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知識管理背景下檔案知識共享的思考論文
在知識管理時代里，知識作為資本的一部分，顯然屬于競爭性資源。資本是逐利的，每個人都想獲得更多的知識資本，為成功增加更多的籌碼。檔案是知識的一種形式，但是檔案相對于其他形式的知識而言，卻具有更多的公共性和共享性，這也是檔案知識共享的基礎。在知識管理的背景下，如何在知識資本的競爭性加劇的環境里實現檔案知識的共享？這是本文所要闡述的主題。
1 知識管理下檔案知識競爭不斷加劇
學者覃兆劌從“雙元價值”的角度分析，認為檔案價值分工具價值和信息價值兩部分。前者作為一種行為方式，人類的初衷在于它的結構形式所賦予的功能被稱為工具價值;后者作為記錄或者文獻歸屬的實體，其內容的價值被稱為信息價值。工具價值是一種普遍意義的價值，而信息價值是一種個性價值;工具價值是檔案的社會屬性，信息價值是檔案的自然屬性。1969年，美國經濟學家加爾布雷斯（Galbraith，1969）提出知識資本（intellectual capital）的概念，到了20世紀90年代，管理學界出現了知識管理的提法，在知識管理時代里，檔案的工具價值由于技術和理論的發展更加彰顯，檔案的信息價值也得以更加重視。對檔案界一個最意味深長的意義在于：檔案知識競爭性加劇，知識共享成為時代追求。
1.1 知識管理下技術和理論的發展更加突出了檔案的工具價值。第一，技術發展拓展了檔案的處理空間。檔案電子化之前，對檔案的處理主要是對實物檔案的存儲，由于實物檔案本身重量大，搬運、移挪都很不方便，因此，一些重要的檔案都是重保存輕利用。而且即使被利用，開發程度也很低，僅限于復印和翻印。技術的發展帶來了知識存儲翻天覆地的變化，信息處理設備的普及極大地釋放了檔案管理的空間，檔案的生命周期得到大幅度延伸。電子化的存儲方式重新賦予了檔案管理新的職能，正如在第十五屆國際檔案大會上達成的共識一樣：檔案機構應該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術革新中起到有意義的帶頭作用。第二，知識管理理念有助于實現檔案知識的共享。知識管理強調學習、共享和組織文化，是通過吸納組織有效信息和對信息的再開發來實現組織的知識塑造，以達成組織運轉更有效的目的。檔案是知識的重要組成部分，檔案自有的公共性決定了檔案知識的共享性，特別是檔案電子化的普及為知識積累和知識共享提供了強大的技術支撐，加速了檔案知識共享的進程。
1.2 知識管理背景下檔案信息價值被更加充分認可。第一，檔案知識屬性發生改變：由文獻走向答案。知識經濟時代以前，檔案學界普遍認為檔案是“知識存貯的一種載體”，并且也已認識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進行精神再生產和物質再生產的一種智力資源”。步入知識經濟時代，知識已成為重要的戰略資源，甚至被認為是“唯一有意義的資源”。檔案知識管理不但要為用戶提供相關的文獻資料，更重要的是要為用戶千方百計地提供解決問題的答案（知識）。正如麗貝卡?巴克利所說：“我們不需要更多的文獻，我們需要的是更多的答案。 毫無疑問，關注知識服務，是檔案管理理論與實踐應該探討的問題，它將是檔案專業職能定位的新起點。”第二，電子文檔的普及擴大了檔案的內涵。電子文檔的出現使文件與檔案之間的區別極大縮小，客觀上使得檔案的內涵得到極大擴大，由此也促發了檔案界和社會對檔案知識屬性和知識價值的新思考。英國知識管理大師安妮?布魯金在《企業記憶――知識管理戰略》一書中指出，檔案資源在知識管理中的核心地位以及知識管理為檔案管理實現跨越式發展提供了前所未有的空間，能否從檔案中獲取有用的信息和資源已經成為是否具備較高學習能力和信息處理能力的標志，檔案不再是堆積在一起的泛黃的故紙，而是閃耀著智慧的資源庫。
可以說，在知識管理背景下，檔案的使用日益便利和充分，技術發展拓寬了檔案的使用空間，而知識管理理論的不斷推進使檔案知識共享深入人心。正是由于充分認識到檔案價值，更多人想從檔案中找到想要的問題答案，檔案管理者才需要不斷供給更加優質的檔案知識資源。一旦這種供給跟不上社會的需求，將會陷入一種競爭性索取的狀態，這種狀態又將放大檔案知識的價值，引發更加嚴重的索取。
2 競爭的本質
從檔案“雙元價值”的角度分析知識管理時代下的檔案價值，檔案的工具價值也即檔案的社會屬性屬于檔案利用的向度，反映了人們對檔案開發利用的程度;而檔案的自然屬性卻反映了知識的本初價值。檔案在起源上來說是人類對憑證信息的合目的的控制，這里的“控制”，強調了檔案從根本上是一種功能，人們可以借以維護憑證信息的證據力，其表現為有利于顯示其憑證價值的資源組織、價值鑒定、保管和利用;“合目的”強調了人類借助檔案功能的心理需求以及管理技術上的主觀能動性，其表現為鮮明的時代特征;“憑證信息”則是對通常定義中“原始記錄”或“原生性”的拓展。
所以，檔案的工具價值是檔案屬性的根本，而在知識管理時代下，我們需要更加放大檔案的工具價值，更加充分地開發檔案使用價值，這樣才會符合檔案的時代定位，才能在基于知識競爭的語境下獲得更多的知識。而依據對目前存在的檔案競爭性問題的分析，顯然，我們對檔案知識的開發還未到位，檔案知識供給并不能滿足人們對知識的渴望。故此，我們可以說，對檔案知識的競爭性索取，其實質是：檔案部門對檔案的開發并沒有跟得上社會需求，檔案知識供給短缺，導致無法實現檔案知識共享。
3 緩解競爭，實現檔案知識共享的建議
供給和需求是資源的必然邏輯，尤其是當知識成為資本后，對知識的追逐更加強勁。在知識管理背景下，檔案使用者或大眾需要更多的檔案知識，同時日新月異的信息處理技術也便利了檔案管理者對檔案的開發，可以說，擴大檔案知識供給順應時勢，而我們要做到的就是順勢而為。
對于檔案知識開發而言，在知識管理時代下，檔案管理者們更需要提高自身管理水平，緊跟時代要求，掌握更多的信息技術開發本領，拓寬視野，最大限度開發檔案價值，更充足供給檔案信息價值，以進一步實現檔案知識的共享。
3.1 提高檔案管理人員管理水平，契合社會需要。知識管理以前的檔案管理重點工作是保管檔案，知識管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復雜的檔案中開發出有價值的信息和知識，并加以利用和共享。檔案管理人員已經轉化為知識的提供者和篩選者，成為組織中不可缺少的知識管理者、學習資源提供者。而檔案的共享趨勢使檔案管理者由幕后站到臺前，由保管信息到開發信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識，不僅具備檔案專業知識技能，更要掌握檔案機構的歷史沿革、發展趨勢、管理流程、未來動向以及其他組織的發展動態。在對檔案的篩選利用中還要求理解社會、經濟發展趨勢，政府的政策意向和本組織運行發展的關聯性，這已經使得檔案管理人員成為一個具備發展戰略眼光、管理學知識、經濟學知識、計算機信息技術、檔案學知識的復合型人才。只有這樣，才能和社會需求的檔案管理人員的素質相契合。
3.2 重視檔案知識開發，實現知識資源供給。知識開發是利用多種處理技術對所獲取的知識進行系統的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉化為適合于組織利用的知識體系。對檔案的開發一方面要注重知識的采集，一方面注重知識的開發。對檔案知識的采集需要檔案管理人員從浩瀚的檔案資源中找到當今社會所需要的信息知識，這需要知識開發人員具備寬廣的視野、深邃的眼光和敏銳的嗅覺去采集知識，找到社會需要的檔案知識;知識開發則是對采集到的知識進行系統的分析、加工、處理、存儲、整合的過程，使無序的知識轉化為適合于組織利用的知識體系，重新發現檔案知識的價值，運用于社會。這就要求檔案管理人員緊跟時代發展要求，運用檔案管理技術和理論開發更多的優質檔案知識，實現優質的資源供給，滿足社會需求，為實現知識共享打下質量基礎。
3.3 重視用戶需求分析，是實現知識共享的保證。知識管理和信息管理最大的不同在于，知識管理重視知識與人的管理，是對用戶需求分析基礎上的主動交流、共享來實現知識創新的目的，是一種雙向的交流、互動和學習。共享的基礎是互動和交流，只有了解了社會需求，才能更好地供給資源。對于檔案的開發也是如此，自媒體時代下，互聯網思維的關鍵在于服務理念的全覆蓋，重視用戶需求分析，及時進行用戶體驗互動是贏得市場的關鍵。在當下時代里的檔案開發過程中，開發知識的前提是確認開發的知識是否需要的，只有有目的的開發才是有效的，才有可能實現知識共享。我們不光要做事，還必須做正確的事。而如何知道是否正確，就是需要分析用戶需求。
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