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物業管理服務采購中應注意問題論文
物業管理是指通過服務外包的方式實現采購單位（主要是機關辦公場所）的保潔、保安、會議、綠化、維修、餐飲、車輛組織等日常綜合性的服務。
住宅類的物業管理范圍主要指對業主的共有部分進行管理服務，對業主的專有部分并不負責。若業主需要，須專項委托。而政府采購類項目物業產權往往屬單個業主所有即政府所有，物業使用人僅是為數不多的幾個或單個，專有與共有服務部分區別并不如住宅物業那樣明顯，若物業管理服務范圍仍按原界定進行劃分，顯然是服務范圍過窄。若采購單位對專有部分又須另行委托顯然不可取，也有可能背離采購單位的初衷。
因此，公共物業管理范圍除了大樓共有部分還包括由業主指定的專用部分。要準確界定政府采購的物業管理服務范圍，采購單位須熟知物業管理與后勤管理的區別與類同，將一些物業管理未包含但屬后勤管理的內容進一步歸入物業管理范圍，使原先后勤管理中服務職能全部歸入物業管理，例如各辦公室室內清掃、清潔，辦公設備維修，會議室的服務，傳達室服務等。
考量投標文件、業績和答辯
在采購物業管理服務項目的招標評標過程中，比較通行的做法是將投標文件、業績、答辯按不同的分值進行分配，有的還要加權平均計算。筆者認為，物業管理評審中，上述三要素每一項所占的比例缺少一個科學的標準，所以要重視各個環節的評價。
對于投標文件，首先要評價其對招標文件的響應程度，要看各個工種配置的合理性，各工種工作程序的科學性及實效性。當然，投標文件的報價也是非常重要的評價因素。
業績評價就是對一個投標公司已有業績的評價，一般通過現場考察來完成。目前有些項目的評標對現場的考察做得比較倉促。筆者認為，對項目的考察不但要看外表，還要注重諸如其設備內在質量控制記錄、檢修檢測記錄、保潔、會議、服務標準及各種反饋記錄的完整，各種應急預案實效的檢查以及直接與被服務的業主的訪問、交談，從而確定投標公司的經驗、公司文化以及服務水準。
物業管理服務是一種人對人的直接服務，選擇好服務隊伍重點是選擇好人。在評標中安排有答辯的環節，在多數情況下要求投標公司的領導及項目經理參加，這是一個重要的考察步驟。這一環節要有較充足的時間。通過答辯可以進一步了解投標單位的文化理念、服務意識，對物業管理后勤改革特點理解的深度，可以通過擬定一些問答題考察項目經理處理問題的態度、經驗及個人的素質能力。不過分地講能選擇到一個政策水平高、責任心強、服務有經驗、與業主易溝通、好配合的項目經理，招標工作及今后的物業管理服務工作就成功了一半。根據需求和定位合理選擇最低價格在物業管理采購中，不少單位采用最低評標價法進行評標。最低評標價法在降低采購成本、節約采購預算及減少采購單位干預等方面具有一定成效，但片面或者一味地追求低價，也會帶來一些弊端。
首先，由于目前大多數物業管理服務采購需求無衡量標準，資金預算沒有一個確定的依據，服務方案、內容和要求不具體、不準確、不統一，有時服務人數甚至都無法確定。如果此時堅持采用最低評標價法評標，則物業管理供應商很可能會通過“挑字眼”、“擦邊球”、“鉆空子”等方式，直接或間接提供不合理的低價謀求中標或成交。
其次，即使物業供應商以略高于成本價的低價中標或成交，但為挖掘有限的利潤空間勢必大幅壓縮成本或變相調整價格，例如，減少承諾的人員配置、對理應支付較高工資的特殊人員仍然按國家最低工資標準支付、降低服務檔次等。這樣不但物業管理項目不能吸引高素質的人才，也留不住原有的優秀員工，管理和服務人員流失嚴重，長此以往，也必然導致管理與服務質量下降，給采購單位帶來損失。
因此，在物業管理政府采購過程中盲目使用最低評標價法，片面追求中標或成交價絕對最低化是一種短視行為。只有在不斷推進物業管理采購需求明細化、預算準確化和采購規范化的過程中，根據采購單位自身的物業定位與服務要求，客觀分析和合理比較，才能讓最低評標價法真正合理可信，進而通過競爭遴選出真實的最低中標或成交價格。
綜合評分法不利于拉開檔次
公開招標中的綜合評分法為目前物業管理政府采購過程中比較常用的評標方法。作為服務類采購項目，放棄對服務質量的要求，一味認同絕對最低價，顯然是不合理的，因此，通常價格分設置為 20-30 分。
物業管理政府采購中執行的綜合評分因素應以價格、服務、業績、財務狀況、信譽、對招標文件響應程度等六方面為主。其中，對服務方案的評價可添加崗位專業人員上崗證書等客觀量化的評分細則，使評分因素更具體、更可比、更統一。綜合評分法的各個條目，仍有偏主觀、好中差界定不明等問題，印象分所占比例仍較大，評審專家的自主權限和自由發揮的余地過多，有時憑幾條主觀分差之和，即可抵消投標價差異所帶來的分差。
根據相關政策法規，物業管理采購還會選用談判中的綜合評分法。此種方法先把供應商的最終報價擱置一邊，對服務方案、業績、信譽等其他方面進行綜合評分，與最高綜合得分相差 10% 的均為第一檔次，在此檔次內再選取相對的最低價確定為成交價。在此種方法中，由于除去了價格分，因此其他打分因素的分值相應提高，每一項所占的權重也更大，但因為核定的拉分檔次設置為 10%,決定了采用此種方法的最終結果，是根本拉不開高中低檔，幾乎所有供應商的綜合得分均在同一檔次內，最終仍然只能靠價格確定成交，基本失去了使用此種方法的意義。
選擇評審專家須避免三種情況
目前，各地房地產主管部門均已建立物業管理評標專家庫，但政府采購職能與住宅類項目招標職能并不是統一歸口，在政府采購物業管理過程中不時會借調住宅類項目物業管理評審專家。對此，在采購類物業管理評審專家選擇環節上往往會存在以下三個問題。
一是評審專家選取不當，知識不對口。評審專家知識結構偏向住宅類項目物業管理，往往按住宅物業管理思路套用采購項目物業管理，對采購項目的要點與重點定位不準，無法體現采購項目的個性化特點。
二是時間倉促，短時間內不能吃透采購文件精神。評審專家在評標過程中必須對投標文件實質性響應招標文件情況，項目明細報價表與招標文件對應情況等嚴格把關，詳細評定，并且在短時間鑒別清楚對評審專家來說確實比較苛刻，往往都是當天開標評標，評標結果不能令人信服。
三是評標經驗不足。目前，公建類物業管理招標數量要遠遠少于住宅類項目，對評審專家的培訓工作也未有效展開，一些評審專家在接到評標通知以后就匆匆上陣，對政府采購相關的法律、規章制度和方針政策等方面的規定，對評標程序、步驟、方式、內容及評分規則等方面缺乏深入了解，評標現場顯得茫然而無所適。
筆者建議，較重大項目的評標應由政府物業主管部門、物業管理協會、有關大學物業管理專業等單位中抽取專家組成，并對其進行必要的引導和培訓，以體現政府招標采購的公信度。
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