實用的會議方案范文匯總九篇

　　為了確保事情或工作安全順利進行，時常需要預先制定方案，方案具有可操作性和可行性的特點。你知道什么樣的方案才能切實地幫助到我們嗎？以下是小編精心整理的會議方案9篇，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

會議方案 篇1

　　公司所取得的每一點進步和成功，離不開全體員工的的辛勤勞動和無私奉獻!為增強企業凝聚力，表彰先進樹立楷模，激勵員工奮發上進，特制定XX年度總結表彰會方案及評比方案。

　　一、會議名稱：****集團****年度總結表彰會

　　二、會議主題：總結工作，表彰先進，展望未來。

　　三、會議主持人：***、**

　　四、會議時間：****年*月**日(暫定)

　　四、會議地點：********

　　五、出席人數：集團領導、*********,合計約****人;

　　六、評優具體標準及內容：見附件《優秀員工及優秀團隊評選方案》

　　七、節目表演：

　　1.節目要求：形式以歌曲、舞蹈、小品、朗誦等為主;以表現****公司的日常工作、生活為題材，反映****公司的發展歷程，體現****員工的精神面貌為宗旨。

　　2.節目數量：****;

　　3.審核時間：年月日——年月日之間

　　八、會議工作組：

　　1.秘書組：負責會議進行過程中與會人員的.發言的提示，控制娛樂節目時間及順序的正常進行。負責部門：總經辦

　　2.資料組：制發會議通知、請柬和邀請函等，編寫會議方案、議程及領導人發言稿的收集和準備等。負責部門：總經辦

　　3.組織組：

　　①負責會前評選項目及獎項排序的最終確定和獎金的到位情況。負責部門：人力資源部

　　②負責會中與會人員簽到，編排位次，檢查引領與會人員入席。負責部門：****部

　　③文化娛樂活動的組織與安排。負責部門：人力資源部

　　④負責會后會場所有設備的清理，收回。負責部門：總經辦

　　4.宣傳組：負責會場的背景布置以及音響效果、燈光等、會議的宣傳報道以及攝影、錄像等工作。負責部門：企劃部

　　5.后勤組：①負責會前各獎項錦旗、證書的制作等。負責部門：企劃部

　　②負責主席臺排名及座次的布置。負責部門：總經辦

　　③負責會場中間信息的傳遞、茶水等安排工作。負責部門：****部

　　④負責會場各種零星會議用品、資料的收尾工作。負責部門：***部

　　6.保衛組：負責會場秩序以及清退會場中無關人員，保證會議地點的安全。負責部門：保衛部

會議方案 篇2

　　一、總體方案

　　（一）會議總體方案的含義會議總體方案是對所要舉辦的會議進行總體安排的策劃文案，是會議預案的一種。

　　（二）會議總體方案的基本內容

　　1．會議的名稱。會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時間和屆次、地點、方式等特征的方法。

　　2．會議的目標和指導思想。

　　3．會議的主題、議題和議程。

　　4．會議的對象、規格和規模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

　　5．會議的時間。包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。

　　6．會議的地點。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區以及什么城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規格及布置要求等）。

　　7．主辦、協辦單位以及擬設立的會議組織機構，如主席團、組織委員會、指導委員會、執行委員會、學術委員會、秘書處、籌備組的構成等。

　　8．會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。

　　9．會議的接待、后勤保障措施和技術手段。

　　10．會議的宣傳方式，如召開新聞發布會、編寫會議簡報、邀請記者采訪、發送新聞稿件等。

　　11．會議經費的預算以及籌集經費的渠道和方式。

　　12．其他應當說明的事項。

　　（三）會議總體方案的結構與寫法

　　1．標題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預案），如“xx國際學術會議籌備（總體）方案”。“總體”二字也可以不寫。

　　2．主送機關。直接上報上級機關，應當寫明上級機關的名稱。以請示的附件上報的，可不寫主送機關。

　　3．正文。正文部分應當逐項載明總體方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據，然后用序號編排各個層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實施的要求通過各個專題策劃文案來表述。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

　　正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協調。

　　4．附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

　　5．落款。署制定機構名稱。經審批下發執行的總體方案也可署審批機關的名稱。

　　6．成文時間。寫正式提交的日期。

　　二、會議開幕式方案

　　（一）會議開幕式方案的含義

　　開幕式是宣布各種會議活動正式開始的具有象征性和標志性的儀式。會議開幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的`文案。

　　（二）會議開幕式方案的基本內容

　　1．開幕式的名稱、時間、地點。

　　2．主辦單位。

　　3．參加范圍。包括上級機關的領導人，會議活動的承辦單位、協辦單位、贊助單位的領導或代表，東道主以及與會議活動有關的機關、企事業單位的領導或代表，有關國家、地區、組織的代表（如有關國家的使節、領事、參贊等），群眾代表，有關新聞單位。【專題會議方案】

　　4．主持人、致辭人和剪彩人的身份和姓名。開幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。聯合主辦的會議可采取共同主持的形式，各方主持人身份應大體相當。致開幕詞人的身份一般應當高于主持人。儀式較為簡單的，可由主持人直接致開幕詞；也可以先由主辦單位的領導發表主旨講話或歡迎詞，然后由來賓代表先后致辭。來賓代表致辭的順序按身份高低安排。最后請在場身份最高的人士宣布：“我宣布，xx活動開幕”。聯合主辦的活動，也可用共同剪彩的形式代替致開幕詞。

　　剪彩人應當是主辦單位出席開幕式身份最高的人士，也可安排上級領

　　導、協辦單位領導與主辦單位領導共同剪彩。

　　5．開幕式的形式。開幕式的形式主要有兩類，一類是以致辭為主的形式；另一類是文藝晚會的形式。

　　6．邀請方式。凡外單位的領導和代表應當書面邀請。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。

　　7．現場布置和物品準備。如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

　　8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

　　9．開幕式、閉幕式程序。如介紹出席開幕式的領導人和主要來賓、致開幕詞、升國旗和會旗、奏國歌或會歌、代表致詞、剪彩、參觀、植樹紀念、頒獎、文藝體育表演等活動。

　　10．接待任務分工。必要時可設立專門的接待工作機構。

　　11．經費安排。

　　（三）開幕式方案的結構和寫法

　　1．標題。寫明開幕式的名稱和文種（策劃書、方案）

　　2．主送機關。直接上報上級審批的開幕式方案，應當寫明主送機關。以請示的附件上報的，不必寫主送機關。

　　3．正文。開頭先闡明舉行開幕式的目的意義，指導思想，然后用列小標題的方式逐項說明方案的各項內容。全篇要突出主題，層次分明，每個創意點要說明意義和效果。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

　　4．落款。寫提交方案的機構名稱。

　　5．成文時間。寫正式提交的日期。

　　三、會議閉幕式方案

　　（一）會議閉幕式方案的含義

　　會議閉幕式是宣布各種會議活動結束的具有象征性和標志性的儀式。會議閉幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

　　（二）會議閉幕式方案的基本內容

　　1．閉幕式的名稱、時間、地點。

　　2．主辦單位。

　　3．參加范圍。

　　4．主持人、致辭人的身份和姓名。閉幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。致閉幕詞人的身份一般應當高于主持人。

　　5．閉幕式的形式。

　　6．邀請方式。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。【專題會議方案】

　　7．現場布置和物品準備。如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

　　8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

　　9．閉幕式程序。如介紹出席閉幕式的領導人和主要來賓、致閉幕詞、降會旗、會旗交接、黨的代表大會唱國際歌等。有的閉幕式還安排文藝體育表演等活動。

會議方案 篇3

　　一、活動主題：“自己的事情自己做”。

　　二、活動目標：通過自理能力活動，培養小朋友參與游戲、遵守規則的能力，增進小朋友“自己的事情自己做”的意識，同時使家長們對小朋友自理能力的情況進一步了解。

　　三、活動時間：**年6月22日(周日)上午9：00—11：00

　　四、活動地點：幼兒園三樓大教室

　　五、活動內容及程序：

　　1、穿鞋子、褲子比賽。(褲子、鞋子自備)

　　按學號將小朋友分4組，每組8名，看哪個小朋友穿得又快又好。

　　2、穿雪花片比賽。(雪花片幼兒園提供)

　　按幼兒園座位，分5桌，每桌6名小朋友，每個小朋友20個雪花片，看誰穿得最快。

　　3、自制水果沙拉，家長共同完成。

　　按幼兒園座位，分5桌，每桌6名小朋友，制作自助水果沙拉，做完自己品嘗自己成果。

　　六、活動準備：

　　1、需購買物品：

　　A、水果：西瓜、香蕉、梨、哈密瓜、蘋果等水果;

　　B、沙拉醬5瓶;

　　C、一次性盤子50個;

　　D、牙簽2盒;

　　E、一次性桌布5張;

　　以上物品由陳俊浩媽媽、尹瀚洋媽媽購買;

　　其他：

　　1、想讓孩子自己動手切水果，可自帶塑料刀;

　　2、放水果大盆子10個、放水果盤子10個(學校借);

　　3、自帶孩子吃沙拉調羹1個，如果有可再帶一個舀水果勺子(比調羹大一些的)。

　　4、水果刀一把(林奕晨爸爸帶)

　　七、備注：

　　1、活動時間：大約為二個小時，希望各位小朋友的`家長盡量參加，如有特殊情況可由其家庭成員代替。如有特殊原因不能參加的，請及周五前向老師請假。

　　2、購物：所需物品由俊浩媽媽和洋洋媽媽周五購買完畢，所需經費，活動后結算、交納;

　　3、場地安排：由可可爸爸、妮妮媽媽負責;

　　4、因為此次活動有小朋友自己動手過程，希望大家注意安全，照顧好自己的孩子，服從集體安排;

　　5、活動現場組織：賀博一媽媽、林奕晨爸爸;

　　6、活動方案：家委會共同討論，賀博一媽媽擬寫;

　　7、活動總結：林奕晨媽媽;

　　8、攝像一名、照相二名家長在周五前自行報名。周五前無報名的，照相由家長自行解決。

會議方案 篇4

　　1、管理職責

　　1.1安全部經理負責大型會議安全保衛方案的制定、實施、監督、檢查。

　　1.2安全部主管協助經理對大型會議安全保衛方案的具體實施。

　　2、質量標準

　　規范大型會議期間的保衛工作，以達到酒店管理要求。

　　3、工作流程

　　3.1安全部在會前應組織一次對酒店會議樓層、住宿樓層、用餐地點、娛樂場所、廚房、停車場、物品寄存處等消防、治安安全的全面檢查，對檢查中發現的不安全隱患，涉及會議活動的區域，在會議前一天全部整改完畢，做到不留安全死角。

　　3.2根據會議來賓人數多、級別高、會議的性質等特點，安全部對人員配置要進行合理安排，重大會議要制定專門的保衛方案。

　　3.3各班組工作要求：

　　1）安全組

　　a負責安排會議指定車位，放置會議停車指示牌,于會議前一天落實完畢，并對所有會議車輛集中指揮到指定位置。

　　b正確指揮所有車輛進出，保證大門口車輛秩序，車道暢通無阻。

　　c落實停車場巡邏制度，每隔半小時對車輛進行一次時間、車況、車牌登記，防止車輛受損。

　　d指定會議期間員工臨時停車位。

　　e制定特殊情況下啟用地下車庫人員安排的方案，專門負責車輛的引導工作，負責會議用餐現場的安全保衛。

　　2)消控組

　　a時刻警惕，堅守崗位，加強巡視各營業點，維持大堂正常秩序。

　　b嚴密觀察進出大堂的每一個人員，發現衣冠不整或形跡可疑的人及時阻止、盤問，并通知監控密切關注，防止入內。

　　c認真對待和靈活處理客人的'每一件事情，做到內緊外松。

　　d每隔半小時對整個大樓巡查一遍，特別是對集中安排的會議樓層要進行重點巡邏。

　　e待娛樂場所、廚房結束后進行復查，并由現場經理及檢查人雙方簽字，確保萬無一失把事故控制為零。

　　f嚴密觀測監控畫面及消防主機信息，發現問題及時控制，及時處理。

　　3.4安全部接待流程：

　　1)酒店大堂門口保安上崗均戴白手套（24小時），儀容儀表端莊整潔，面帶微笑，對客人的詢問有問必答，隨時處理門口車輛占道情況，制止衣冠不整、上訪民眾、外來送餐的人。在客人車輛到達酒店門口時，保安應立即迎接，客人下車時，保安應為小車客人打開車門并用手擋在車門杠的上方，以保護客人頭部不至撞傷。

　　2)客人下車以后，保安員應將客人汽車引導至指定專用車位停放，并有禮貌的提醒過夜車主關好車窗，開啟報警裝置。定時對車場進行巡查，巡查中仔細查看車內是否有貴重物品，及車窗車門關閉情況，外部受損與否，并做好相應記錄。

　　3)客人到達酒店之前，安全部有關人員應檢查客人樓層消防通道并保證其暢通，同時對重點樓層巡邏，檢查安全落實情況。

　　4)重點客人入住的樓層為監控重點保護區域，酒店保安人員應協助公安部門防止不法人員、無關人員進入此區域，并及時追蹤騷擾電話來源。

　　5)巡邏保安員對會議樓層的每一扇房門都要仔細排摸，發現房門未關應先敲門，在征得客人同意后輕輕合上，如果房內沒人就直接把門關好。途中遇到客人應打招呼問好，并讓客人先行。

　　6)消控中心值班員注意觀察會議樓層、各營業點、停車場的人員、車輛，適時移動鏡頭，一旦發現可疑情況，立即進行跟蹤錄像，并迅速用對講機通知所在區域保安加以處理。當消防主機報警時，及時通知巡邏保安及相關服務員前往查看，并按火警處置程序處理。

會議方案 篇5

　　會議目的：向家長匯報學校工作，發揮家長委員會對學校教育的參與功能、配合功能、督促功能與溝通功能，讓孩子們在家校雙方共同呵護與教育下，健康快樂學有成效的度過他們的童年。

　　會議時間：9月9日（周三）下午2:40

　　會議地點：學校會議室

　　會議主題：共建家校和諧品味教育幸福

　　與會人員：全體學校家委會成員、年級組長（zz）、今年新進班主任及學校行政

　　會議主持：

　　會議程序：

　　一、與會成員簽到。

　　二、校長、書記為新委員頒發聘書。

　　三、家委會新當選成員代表表態發言（1—4班家長）

　　四、部分班級家委會經驗交流

　　1、4—2班，謝天爸爸——家委會活動創新

　　2、2—1班，家委會日常事務及管理

　　3、肖松榮老師，班主任老師與家委會的溝通和交流的經驗介紹

　　五、校服設計介紹

　　六、校第二屆家長委員會主任講話

　　劉根林校第二屆家長委員會主任

　　七、陳校長講話

　　八、收集家長意見表

　　會議籌備工作：

　　1、會議策劃及前期資料準備：教育處

　　①重新理清家長委員會成員名單

　　②一年級家長委員會委員、常務委員的評聘

　　③聘書、通訊錄的`制作

　　2、會場布置及會場服務：

　　茶水：

　　簽到、通訊錄：

　　3、電子橫幅（z負責）內容：

（1）、歡迎各位家長來校指導工作

　　（2）、您的光臨我們的榮幸

　　（3）、親子活動掠影

會議方案 篇6

　　在云南省全面推進高中新課程改革背景下，為促進全市教學科研工作發展，為進一步優化規范保山市教育科學研究工作，交流各縣區、各完中在教科研課改及課堂教學模式選擇實施方面的研究成果和研究經驗，研討在教研教改實施中的有關問題，全面提升教研教改工作的水平，保山市教育教學研究所決定召開保山市20xx年教科研工作會議。會議方案初擬如下：

　　一、會議擬出席人員：

　　1.各縣區教育局分管教研領導；

　　2.各縣區教研室主任、副主任；

　　3.全市各完中教科室（教務處）主任。

　　4.市教研所教研員。

　　（以上合計參會人員約60人）

　　二、會議主要內容

　　1.市教育局分管教研工作的李存升調研員作全市教科研工作的.指導性講話。

　　2.各縣區根據之前上報的20xx年教研工作總結和20xx年教研工作計劃（要點）做有針對性的交流發言（時間建議在20分鐘內）。

　　3.暫擬兩所在教研教改工作開展有活力、有特色的完中做經驗交流發言（時間建議在20分鐘內）。

　　4.擬請省教科院有關專家做新課改背景下的教科研工作輔導講座。

　　三、會議時間、地點及其它事項

　　1.會議時間：待定，會期一天

　　2.會議地點：待定

　　3.所需經費：

　　四、會議相關要求

　　1.各縣區教研室應按要求做好與會人員的組織工作，并在會議開始前一周內將本縣市區出席會議的人員名單（注明性別職務、帶隊領導）報市教研所。

　　2.各縣區和參與交流發言的完中與會時需指定交流發言人，做好發言準備，并提前提交發言材料（紙質和電子文檔）。

　　3.各縣區帶隊領導要負責好參會人員的往返和會議期間的安全，遵守會議紀律。

會議方案 篇7

　　為了加強班級工作管理，提高專業發展能力，教育引導學生有愛心，養成良好行為習慣，提升學生的品德素養、身心素養、學習素養、創新素養、國際素養、審美素養、信息素養以及生活素養8個方面，使班主任能幸福工作。學校特組織本次會議。

　　一、時間：3月5日(第一周周四)下午第五、六節課

　　二、地點：二樓會議室

　　三、參會人員：

　　四、會議議程

　　主持：邵子洺主任

　　(一)王講春校長發言;

　　(二)溫xx副校長對本學期班主任工作提出要求;

　　(三)邵xx主任宣布本學期德育工作思路和計劃;

　　(五)關xx副主任布置班級管理工作和班級文化建設;

　　(六)安全辦鐘xx主任對法制、安全和排隊放學安全工作進行部署;

　　(七)吳xx副主任安全管理工作發言。

　　五、協助工作：

　　1、設施及錄像：林xx老師負責;

　　2、攝影及報道：屈xx老師負責;

　　3、記錄：常怡老師負責。

會議方案 篇8

　　XX年2月13日，將召開XX年銷售工作會議，通過行業形勢，總結全年度的`銷售工作，找出工作中的得與失，統一思想認識，明確XX年的銷售工作的重點與方向。

　　一、會議主題：XX年度公司銷售工作會議

　　二、會議時間：XX年2月13日08：30-11：30

　　三、會議地點：公司一樓多功能廳

　　四、參加人員：

　　一、總經理徐副總黃副總總調劉佳榮張金平俞峰

　　二、市場部全體人員

　　三、國貿部全體人員

　　四、公司各部門主管

　　五、會議內容：

　　1、總經理分析行業形式，總結XX年公司銷售工作思路，作XX年銷售工作規劃，并宣布XX年銷售指標與銷售政策(各種獎勵政策)

　　2、電子件各辦事處作XX年銷售業績匯報

　　3、表彰XX年銷售先進人員

　　六、公司銷售先進表彰獎項設置及獎勵金額：

　　對XX年度銷售的先進進行表彰獎勵，獎項設置及獎勵金額為：

　　1、 電子件銷售和貨款回收兩項指標同時超過1800萬：1名(獎勵為8萬元)；

　　2、 電子件銷售和貨款回收兩項指標同時完成：3名(獎勵為3萬元)；

　　七、會場布置：

　　1、簽到表(2張)

　　2、會議室宣傳橫幅：XX年度銷售工作會議----暨XX年度銷售先進表彰大會；

　　3、會議ppt；

　　4、獎牌制作(六張)：xxx同仁，在XX年度銷售工作中，表現突出，成績顯著，被評為XX年度公司銷售精英。

　　特發此證，以資鼓勵！

　　5、臺花(一盆)；

　　6、禮炮(兩只)；

　　7、花環(六束)；

　　八、注意事項：

　　1、會議期間參加會議公司人員必須統一著工作服，佩戴工作牌；

　　2、會議期間參加會議公司人員必須提前到達現場，不得遲到、早退和無故缺席；

　　3、會議期間參加會議公司會議人員注意會議秩序，確保會議圓滿成功！

　　編制：審核：批準：

會議方案 篇9

　　(一)安排方式：這里有幾種方法來處理會議的團體住宿，最簡單的方法是由參會者自己安排住宿，但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會產生下列問題:

　　1.遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使參會者住在距離會場較遠的地方。

　　2.參會者可能拿不到優惠價格，因為個人無法有講價的能力。

　　3.會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。

　　因為會議公司經常與酒店合作，酒店都有協議價給到會議服務公司，所以客房和會場預訂最好選擇會議公司合作，善達公關就是您理想選擇之一。

　　(二)住宿程序：一旦預訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：

　　1.告訴飯店所有參會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。

　　2.告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。

　　3.經由專業會議服務公司代為處理。

　　4.經由主辦單位的住宿組人員負責。

　　(三)預定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。

　　訂房卡：如果會議需要住宿的`人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由參會者直接向飯店訂房。

　　這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以注明有任何稅金或服務費。

　　另外還有一點也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵參會者盡早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。

　　住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內容包括：

　　1.注明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。

　　2.注明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。

　　3.房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權負責。

　　4.要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。

　　一旦房數被確定后，住宿局/觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業務代表談房價。

　　如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些參會者可能會問的問題，請飯店人員答復，同時也可以了解飯店預訂作業和前臺服務情形。

　　特別預訂：有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，并給予特別處理，例如：總計預訂400間，40間為VIPs(貴賓)使用，其余360間為參會代表，使用特別預訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。

　　詳細與飯店業務代表討論細節，并訴諸文字，彼此要了解：

　　1.特別預訂多少房間，什么類別和房價。

　　2.預訂的作業程序。

　　3.什么時限內未使用的房間轉到一般預約中。

　　在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。

　　工作人員房間預訂和免費房間：在一般參會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。

　　一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業務人員，包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優惠價格，來降低主辦單位的成本。

　　最好注明他們的身分，因為飯店經常根據你這份住房表提供貴賓(逮VIPs)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。

　　(四)住宿表格的內容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準備表格前先確認

　　有關作業原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。

　　雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：

　　1.主辦單位名稱。

　　2.會議名稱。

　　3.會議日期。

　　4.會議地點。

　　5.收件截止日期。

　　6.確認函回信地址。

　　7.各飯店的房價。

　　8.稅金明細。

　　9.飯店的地理位置圖。

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