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電力信息檔案數字化成本控制管理
電力信息檔案數字化成本控制管理
摘要：伴隨信息技術的飛速發展，檔案數字化管理已經成為企業檔案管理的發展趨勢。紙質檔案管理為主的傳統管理模式受到巨大沖擊，大量由計算機直接生成的文字、數據檔案，以及用計算機掃描的圖形、圖像檔案材料成為現代檔案數字化的存在形式。
關鍵詞：電力信息;數字化;信息技術
一、引言
伴隨信息技術的飛速發展，檔案數字化管理已經成為企業檔案管理的發展趨勢。紙質檔案管理為主的傳統管理模式受到巨大沖擊，大量由計算機直接生成的文字、數據檔案，以及用計算機掃描的圖形、圖像檔案材料成為現代檔案數字化的存在形式。
從成本管理角度，檔案數字化工作是由成本和收益組成的，在推動江蘇省電力行業檔案數字化過程中，成本控制成為蘇源信息面臨的一大難題。為規范我公司檔案數字化項目實施的管理，提高項目實施進度，節約項目成本，公司從制度管理、工資指標設計等方面進行了一系列的嘗試和探索。
本文根據蘇源信息在推動檔案數字化實踐中產生的問題和解決方法，探討電力系統檔案數字化建設過程中存在的成本控制問題，為我國檔案數字化管理提供一些思路。
二、成本控制的制度規定
(一)員工工資考核制度
1、所有參與人員采用“按件計酬”的考核制度，無基本工資及各項補貼，體現多勞多得。
2、單個項目產值的30%作為該項目組人員總工資額。單個項目在現場產生的住宿費、餐飲費按以下公式測算：
住宿費用=1.2
就餐費用=1.2
注：10人參與項目，1.2表示浮動系數，含交通費用，并考慮項目進場出場時間。
5000頁表示三臺高速文檔掃描儀日工作量。
3、員工最終工資額按單個項目結項后，以實際完成的工作量統一計算總工資額支付，公司每月將會預支一定生活費給員工。
(二)成本控制激勵措施
1、激勵對象為公司數據處理項目組長和現場負責人，項目組內部的分配和激勵體制由該現場負責人自行討論制定。
2、單個項目實施過程中，現場時間的控制措施。
例如某項目掃描頁數為10萬頁，現場兩臺高速文檔掃描儀，以日掃描量5000頁/兩臺作為計算標準，現場需要20天的時間，其中拆分、裝訂等環節貫穿其中一并完成。
若項目組A通過優化流程，發揚團隊合作精神，15天就完成現場工作，公司將結余費用的10%作為獎勵給項目組A;反之，若項目組B用25天完成現場工作，公司將從項目組B人員總工資中扣除超出費用的10%，作為懲罰。(這一部分可歸入員工責任一塊)
3、項目組長及現場負責人應根據公司制定的計劃，在規定時間內保質保量地完成檔案數字化項目實施的數量。若按時完成目標，公司將給予項目組長和現場負責人一定金額的獎勵;若未完成計劃，公司將給予項目組長和現場負責人一定金額的處罰或者更換項目組長和現場負責人。
(三)項目組長崗位責任
1、根據部門經理的安排，組織建立項目執行團隊，根據項目總體計劃合理安排項目進度，做好項目過程的監督和管理。
2、項目執行過程中與省公司、市、縣供電公司以及公司其它部門建立溝通渠道，組織協調各項工作，確保項目順利進行。
3、項目組人員進場前，項目組長需將工作場地、住宿、就餐等問題落實到位。
4、定期了解和分析各項目小組工作現狀，有針對性地開展檔案數字化交流工作。
5、定期安排相關培訓，了解現場組員的表現，并及時向部門經理匯報項目進度及突發情況和問題。
6、負責項目資料的收集、整理，并在項目驗收通過后，統一歸檔。
(四)現場負責人崗位職責
1、在部門經理和數據項目組長的領導下，嚴格按照部門管理規范，負責對所實施項目進行全過程管理。
2、人員進場后，請業務單位授權檔案管理系統的登錄權限，并將工作所需的全引目錄及工程圖紙辦理借出手續。
3、協調項目組成員的關系，合理安排各成員的工作，最大限度的調動項目組成員的工作積極性。
4、做好項目組人員的計件工作，確保計件數量的真實性，工作質量的準確性，并在月底負責向部門提供項目組成員的考核數據。
5、定期向項目組長匯報項目進展情況。
三、檔案數字化考核方案設計
(一)所有參與人員(含現場負責人)采用“按件計酬”的考核制度，無基本收入及各項補貼，體現多勞多得。單個項目產值的27%作為該項目組人員收入總額。結合員工激勵措施，員工收入考核的公式如下：
員工收入總額=單個項目產值7%+結余費用(注：實際完成天數少于考核天數)
或員工收入總額=單個項目產值�7%-超出費用(注：實際完成天數多于考核天數)
單個項目產值=項目實際工作量�附�《檔案數字化處理費用結算單》
收入指工資+出差補貼。
N：根據項目實際完成情況在10~50之間浮動。
(二)項目總成本測算公式如下：
總成本費用=1.35�悼掃描總頁�000頁)
注：1.35表示浮動系數，考慮項目進出場時間，含交通費、餐飲費。
5000頁為兩臺高速文檔掃描儀日(每日8小時)測算工作量;
10人參與項目，2人一間標準間，共5間;
住宿費標準根據項目實際開展的地區不同，由部門考察確定。
(三)現場負責人收入的考核需與單個項目的完成質量、客戶滿意度及安全保密情況等因素掛鉤，具體計算公式如下:
現場負責人收入=(1.3～1.5)祝)
注：質量系數：通過項目驗收――系數1，未通過項目驗收――系數0.5。
滿意度系數：滿意――系數1，不滿意――系數0.8。
安全保密系數：一級事故――系數0.3，二級事故――系數0.5，三級事故――系數0.7，無事故――系數1。
(1.3～1.5)浮動系數由項目組長根據考核確定。
(四)項目組長收入的考核需與全年項目完成數，每個項目完成質量、客戶滿意度及安全保密情況等因素掛鉤。綜合考慮，項目組長收入分為兩個部分，第一部分為考核收入，考核依據是每個項目完成質量、客戶滿意度及安全保密情況，計算公式如下：
項目組長考核收入=0.5�項目組A現場負責人+項目組B現場負責人)�0.7～1.5)
第二部分為獎勵收入額，主要依據全年完成項目總數的情況。若完成項目數多于計劃完成數，則給予獎勵。
注：(0.7～1.5)浮動系數由部門經理根據考核確定。
(五)條目錄入人員收入的考核主要依據其完成的錄入總條數，計算公式如下：
條目錄入人員收入=錄入單價�錄入總條�
注：錄入單價每年發布一次。
條目管理人員收入的考核主要采用固定收入，并根據其工作表現進行上下浮動，計算公式如下：
條目管理人員收入=(0.7～1.5)�800(標準數)
注：(0.7～1.5)浮動系數由部門經理及組長根據考核確定。
(六)員工最終收入額按單個項目結項后，以實際完成的工作量統一計算收入支付總額。要求財務部對每個項目單獨立項與核算，每月前三個工作日之內提交項目成本報表交數據處理中心。每月8號之前數據處理中心提交所有人員的工資發放表到綜管部。
(七)工資考核系統
蘇源信息從事檔案數字化項目工資考核系統如圖：
四、典型案例分析
溧水供電公司檔案數字化處理10人參與，項目產值124092元，掃描總頁數127389頁，以日掃描工作量5000頁為標準，錄入總條目65283條。
(一)以現擬定的成本控制管理規定測算
1、成本總費用
住宿費用127389/500032=17160元
餐飲費用100=4500元
交通費用10=800元(南京郊縣內交通費相比其他地市交通費用便宜)
得出成本總費用=17160+4500+800=22460元
注：公式中數值，如132是溧水、六合、高淳、浦口四縣住宿標準的平均值;15是員工每天就餐標準;30是控制一個項目在一個月左右時間完成;20是南京至溧水一趟交通費用。
2、人員工資額：1240927%=33505元
3、條目錄入費用：65283.12祝?-26%)=5797元
4、條目錄入管理人員：1800+1800=3600元
合計支出總費用：22460+33505+5797+3600=65362元
(二)項目開展過程中實際發生費用
1、成本總費用
住宿總費用33120元，(住宿標準180元/標準間，現場工作38天)
餐飲費用6173元
設備搬運費800+800=1600元
其他費用(臨時辦公用品:裝訂線、酒精、棉花)165元
得出成本總費用=33120+6173+1600=165=41058元
2、人員總工資額43595+出差補貼18050=61645元
合計支出總費用：41058+61645=102703元
參考文獻：
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