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民營養(yǎng)老院會計電算化檔案研究管理論文
摘要：基于互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的快速發(fā)展，會計電算化已經(jīng)成為企事業(yè)單位財務(wù)信息管理的重要載體，完善會計電算化檔案管理不僅為企事業(yè)管理者提供準(zhǔn)確的會計信息，而且還大大促進(jìn)了會計工作模式的創(chuàng)新，提高了我國財務(wù)工作水平。然而基于多方面因素的限制我國會計電算化檔案管理工作還存在不少問題，本文以某民營養(yǎng)老院為例，分析會計電算化檔案管理與利用所存在的問題，最后提出相應(yīng)的解決對策。
關(guān)鍵詞：會計電算化 檔案 財務(wù)信息
基于“互聯(lián)網(wǎng)+”及我國會計理論的不斷發(fā)展，會計電算化已經(jīng)成為會計工作的發(fā)展方向，成為規(guī)范基礎(chǔ)會計工作的主要手段。會計電算化檔案除了包括傳統(tǒng)概念上的電子會計檔案之外，其還包括會計電算化過程中形成的各種紙質(zhì)財務(wù)文件等。在資本市場日益完善，養(yǎng)老院間競爭日益激烈的環(huán)境下，加強會計電算化檔案管理與利用對提高養(yǎng)老院發(fā)展戰(zhàn)略的科學(xué)性、規(guī)范養(yǎng)老院財務(wù)信息具有重要的現(xiàn)實意義。
一、會計電算化檔案管理的特點
會計電算化檔案的產(chǎn)生是基于經(jīng)濟發(fā)展管理的需要，會計信息的記錄與保存無論對養(yǎng)老院的未來發(fā)展還是對反映養(yǎng)老院的歷史都具有重要的信息支持依據(jù)，傳統(tǒng)的會計檔案管理存在丟失、信息記錄不完善，保存過程容易被人為篡改的風(fēng)險，而會計電算化依托計算機技術(shù)有效的解決了上述問題。通過對遼寧省某養(yǎng)老院會計電算化檔案管理工作的研究，總結(jié)出會計電算化檔案具有一下特點：
（一）會計電算化檔案涵蓋的信息比較廣泛。相比紙質(zhì)的會計檔案而言，會計電算化檔案涵蓋的信息比較廣泛，其不僅包括傳統(tǒng)的會計信息內(nèi)容，而且還包括會計電算化過程中形成的各種會計信息文件等。例如通過會計電算化檔案可以快速的查閱到具有一定年限的會計信息，大大提高了會計信息的應(yīng)用效率，為養(yǎng)老院的發(fā)展戰(zhàn)略制定提供了科學(xué)、快捷的財務(wù)信息依據(jù)。
（二）會計電算化檔案需要依賴于一定的環(huán)境支持。相比傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，會計電算化檔案需要依賴于一定的環(huán)境支持：一方面需要社會環(huán)境。從社會生產(chǎn)力角度分析，只有在社會發(fā)展到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時代，才能促進(jìn)會計電算化模式的發(fā)展，如果當(dāng)前社會氛圍不支持會計電算化發(fā)展，那么無論采什么樣的措施都不能將計電算化廣泛應(yīng)用到財務(wù)管理中；另一方面會計電算化檔案需要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托。網(wǎng)絡(luò)化是會計財務(wù)檔案管理的必然趨勢，在財務(wù)信息化背景下，會計電算化的應(yīng)用必須要實現(xiàn)共享，為此需要在相應(yīng)的軟件環(huán)境和硬件配套設(shè)施中運行。
（三）會計電算化檔案對安全性、完整性的要求更高。提供準(zhǔn)確、真實的財務(wù)信息是會計檔案存在的基礎(chǔ)，雖然會計電算化大大提高了財務(wù)工作效益，但是在會計電算化條件下，存在不法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)修改記錄在磁盤或者光盤上所存在的會計信息的行為，一旦磁盤信息被修改，很難辨別其“原貌”，因此需要對會計電算化檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。另外因為環(huán)境問題容易導(dǎo)致會計信息磁盤的損壞等，因此也需要對會計檔案磁性介質(zhì)進(jìn)行管理。
二、某養(yǎng)老院會計電算化管理與應(yīng)用所存在的問題
該養(yǎng)老院位于沈陽和平區(qū)，屬于私營養(yǎng)老機構(gòu)，該養(yǎng)老院有200多名入住老人，截止到目前為止，養(yǎng)老院的財務(wù)管理基本實現(xiàn)會計電算化工作模式，尤其是在國家提出“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略之后，養(yǎng)老院加強了對會計電算化應(yīng)用力度，無論是在會計人員專業(yè)素質(zhì)，還是在硬件設(shè)備投入上都有了很大的提升，但是我們也清晰的認(rèn)識到該養(yǎng)老院在會計電算化檔案管理與應(yīng)用所存在的問題：
（一）養(yǎng)老院管理者對會計電算化檔案管理缺乏客觀認(rèn)識
為了真實的反饋該養(yǎng)老院會計電算化檔案管理工作的現(xiàn)狀，筆者對養(yǎng)老院員工關(guān)于會計電算化檔案的認(rèn)知進(jìn)行問卷調(diào)查，通過對問卷調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計，存在以下問題：一是養(yǎng)老院管理者對會計電算化檔案的認(rèn)識存在偏差。在經(jīng)濟新常態(tài)下，尤其是在東北重工業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的關(guān)鍵時期，養(yǎng)老院管理者將工作重點放在養(yǎng)老院戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型上，認(rèn)為會計電算化檔案屬于對養(yǎng)老院過去財務(wù)信息的記錄，其作用就是為外部審計以及相關(guān)部門的行政檢查提供相關(guān)信息的，而不會為養(yǎng)老院的經(jīng)濟效益帶來任何的好處，為此養(yǎng)老院沒有建立系統(tǒng)的會計電算化檔案管理體系；二是過分強調(diào)電算化會計檔案的保密性，忽視了電算化會計檔案功能的發(fā)揮。實施會計電算化之后要求養(yǎng)老院加強對會計信息的安全管理，避免被非法用戶修改與竊取財務(wù)信息，但是該養(yǎng)老院在會計電算化檔案管理中存在過度追求保密，而導(dǎo)致一些會計檔案需求者被拒之門外。
（二）會計電算化檔案管理制度缺失
制度建設(shè)是規(guī)范會計電算化檔案管理的重要依據(jù)，但是該養(yǎng)老院關(guān)于會計電算化檔案管理的制度存在較多的問題：首先是養(yǎng)老院的會計電算化檔案制度不健全。通過對養(yǎng)老院現(xiàn)有制度的分析，該養(yǎng)老院的檔案管理制度幾乎完全是照搬其它養(yǎng)老院會計電算化檔案管理的條款，而忽視與本養(yǎng)老院實際工作的結(jié)合。例如養(yǎng)老院對檔案管理人員的職責(zé)沒有明確規(guī)定。養(yǎng)老院基于節(jié)省成本的考慮沒有設(shè)置專門的電算化財務(wù)檔案管理人員，沒有建立工作崗位責(zé)任制；其次缺乏有效的激勵機制。由于缺乏完善的激勵機制導(dǎo)致工作人員在具體的工作中存在懶惰、推卸責(zé)任的現(xiàn)象，例如該養(yǎng)老院對損壞會計電算化檔案的人員沒有實施懲罰，同時對于在工作中表現(xiàn)積極的人員進(jìn)行獎勵，結(jié)果影響會計電算化檔案管理工作的發(fā)展。
（三）電算化會計檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提高
該養(yǎng)老院屬于中型資源生產(chǎn)型養(yǎng)老院，目前該養(yǎng)老院財務(wù)管理部門一共有5名工作人員，通過對養(yǎng)老院財務(wù)部門工作人員結(jié)構(gòu)調(diào)查，3名工作人員具有大專學(xué)歷（其中2名屬于自考途徑獲得大專學(xué)歷），另外兩名具有大學(xué)本科學(xué)歷。他們的年齡集中在40歲到55歲之間。總體看養(yǎng)老院財務(wù)人員的綜合素質(zhì)存在以下問題：一是工作人員的業(yè)務(wù)能力不強。通過調(diào)查該養(yǎng)老院的財務(wù)管理人員的年齡偏高，因此他們在計算機應(yīng)用方面存在一定的缺陷，這樣導(dǎo)致他們操作計算機的能力偏差，因此他們在進(jìn)行電算化檔案管理時存在技術(shù)不熟練的問題；二是會計電算化檔案管理人員的責(zé)任意、安全意識不高。會計電算化檔案依托于計算機設(shè)備，因此其存在被篡改或者因為設(shè)備故障而導(dǎo)致信息丟失的可能性，因此需要檔案管理人員做好數(shù)據(jù)的備份和對相關(guān)資料的整理，而在這方面卻是財務(wù)人員缺失的。
三、加強養(yǎng)老院電算化會計檔案管理的對策
基于養(yǎng)老院戰(zhàn)略發(fā)展的需要，該養(yǎng)老院逐漸意識到會計電算化檔案管理與利用的重要性，并且也在積極的采取對策改善養(yǎng)老院會計電算化檔案所存在的種種問題，因此本文結(jié)合相關(guān)理論知識與實踐研究，提出加強養(yǎng)老院會計電算化檔案管理的具體對策：
（一）進(jìn)一步完善電算化會計檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)
在日益復(fù)雜的資本市場環(huán)境下，養(yǎng)老院財務(wù)管理工作的形勢日益嚴(yán)峻，尤其是當(dāng)
前高發(fā)的財務(wù)舞弊事件背景下，我國要基于會計電算化檔案管理的現(xiàn)狀，進(jìn)一步豐富與完善我國的相關(guān)法律法規(guī)：一是國家要盡快出臺關(guān)于促進(jìn)會計電算化檔案管理的立法。以便更好的服務(wù)于養(yǎng)老院會計電算化檔案管理工作的需要；二是要保證立法的可操性。針對當(dāng)前法律所存在的缺乏可操作性的問題，我國在立法的時候一定要保證各項立法體系具有較強的可操作性；三是建立嚴(yán)格的法律責(zé)任追查機制。針對當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)惡意入侵而導(dǎo)致的會計信息丟失。損壞的問題，我國要及時針對互聯(lián)網(wǎng)犯罪的特點，明確法律責(zé)任，并且將法律懲治規(guī)定明確化，以此形成震懾力。
（二）提高養(yǎng)老院管理者的會計電算化檔案意識
養(yǎng)老院管理者尤其是私營養(yǎng)老院管理者對于養(yǎng)老院的發(fā)展具有關(guān)鍵性的作用，養(yǎng)
老院管理者的思維決定了養(yǎng)老院各項工作的成效，結(jié)合該養(yǎng)老院管理者對會計電算化檔案管理所存在的認(rèn)識偏差問題，需要采取以下措施給予改正：一是養(yǎng)老院管理者要樹立正確的會計檔案管理價值觀，認(rèn)識到強化會計電算化檔案管理對養(yǎng)老院效益的重要意義。會計電算化檔案不僅是記錄養(yǎng)老院過去財務(wù)信息的載體，而且還能為養(yǎng)老院的戰(zhàn)略發(fā)展提供科學(xué)、準(zhǔn)確的信息，能夠為養(yǎng)老院的利潤增長保駕護航；二是養(yǎng)老院管理者在強化保密意識的同時也要建立權(quán)限管理的思維。電算化會計檔案對于養(yǎng)老院的發(fā)展尤為關(guān)鍵，尤其是一些關(guān)鍵性的財務(wù)信息具有保密性質(zhì)，因此養(yǎng)老院管理者在強化會計電算化檔案保密措施的同時，也要建立相應(yīng)的權(quán)限應(yīng)用機制，以此讓具有權(quán)限的人員使用相應(yīng)的財務(wù)信息，為養(yǎng)老院的發(fā)展提供科學(xué)的財務(wù)信息。
（三）完善養(yǎng)老院會計電算化檔案管理制度
建立完善的制度是保證會計電算化檔案管理工作的基礎(chǔ)，結(jié)合該養(yǎng)老院當(dāng)前的制
度建設(shè)現(xiàn)狀，應(yīng)該從養(yǎng)老院會計電算化基礎(chǔ)工作入手：首先建立電算化財務(wù)檔案歸檔制度。養(yǎng)老院要明確電算化財務(wù)檔案的歸檔范圍。由于該養(yǎng)老院屬于資源型養(yǎng)老院，因此除了一般性的財務(wù)檔案之外，還需要將各種會計憑證等信息納入到檔案管理范疇中。另外養(yǎng)老院也要對電算化財務(wù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保管，尤其是對電算化方式生成的憑證等文件進(jìn)行保存，同時對于各種數(shù)據(jù)保存的載體進(jìn)行保管，做到防壓、防潮以及防消磁的工作；其次建立電算化財務(wù)檔案的借用手續(xù)制度。在養(yǎng)老院的戰(zhàn)略制定中需要依賴于科學(xué)的會計信息，而會計電算化檔案承載著養(yǎng)老院所有的財務(wù)信息，因此在實際管理中存在財務(wù)檔案借用的現(xiàn)象，為提高財務(wù)信息的安全性，需要建立借用手續(xù)制度，例如對于本單位內(nèi)部人員借閱財務(wù)檔案時必須要經(jīng)過養(yǎng)老院管理者的授權(quán)，并且經(jīng)過財務(wù)管理人員的認(rèn)可之后才可以進(jìn)行查閱相關(guān)的財務(wù)信息；再次建立備份制度。為避免因為設(shè)備損壞或者人為因素而而知會計電算化檔案信息丟失的問題，需要建立備份制度，定期對現(xiàn)有的財務(wù)信息進(jìn)行備份儲存；最后建立基于不同用戶的授權(quán)制度。養(yǎng)老院需要根據(jù)不同管理崗位設(shè)定不同的授權(quán)權(quán)限制度。例如養(yǎng)老院管理者可以進(jìn)入養(yǎng)老院會計電算化系統(tǒng)中，觀看養(yǎng)老院核心財務(wù)信息，但是其卻不能享有修改財務(wù)信息的權(quán)限。
（四）提高養(yǎng)老院電算化會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)
養(yǎng)老院電算化會計檔案管理人員的素質(zhì)決定著電算化會計的發(fā)展水平，因此在互
聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境背景下，養(yǎng)老院財務(wù)人員要不斷的提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德：一是提高業(yè)務(wù)能力，關(guān)注前沿理論知識發(fā)展動態(tài)。相比傳統(tǒng)的會計工作模式，會計電算化不僅要求工作人員要具有較高的專業(yè)知識，而且還要具有較強的計算機應(yīng)用能力，因此要求工作人員要懂得熟練的計算機應(yīng)用能力。針對當(dāng)前養(yǎng)老院財務(wù)工作人員年齡偏大的問題，養(yǎng)老院要從計算機應(yīng)用能力的基礎(chǔ)培訓(xùn)入手，逐步提高他們的計算機應(yīng)用能力。同時養(yǎng)老院也要加大人才招聘力度，向高校招聘具有較高綜合素質(zhì)的會計專業(yè)人才，形成相互幫助、相互依托的工作氛圍；二是加強對會計電算化檔案人員的職業(yè)道德教育。在會計電算化工作模式下，會計信息的準(zhǔn)確性較高，但是工作人員尤其是一線工作人員對財務(wù)信息的影響也是比較大的，因為財務(wù)工作人員對系統(tǒng)享有一定的修改權(quán)，因此如果他們的職業(yè)道德不高，那么很容易在錄入財務(wù)信息時存在私心，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性。
（五）加強對會計電算化檔案管理工作的投入力度
基于會計電算化檔案管理工作的需要，養(yǎng)老院要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強對會
計電算化檔案管理工作的支持力度：首先要做好軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在硬件設(shè)施建設(shè)上養(yǎng)老院要結(jié)合財務(wù)管理工作購置高配置的計算機設(shè)備，并且要建設(shè)硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)的財務(wù)工作室，保證不能因為設(shè)備老化等問題而導(dǎo)致設(shè)備出現(xiàn)人為因素的故障；其次要做好軟件系統(tǒng)的安全措施，做好數(shù)據(jù)抽取技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)。在養(yǎng)老院會計電算化檔案管理中一定要做好軟件系統(tǒng)的安全維護，例如為了保證財務(wù)數(shù)據(jù)儲存形式的連續(xù)性，需要定期對軟件進(jìn)行升級，然而在升級的過程中需要做好安全防護工作，應(yīng)用病毒查殺技術(shù)、防火墻技術(shù)；最后選擇適合性強的應(yīng)用軟件。當(dāng)前財務(wù)軟件的種類比較多，因此養(yǎng)老院需要結(jié)合自身的特點選擇適用性較強的軟件。結(jié)合本養(yǎng)老院的實際情況選擇SAP電算化財務(wù)管理信息系統(tǒng)。
電算化會計檔案代表著未來會計現(xiàn)代化、規(guī)范化的發(fā)展方向，和傳統(tǒng)意義上的會計檔案相比它擁有無法比擬的優(yōu)勢，經(jīng)過合理的整理和利用將使決策者在遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的前提條件下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益。但是，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，還會涌現(xiàn)很多新問題，需要認(rèn)真研究新情況，解決新問題，與時俱進(jìn)，將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入到檔案管理實踐中，方可滿足信息時代電算化會計檔案管理的新要求。
參考文獻(xiàn)：
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