管理論文
1中職學校學生檔案管理的現(xiàn)狀
1.1中職學校對檔案信息化不重視，投入少中職學校對學生檔案的管理還停留在手工紙質模式，對信息化管理認識不夠，對信息化管理硬件和軟件都投入不夠。學校在資金和技術上對學生檔案管理支持力度小。
1.2學生檔案管理方式落后，信息化進程緩慢目前很多中職學校對學生檔案管理還是手工紙質操作管理模式，造成了檔案管理手段落后、水平較低、查找時間長，難以適應現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需要。要想解決這些問題單靠增加檔案管理人員是不現(xiàn)實的。必須借助信息化的電子工具管理學生檔案，才能使學生檔案管理規(guī)范、科學、系統(tǒng)、高效。
1.3缺少專職檔案管理人員，管檔人員缺乏信息化管理技術學生檔案管理人員多為兼職，兼職學生檔案管理人員由于接受專門的學生檔案管理的培訓較少，而且其他工作較繁雜，他們一般難以實現(xiàn)學生檔案的信息化管理。檔案管理只停留在簡單的手工查找的階段，這種傳統(tǒng)的工作方式工作量大、時間花費長、工作效率低下、管理成本極高，不適應現(xiàn)代學生檔案管理的要求。隨著中職學生數(shù)量的增長，這就要求學生檔案管理工作實現(xiàn)信息化。
2中職學校學生檔案信息化管理的措施
2.1更新觀念、轉變思想中職學校學生檔案的信息化，主要是學校領導要更新觀念，提高對檔案信息化管理工作重要性的認識。中職學校要建立學生檔案信息化的新理念,做好宣傳工作，更新相關人員的思想認識。學校要加大投入，增配軟、硬件設施，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件。
2.2學生檔案信息化管理的建設學生檔案是學校檔案的一部分，是學生的重要信息材料。用人單位、學校、學生本人經常需要查詢學生檔案，而傳統(tǒng)的查詢方式不僅浪費時間，而且有時會發(fā)生檔案查找不到的情況。為了解決這些問題，檔案信息化建設勢在必行。學校應用掃描儀、計算機和網絡把學生檔案以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據格式錄入計算機，以備查找，防止丟失。通過專用軟件將學生檔案中的錄檢表、學籍冊、畢業(yè)生審核登記表、畢業(yè)生派遣花名冊等分類編目、排序。在實行分類后，檢索時可依據不同內容快速查找到相關材料信息。學校要配備電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務。在此基礎上，建立檔案查詢系統(tǒng)庫，分析學生檔案查找利用較多材料，有針對性的優(yōu)先這些數(shù)據，提高檔案的利用率。
2.3檔案管理人員的建設檔案信息化建設，首要的是管檔人員的素質建設。檔案信息化需要檔案人員具有較高的計算機操作技能、網絡技術知識。因此，檔案人員必須提高業(yè)務知識，掌握計算機技術和網絡技術，以適應中職學校學生檔案信息化建設的要求。學校應安排一些系統(tǒng)的、專業(yè)性強的培訓。舉辦專題培訓或研討，有針對性的提高信息化業(yè)務水平。有條件的學校要提供檔案人員參與檔案信息化軟件的功能開發(fā)工程。只有檔案人員參加才能設計出滿足中職學校學生檔案信息化實際需要的軟件。檔案人員要加強思想素質建設，這是做好學生檔案工作的關鍵。檔案人員要始終堅持和弘揚埋頭苦干、無私奉獻、艱苦拼搏的工作作風，樹立終身學習的理念。同時，學校應關心檔案人員的工作條件和工資待遇，提高檔案人員的待遇，解除其后顧之憂。這樣才能建立起一支業(yè)務技術過硬、思想素質過硬、長效發(fā)展的檔案管理人員隊伍。面對日益龐大的中職學校學生檔案，規(guī)范學生檔案信息化管理與利用，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、利用服務網絡化勢在必行。隨著信息技術的發(fā)展，紙質檔案的主導地位必須讓位于電子檔案，才能更好的適應社會的發(fā)展，更好的為學生提供服務。
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