企業檔案室建設方案

　　企業檔案室建設方案【1】

　　一、指導思想

　　加強檔案的集中統一管理，保證公司檔案的完整、準確;確保檔案的安全和有效利用，提升整體服務功能。

　　二、檔案管理工作

　　(一)檔案材料的收集

　　建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限;對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;及時催辦整理完成的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔，并做好臺帳管理。

　　(二)檔案的歸檔、立卷與管理

　　依據檔案來源、時間、題目、內容順序分成若干層次和類別進行分類。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件、請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　(三)檔案的保管

　　防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案;做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀等工作。

　　(四)檔案的鑒定分類

　　從檔案的內容、來源、時間、名稱等方面鑒別檔案的價值，以鑒定量分重點保管和一般保管。重點保管檔案應設立專人專柜保管， 并按檔案保管期限分永久、長期、短期三種以確保檔案的價值。

　　(五)檔案借閱、利用工作

　　凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經主管領導簽批后方能調閱。

　　案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。借閱期限不得超過三個星期，到期歸還;如需再借，應辦理續借手續。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。

　　借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

　　本公司內檔案管理的利用方式有：

　　1、提供檔案原件;

　　2、提供檔案復印件;

　　3、提供文獻索引資料。

　　4、檔案管理部門應主動向各部門員工提供公司檔案編研信息服務。

　　三、檔案室工作職責：

　　1、完成文書檔案、聲像檔案、規劃檔案、基建檔案、

　　房產檔案，在每年的規定時間(即每半年)完成檔案的接收(收集)、整 理、分類、歸檔等工作。

　　2、做好室藏建設。一是整理檔案庫房，達到規定要求。二是將檔案管理的相關制度上墻，整理好的各類檔案上架入庫保管。

　　3、開展檔案開發利用工作，辦理借閱與咨詢;積極開發檔案信息資源，為本公司工作服務。

　　4、維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復、復制、保護工作，對損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，提請公司予以處理，對保護檔案有功者，提請公司給予表彰。

　　5、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業務工作基礎數字匯編，整理專題匯集、發文匯集等參考資料，收集統計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

　　企業檔案室建設方案【2】

　　一、硬件設施

　　1.庫房要求：庫房應達到“八防”要求：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物。

　　2.裝具：可選用封閉式箱柜、單柱式固定架、復柱式固定架、積層架、活動式密集架、卷皮和卷盒等。

　　3.設備：檔案保管的技術設備：滅火器、溫濕度計、除濕器、裝訂機、防蟲藥、照相機、移動硬盤。基礎設備：防光窗簾、鐵窗、鐵門、辦公桌椅。

　　4.辦公用具：電腦、鉛筆、橡皮擦、夾子、剪刀、美工刀、直尺、膠水、雙面膠、透明膠、儲物柜。

　　二、檔案管理方法

　　1.規劃出檔案分類方法：

　　(1)第一大類，項目檔案分為四類，①建設費用類，將可形成固定資產的項目全部劃入此類;②生產材料采購類，包括原材料、燃料、添加劑、化工品等可直接形成產品成本的合同;③銷售收入類;④其他類。

　　(2)第二大類，人事檔案分為六類，①招聘面試入職資料(含員工個人信息及相關證照);②每月考核資料;③培訓資料(培訓臺賬等);④薪資標準資料;⑤員工工作計劃及總結等;⑥勞動合同、試用期合同、培訓合同、其他與公司特殊簽訂的合同。

　　(3)第三大類，行政工商檔案分為四類，①工商資料(章程、執照正副本、組織機構代碼證正副本、法人身份證復印件等);②財務資料(驗資報告、稅務登記證正副本、每年審計資料等);③生產企業還會有生產許可、衛生許可證、專利證書等等;④房地產公司就有施工許可證、預售許可證、國土證、產權證等等。

　　2.檔案的編號：根據年份類別自001開始連續編號，根據合同發生時間先后順序編排紙質檔案和電子檔案。如2014-JS-001為20**年第一份建設合同。

　　3.公司下設董事長、執行董事、總經理、財務總監、生產總監、財務部、生產部、行政人事部、業務部等部門，對各職能機構檔案的數量以及更新速度有個初步的了解，根據具體情況，把檔案室合理劃分出若干個科室。

　　4.檔案的收集：公司各部門把非現行且具有價值的文件統一移交到檔案室，同時規定，以后各機構應隨時把需要歸檔的文件移交到檔案室，并做好登記。

　　5.檔案使用過程中的維護和保護，首先做好“八防”，防火、防水、防霉、防蟲、防光(使用白熾燈)、防塵、防盜。然后是定期檢查，清點。

　　6.鑒定與銷毀，對檔案應進行定期的價值鑒定，依情況一年或者半年一次。

　　7.檔案利用，原則上只對公司內部服務，檔案的進出使用要有登記，以便備查。

　　8.條件允許的話，可將檔案進行數字化，建立檔案庫。

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