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商務(wù)公函使用規(guī)范
商務(wù)公函使用規(guī)范
第一部分 公務(wù)類傳真規(guī)范
一、發(fā)送傳真
1. 每一份傳真，都要標(biāo)明一個(gè)主題，主題要明確;
2. 對(duì)于正式的、需存檔的信息，必須使用傳真而非電話進(jìn)行溝通;
3. 傳真內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，但不要因?yàn)樾畔⒌倪^(guò)于簡(jiǎn)短或表達(dá)不夠清楚，而造成不必要的誤解或行動(dòng);
4. 由于發(fā)出的傳真將會(huì)被永久留存，甚至成為商業(yè)糾紛的證據(jù)，因此，在發(fā)出傳真應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫的每個(gè)字句，傳真格式和版面應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一;
5. 對(duì)于要求對(duì)方回復(fù)的傳真，應(yīng)在傳真中注明“請(qǐng)回復(fù)”。
二、注意事項(xiàng)
1. 收到傳真后，如需回復(fù)的，應(yīng)盡快回復(fù);
2. 收到的傳真應(yīng)分類妥善保存或處理;
3. 對(duì)于特別重要的傳真，應(yīng)在收到或發(fā)出后給對(duì)方打電話確認(rèn);
4. 涉及公司機(jī)密的傳真，發(fā)出或收到后均應(yīng)及時(shí)銷毀或妥善保管，不得泄露。
三、傳真格式及模板
1. 頁(yè)眉為公司名稱或標(biāo)志，頁(yè)角為公司地址、電話、傳真等;
2. 上方為收件人姓名、單位、傳真號(hào)碼、電話號(hào)碼、發(fā)件人姓名、頁(yè)數(shù)、主題等;
3. 正下方為正文;
4. 正文應(yīng)有標(biāo)題，表明本傳真的主題;
5. 應(yīng)有收件人尊稱和問(wèn)候語(yǔ);
6. 正文結(jié)束后應(yīng)有問(wèn)候語(yǔ);
7. 落款應(yīng)包括完整的發(fā)件人姓名、日期、所屬部門等;
8. 傳真模板
第二部分 公函規(guī)范
一、發(fā)送公函
1. 作為公司對(duì)外聯(lián)系事務(wù)、發(fā)表聲明的公函，都應(yīng)標(biāo)明一個(gè)主題，主題要明確;
2. 公函內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，觀點(diǎn)清晰，但不要因?yàn)樾畔⒌倪^(guò)于簡(jiǎn)短或表達(dá)不夠清楚，而造成不必要的誤解或行動(dòng);
3. 公函措詞應(yīng)充分斟酌，做到有理有據(jù)，有禮有節(jié);
4. 由于發(fā)出的公函將會(huì)被永久留存，甚至成為商業(yè)糾紛的證據(jù)，因此，在發(fā)出公函應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫的每個(gè)字句;
5. 公函發(fā)出前應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)批準(zhǔn)并加蓋公章后方可發(fā)出;
6. 公函可用傳真或信件發(fā)出，發(fā)出后應(yīng)給對(duì)方打電話確認(rèn);
7. 公函應(yīng)妥善保管，一般應(yīng)交專人負(fù)責(zé)公函存檔，不得隨意遺棄或向外人泄漏公函內(nèi)容。
二、接收公函
1. 接收到對(duì)方公函，應(yīng)根據(jù)事情原由向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，對(duì)于要求回復(fù)的公函，應(yīng)及時(shí)做出回復(fù);
2. 接收到的公函，應(yīng)分類安排存檔，不得隨意遺棄或向外人泄漏公函內(nèi)容。
三、公函格式及模板
1. 頁(yè)眉為公司標(biāo)志，頁(yè)角為公司地址、電話、傳真等;
2. 標(biāo)題為公函主題，標(biāo)題下需注明往來(lái)函號(hào);
3. 左上角為收件單位、收件人姓名等;
4. 正下方為正文;
5. 應(yīng)有收件人尊稱和問(wèn)候語(yǔ);
6. 正文結(jié)束后應(yīng)有問(wèn)候語(yǔ);
7. 落款應(yīng)包括完整的公司名稱、日期等;
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