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關(guān)于機(jī)械電子工程檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策論文
一、檔案管理發(fā)展趨勢(shì)
工程檔案管理隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不斷規(guī)范，工程檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)是科學(xué)化、信息化、電子化。
(一)工程檔案的計(jì)算機(jī)化管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，電子檔案已經(jīng)在我國(guó)得到了普遍的應(yīng)用，并逐步走向成熟。檔案中數(shù)據(jù)和流程圖的繪制軟件開(kāi)發(fā)者已經(jīng)進(jìn)行了很好的處理，但是卻還沒(méi)有形成一個(gè)完整的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)軟件的互通應(yīng)用。檔案管理工作必須建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的一體化處理，這將是檔案管理近期的發(fā)展方向。
(二)培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。隨著全球化的發(fā)展，人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到管理對(duì)于經(jīng)濟(jì)的重大影響，管理學(xué)專(zhuān)業(yè)也日益興起，這必將會(huì)培養(yǎng)出大量的現(xiàn)代化管理人才。這樣就為建設(shè)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景中打破傳統(tǒng)的管理模式，將檔案交由專(zhuān)業(yè)的人才管理，實(shí)行現(xiàn)代化的管理模式，這就會(huì)大大推動(dòng)檔案管理的發(fā)展和作用。
二、當(dāng)前工程檔案管理現(xiàn)實(shí)中常見(jiàn)的問(wèn)題分析
(一)檔案管理方法落后，導(dǎo)致資源嚴(yán)重浪費(fèi)。目前很多建設(shè)項(xiàng)目都是采用傳統(tǒng)的方法來(lái)管理項(xiàng)目檔案，就是在資料的形成、收集、整理等平常工作中單純由人工操作和管理，這樣工作量大，工作效率低，不能很好地適應(yīng)項(xiàng)目檔案數(shù)量大和項(xiàng)目檔案利用范圍擴(kuò)大的需要。在整理方面，傳統(tǒng)方式整理竣工資料就是項(xiàng)目完工后統(tǒng)一整理，組成竣工資料編制小組，一般需要做―套紙質(zhì)檔案，一套項(xiàng)目檔案數(shù)量上千卷，需要很多紙張，造成每個(gè)單位都有龐大的檔案室，需要配備多人編制和管理，人工建目錄，占用許多資源，造成人力物力的過(guò)多利用，甚至是很浪費(fèi)。
(二)技術(shù)滯后，還未能完全達(dá)到現(xiàn)代化城市的要求。當(dāng)前工程檔案的管理雖然已開(kāi)始運(yùn)用計(jì)算機(jī)、光盤(pán)等現(xiàn)代化工具，但這些檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計(jì)算機(jī)技術(shù)加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)質(zhì)是傳統(tǒng)檔案管理模式運(yùn)用新技術(shù)的改進(jìn)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬，并沒(méi)從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質(zhì)實(shí)體檔案進(jìn)行的，對(duì)知識(shí)的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會(huì)對(duì)其新的需求。
(三)資料滯后，與飛速發(fā)展的城市建設(shè)不相適應(yīng)。這里所指的資料，不僅是工程建設(shè)資料，同時(shí)還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃?xì)獾然A(chǔ)性工程建設(shè)資料。工程竣工后，有些相關(guān)資料沒(méi)有及時(shí)送交城建部門(mén)歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的情況不明，為日后建設(shè)埋下隱患。
三、提出工程檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策
(一)多元化的信息化管理。在電子檔案管理在全面普及之前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在未來(lái)一段時(shí)間仍將存在，多元化并行的信息化管理模式也將在實(shí)踐中不斷完善發(fā)展。隨著公眾利用檔案意識(shí)的增強(qiáng)和檔案開(kāi)放力度的加大，社會(huì)對(duì)檔案需求呈多元化趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式面臨新的挑戰(zhàn)。到檔案館來(lái)翻閱檔案原件以獲取相關(guān)信息的方式將被改變，檔案館不再是簡(jiǎn)單的實(shí)體保管員，而應(yīng)成為概念、知識(shí)的提供者。為了應(yīng)對(duì)檔案信息多元化的挑戰(zhàn)，一方面需優(yōu)化傳統(tǒng)的服務(wù)方式。我們要主動(dòng)接近檔案用戶(hù)，以用戶(hù)為中心，結(jié)合城市建設(shè)的進(jìn)程，編研出信息成果進(jìn)行提供利用，利用城建聲像檔案的優(yōu)勢(shì)，用專(zhuān)主題片、照片接片等方式解決規(guī)劃、設(shè)計(jì)人員必須到現(xiàn)場(chǎng)的問(wèn)題，從內(nèi)容、形式上實(shí)現(xiàn)完全不同與以往的主動(dòng)服務(wù)。另一方面在延續(xù)面對(duì)面的服務(wù)方式的同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過(guò)在建設(shè)系統(tǒng)站設(shè)立子網(wǎng)站，努力實(shí)現(xiàn)不同服務(wù)方式之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。
(二)加強(qiáng)工程檔案的信息化建設(shè)。要?jiǎng)?chuàng)新工程檔案管理模式，首先要加強(qiáng)工程檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)。一是加強(qiáng)信息資源建設(shè)工作。努力破除“工程檔案信息無(wú)用論”、“工程檔案信息資源危險(xiǎn)論”，從文件目錄做起，將現(xiàn)有檔案數(shù)字化，并及時(shí)建立、逐步充實(shí)和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)全文全息上網(wǎng)，文件目錄上網(wǎng)，使用戶(hù)對(duì)館藏檔案有一個(gè)全面了解，以便查詢(xún)。二是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。近年來(lái)，不斷加大投入，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)配備，并實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)連結(jié)上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息快速傳輸檢索和利用。做好計(jì)算機(jī)軟件的選用和設(shè)計(jì)，從檔案管理的實(shí)際出發(fā)，綜合數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢(xún)、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，以滿(mǎn)足檔案管理的要求。三是加強(qiáng)信息化管理人才。工程檔案信息化建設(shè)，要求檔案工作者既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的檔案管理知識(shí)，還要掌握一些計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。一方面，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案干部職工的自身學(xué)習(xí)，另一方面，選拔使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的專(zhuān)業(yè)人才，提高掌握現(xiàn)代技術(shù)的整體水平。
(三)做好工程檔案的編研工作。在長(zhǎng)期的工程檔案工作中，要緊緊抓住用戶(hù)需求，從編研內(nèi)容選擇到編研成果形式，都需要?jiǎng)?chuàng)新。在實(shí)踐工作中，一是利用攝影、錄像等多種數(shù)碼處理和載體記錄城市發(fā)展，并將其編制成專(zhuān)題片、畫(huà)冊(cè)等，這種生動(dòng)、直觀、說(shuō)服力強(qiáng)的編研成果更能適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)，為處于“讀圖時(shí)代”的廣大群眾所接受。二是圍繞經(jīng)濟(jì)發(fā)展和工程建設(shè)做好編研。這應(yīng)始終是編研選題的重點(diǎn)。城市在新一輪建設(shè)中，開(kāi)展了專(zhuān)題資料匯編工作，先后匯編了道路改造工程、供熱供氣管理建設(shè)工程、“拆墻透綠”工程等專(zhuān)輯，為規(guī)劃、建設(shè)及管理部門(mén)及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員提供了極具價(jià)值的參考資料。三是體現(xiàn)出地方特色。工程檔案含有深厚的文化底蘊(yùn)，反映著不同時(shí)期的施工技術(shù)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、建筑風(fēng)格等，對(duì)現(xiàn)代設(shè)計(jì)業(yè)、建造業(yè)有極高的參考借鑒價(jià)值。
四、結(jié)束語(yǔ)
提高檔案管理科學(xué)化水平我們必須從多方面考慮，向國(guó)外借鑒先進(jìn)的管理技術(shù)、加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)、重視檔案機(jī)制的建立，將檔案管理經(jīng)驗(yàn)與優(yōu)勢(shì)相結(jié)合，提高檔案管理的科學(xué)化水平，滿(mǎn)足人們對(duì)檔案管理的需求。
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