加強企業檔案管理水平的對策與措施論文

　　作為企業檔案管理工作的重要組成部分，企業檔案不僅記載著企業經營發展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著企業經營管理過程中重要事件，成為企業歷史軌跡的再現者。隨著科學技術的發展與應用，企業檔案管理水平也不斷面臨新的挑戰與機遇，如何客觀真實全面地提供檔案信息，成為企業檔案管理工作中的新課題。

　　一、現代信息技術對企業檔案管理的影響

　　(一)現代信息技術使傳統企業檔案管理思想遭到沖擊同時，帶來巨大的革新動力。顧名思義，信息化即指依托于成熟先進的信息科技，使生產力與生產關系發生變動與調整的力量，所以，科技就是生產力便指此意。信息化的普及與利用，不僅改變了傳統思維的局限性，讓生產者獲取更大的主動權，從而更好地提高工作效率，同時，也使生產工作在一定條件下變得更加科學規范和簡捷快速。所以，在企業檔案管理信息化建設的過程中，在現代信息技術的指引下，加強和改進企業檔案管理水平，必須要把理清現代信息技術對企業檔案管理水平的異同放在首在位置進行研究，把逐步調整不適應現代信息技術條件下的落后、陳舊思想觀念的根除放在首要位置，必須要堅持開拓與創新的原則，并放在首要位置進行安排落實，只有不斷的變革與革新，才能夠找到適合現代企業檔案管理的手段和方法，而與此同時，還要從傳統企業檔案管理的不適應不符合的思維模式中解脫出來。

　　(二)現代信息技術使得企業檔案管理方式和手段更加有效，為傳統企業檔案管理措施帶來更新提高的良好機遇。現代信息技術的特點，主要呈現在于其功能集成的網絡化、信息化、智能化和社會化等特征止，這與傳統的既耗時又效率低下的傳統手段發生的翻天覆地的變化與改進，正是因為現代信息技術的得天獨厚的優勢與特征，才使得現代企業檔案管理能夠實現簡捷、高效、完整和利用充分的目標。現代信息技術也在很大程度上促使檔案的存儲載體發生變化，給檔案查找利用帶來快捷，以數字信息的形式進行存儲也為企業檔案管理與知識的共享提供了便利條件。所以，在現代企業檔案管理的過程中，加強計算機和現代檔案管理系統的開發與運用，利用精準的溫濕度控制系統和空氣干燥系統等，不僅能夠確保紙質檔案的管理質量，同時，為檔案的查找與利用提供了快捷有效的條件。

　　(三）法制不健全、標準化程度不高等成為新挑戰。傳統的文檔管理偏重于紙質文件的管理與防護，關于檔案密級、解密管理等標準不缺失等，甚至有的超過50年的檔案如何密封、何時使用等情景都沒有明確的規定，不僅造成文件管理的不便，而且對于文檔的合理利用也沒有規定，以致造成大量價值檔案使用利用價值得不到發揮。

　　(四)新的形勢，新的要求，給企業檔案管理人員能力素質造成較大的沖擊和影響，大部分人員存在不適應性的情況。因為傳統的紙質文檔管理與現代化信息電子文檔管理，不論從管理的理念上，還是管理的手段上，以及管理的具體流程上等，都有相當大的區別。當前，常出現要么懂技術，不懂檔案管理，要么懂檔案管理，卻不精通信息技術的尷尬局面，使得在信息化條件做好檔案管理工作存在較大困難。根本不能適應現代信息技術條件下的檔案管理工作。

　　二、加強企業檔案管理水平的對策與措施

　　(一)要逐步優化檔案管理的思想，明晰檔案管理的思路，用現代信息技術條件下的新思想來掌握企業檔案管理的整體工作，安排企業檔案管理的各個步驟，確保企業檔案管理工作在全新的思維模式下開展的有聲有色。思想是行動的先導，沒有先進的思想，不可能有先進的行為。所以，在現代企業檔案管理過程中，要牢牢把握住思想的引領作用和潛意默化作用。加強現代企業檔案管理工作，首先要對信息技術條件對企業檔案管理工作的影響弄清楚，還要對企業檔案管理的實踐意義有明確的認識，從而，要樹立企業檔案管理的整體地位，要明白企業檔案管理不是檔案管理部門和檔案管理人員個人的事情，而是整個企業建設發展過程中的重要組成部分，要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，從而樹立起現代化的觀念是檔案管理步入規范化、科學化和現代化的第一步。

　　(二）要不斷加強現代信息技術條件下檔案管理工作的設備設施建設與完善工作。改變檔案管理一張桌子、一個柜子、一本冊子的落后面貌，要結合實際的配備必要設備，并有序完善現代技術支撐。事業發展，基礎先行。現代信息技術條件下，檔案管理的基礎工作尤為重要，不僅要保管文件，翻拍復印，還要具備既符合企業實際，又較為完善的ERP系統，所以，在重視企業檔案管理工作的同時，需要從基礎設施的配備和完善著手，落在實處。

　　(三)探討并建立科學規范化的管理機制。檔案信息化管理是一項長期而復雜的工程，沒有健全的管理機制，不僅不能確保管理的常態化，還會出現反彈等現象。所以，建立起科學化、規范化、標準化的檔案信息化管理制度，用以約束電子檔案使用管理的各個環節，做到細致可查，是確保檔案信息化電子管理的根本途徑。一是統一檔案管理的標準。長期以來，由于歷史的檔案管理基礎差、案卷質量低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差等弊端，導致檔案管理標準不統一，當前，必須著力解決歷史遺留問題，集中人力、物力，以檔案信息化建設為契機，建立起科學的管理標準。二是要明確相關制度，落實管理使用流程。因為檔案信息化建設的科學性和嚴謹性，必須制定完善的管理制度，用以約束從接收到封存的所有環節的流程，以便于檔案的管理使用。

　　(四)全面增強檔案管理人員的能力素質。要加強對檔案管理人員的培訓和學習，不斷提高他們適應信息化條件下檔案管理需求和技術。一是堅持以“集中培訓，自學結合”的能力培訓提高模式，不斷健全持續教育機制，確保檔案管理人員能力素質能夠根據需要而不斷提高。二是加大檔案管理部門間以及區域間的合作聯系，整合檔案管理有效資源，建立聯動合作機制，及時溝通有無，加強業務交流與合作，將檔案資源轉化、總結為工作的經驗，并有效利用信息化的管理手段，增加創新思維能力。

　　三、結束語

　　現代信息技術的變革日新月異，對企業檔案管理工作也帶來了巨大的挑戰與機遇，在新的形勢下，傳統檔案管理的思想、措施和手段，已顯示出較大的局限性和制約性。眾所周知，檔案隊伍業務水平不高、設備設施完善不完善等，都決定著信息化條件下檔案管理的質量，所以，在現代信息技術條件下，重視和加強現代信息技術的應用與變革，才能夠確保企業檔案管理水平的不斷提高，從而為企業發展歷程作最好的見證，發揮更大的作用。

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