如何提高基層機關檔案的管理論文

　　摘 要：基層檔案管理工作的好壞不僅影響單位效能的發展，也是體現服務民生、構建和諧社會的標志之一。該文結合工作實際，就在新形勢下，如何做好基層檔案工作，使其為促進經濟建設及各項事業的發展提供有效服務，進行了探討。

　　關鍵詞：提高；基層機關；檔案管理

　　基層檔案管理工作是各項工作中必不可少的條件性和服務性工作，也是體現服務民生、構建和諧社會的標志之一。在新形勢下，如何做好基層檔案工作，使其為促進經濟建設及各項事業的發展提供有效服務，在此，就如何做好基層檔案工作提出以下建議，僅供同行參考。

　　1 增強檔案意識

　　檔案工作社會地位比較低、基層機關工作人員檔案意識薄弱，已經成為當前制約我國檔案管理工作發展和基層機關工作推進的重要問題，因此，增強工作人員的檔案意識就顯得非常必要。

　　1.1 搞好《檔案法》的宣傳教育，提高工作人員思想認識�！稒n案法》是我們做好檔案工作的根本依據，做好《檔案法》的宣傳教育，是增強機關工作人員檔案意識，自覺貫徹執行檔案法法規的最佳途徑。

　　1.2 重視檔案工作基礎條件建設，大力發展檔案事業。要積極推動各級領導對檔案工作的關注和支技，把檔案工作擺在應有的位置上，在人、財、物等方面給予足夠的支持。搞好基本設施建設，購置一部分現代公設備，提高檔案收集、整理、保管和利用的標準化現代化水平，促進檔案工作的發展。

　　1.3 強化信法治檔觀念，增強維護檔案法規的自覺性�！稒n案法》是檔案事業管理的準繩與規范，是建設檔案事業管理的依據與標準，對于提高社會檔案意識，提高檔案資源的利用率與開發率的有力保證。所以，各個檔案管理部門以及相關工作人員應以《檔案法》為行為準則，做出表率，并嚴格遵循《檔案法》的規定與要求來進行工作。

　　2 檔案收集要全面

　　檔案收集工作的根本宗旨是完整齊全，包括時間上、空間上和地域上，具體講就是過去的和現在的、各種載體形式和各種門類的、各個檔案形成者的檔案。因此，要做好如下幾方面：

　　檔案要盡可能地收集全面。這不單單指的是收集齊全并且對檔案進行分門別類，還應包括合適對檔案進行歸檔、如何立卷以及保管時限等內容。管理人員都要心里有數，應做到及時催辦歸檔、積極采取措施來補齊遺缺不全的檔案資料。真實性是全面性的保證，全面性又為真實性提供必要的條件。只有做到全面性與真實性統一，才能發揮檔案的有效性。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，人們要把檔案的質量，收集來的檔案一定要具休保存價值，尤其是反映重大活動、重要事件、重點工程的檔案必須要全部收集，每個細節不能放過。

　　檔案收集要講究原則。目前我國檔案收集工作中依舊存在著側重檔案數量的追求以及按歸檔原則進行歸檔的問題，這導致了檔案出現多處重復的現象發生，這不但大大增加檔案庫房的壓力，還極大程度的增加了日后檔案鑒定工作的難度。所以相關工作人員應對此問題予以高度重視。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學規律，讓收集工作從“寧多勿缺”中解放出來，讓保管工作從繁重的負擔中解放出來。

　　2.1 檔案收集內容要豐富。檔案內容不僅是對檔案內容完整性的要求，更是對多元化檔案內容表現形式的要求，對檔案內容表現形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎上，對反映同一內容不同形式或載體的檔案也應收集齊全。

　　2.2 檔案收集工作要注意方式多樣化。一是豐富收集途徑。除了以往固定的征集、接收、移交等方式，還能夠通過復制、傳真、現代網絡等手段進行搜集。二是收集設備現代化。除了以實物、紙質等載體進行收集，還能夠采用現代科技設施設備來進行音像、電子等形式檔案的收集。三是收集工作應提前介入。指的是掌握文件材料在形成過程中的各個環節，應第一時間進行歸檔工作。加大對重大活動的灌注力度，把好收集督導關，實時監督重大活動資料的歸檔與移交工作。

　　3 完善檔案管理流程，提高檔案管理科學水平

　　在做好檔案信息收集、資料整理、檔案歸檔工作的基礎上，一定要做好檔案的交接手續。

　　3.1 檔案交接工作是基層單位檔案管理中的重要環節，必須引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺在重要議事日程，并且嚴格按照本單位制定的檔案管理制度執行。在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開的工作崗位。

　　3.2 檔案人員離崗離職之前要做好檔案交接準備工作。在正式交接之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；二是對借出的檔案要及時催還，馬上歸還不了的要問明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；四是按檔案接收要求編制檔案交接文據，并要在交接文據上注明移交人、接收人、監收人的姓名、職務，以及交接時間、地點、移交清冊、頁數等，此移交文據一式三份，移交人、接收人各一份，單位存檔一份。

　　4 加強檔案管理隊伍建設

　　要加強對檔案工作人員的培訓工作，提高檔案工作人員的工作能力，樹立起熱愛檔案工作、干好檔案的決心。同時，要做好檔案工作人員的穩定工作，檔案人員的頻繁調動，無穎將影響到檔案工作的連續性，因此，基層機關必須抓好檔案工作人員隊伍建設工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案工作人員的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。

　　參考文獻

　　[1] 陳兆誤.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1979.

　　[2] 檔案工作基本知識題解[R].石家莊市檔館，2005.

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