人事檔案管理信息化的必要性論文

　　1人事檔案管理存在的問題

　　縱觀當前較多單位人事檔案管理，其仍舊包含一定的缺陷與不足。首要問題在于材料不完整，而引發成因在于形成人事檔案的階段中牽涉到較多部門，例如行政機構以及組織機關等。這樣一來便會導致要收集整理的人事檔案范疇廣泛，在有關機制沒能健全完善之時，形成檔案部門無法弄清楚材料具體的歸檔范圍，進而導致應該進行歸檔的資料無法按時上交到檔案機構。另外，基于人事檔案管理并非從屬首個工作范疇領域，因此致使人事檔案機構日常工作始終過于被動，加之人事檔案管理人員欠缺合理有效匯總收集的理念，無法通過創建歸檔管理制度，主動快速的完成收集工作，相反是被動的坐等材料上門，發掘材料不足也不積極的進行補全，影響了人事檔案信息的完整性，尤其是新進職員工檔案不隨人走的問題極為常見。核查人事檔案完整性需要投入較多的精力、任務量大，多為重復腦力勞動，由于工作人員精力與耐心有限，經常會導致漏檢問題。從檔案信息內容來講，其呈現出一定的空泛性，依照我國人事檔案管理標準，其材料內容涵蓋十個類別，多為反映工作人員社會關系、政治背景信息，難免偏重于形式，對人才進行考核評定的信息則較為類似，而反映其實踐技能、科學研究、取得成果的內容則不多，無法凸顯出不同員工的特點與個性，影響了人事檔案材料應用價值。基于人事檔案管理工作體現了一定的規范嚴格性，因而實踐工作中需要從事大量的手工勞動，另一方面也影響了其信息化管理的程度。而人事檔案信息內容體現了高保密性，因此在信息管理系統設計過程中，需要充分的考慮這一特征。伴隨現代化信息手段的快速發展，檔案管理工作不斷對信息化系統提出更高的要求，這也使人事檔案管理信息化面臨了更大的考驗與挑戰。

　　2人事檔案管理信息化必要性

　　人事檔案管理信息化是順應時代潮流的必然趨勢，其離不開現代化信息管理系統的有效支持，同時工作人員還應具備較高的信息化素質，不斷的更新工作思路，方能令較多重復冗余的工作變得更加簡單、便利。實踐工作中為確保檔案資源更加有效、更為科學，應通過整合信息化手段，創建完整的信息數據庫。人事檔案內容之中最能夠反映工作人員實踐能力、取得成就的信息收集起來具有一定難度，為此應通過信息化手段，創建科學合理的網絡系統模塊對員工有關的獎勵信息進行登記，彌補人事檔案內容空泛的缺陷問題。人事檔案管理信息化必要性在于，廣大應用者可更合理的看待個人檔案，更新以往對人事檔案的錯誤認識。員工還可利用信息化系統自主充實有關獎勵的信息，提升人事檔案管理重視度，漸漸養成個人信息歸檔有責的良好習慣。由檔案管理工作人員層面來講，人事檔案管理信息化不僅可充實個人信息還可凸顯員工個性，由以人為本的角度入手匯總有關獎勵信息與材料，還可使搜集檔案難度大大降低，顯著提升實踐工作效率，為挖掘有價值信息提供基礎的原始材料。信息化平臺的設計應用應全面考量安全性以及有關應用管理權限，預防信息內容被惡意篡改、刪除或是非法應用。員工個人補充檔案信息應經過檔案機構的審核方能發布，通過驗證原件材料有效預防弄虛作假問題。人事檔案資料的查缺補漏工作開展起來難度較大，需要不斷的重復驗證，涉及數據量龐大且耗費較多時間，應用信息化管理系統則可有效的應對重復不斷同時具有一定規律的資料內容。人事檔案信息的十個類別體現了嚴格規律性，對此類規律做深入細致的研究，可依照人事檔案內容之中的基礎信息編寫查漏信息表，同當前的人事檔案目錄做比對研究，并全面統計出欠缺的材料。應用計算機信息處理手段，可依照人員信息各個項目為員工定制查漏目錄表格，同他們的人事檔案目錄做對比查漏，進而令此項工作能夠批量化進行，通過自動化控制手段顯著縮減檔案員工不斷從事的腦力勞動，大大提升實踐工作效率。另外，需要依照現實狀況做更新調整，令其向著智能化方向發展，滿足查漏工作需要。此工作可由人事檔案信息化管理系統之中的功能模塊完成，通過模塊完成有關系統數據項、信息內容的模糊性對比以及子系統二次開發。

　　3結論

　　人事檔案管理信息化終極目標在于更加合理、科學、有效的確保企事業單位經營管理工作的順暢開展，降低不斷重復的勞動任務量，使實踐效率大大提升。為此，我們只有采用科學有效的信息化手段開展人事檔案管理，方能令工作人員有更多的精力以及時間應對新問題，對今后工作做周密細致的考量，勇于提出更多新想法，促進人事檔案管理工作不斷提升信息化水平。實踐工作中在信息化管理基礎之上，還應對有關信息數據做進一步深度挖掘，方能強化知識管理效果，對員工日常工作做科學系統的統計分析，并制定更加合理的知識決策，為企事業單位的持久、健康發展貢獻力量。

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