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關(guān)于研究生學(xué)位檔案管理創(chuàng)新問題的思考
研究生學(xué)位可分碩士學(xué)位和博士學(xué)位兩階，標(biāo)志著被授予者的受教育程度和學(xué)術(shù)水平達到了研究生規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)術(shù)稱號。學(xué)位制度起源于歐洲中世紀(jì)，表明被授予者具有何種學(xué)術(shù)水平和專業(yè)知識學(xué)習(xí)自理，具有一定得身份象征的意義。其檔案額管理顯為重要。下面這篇論文正是針對于這個問題的思考。
一、館藏研究生學(xué)位檔案管理的主要內(nèi)容
研究生學(xué)位檔案主要是指高校或科研機構(gòu)在培養(yǎng)研究生的過程中產(chǎn)生的有價值的材料和歷史記錄。它包含的內(nèi)容很多，大致有：研究生學(xué)籍卡片(或叫作研究生學(xué)籍總表)、研究生科研計劃書、研究生中期進度及考核表、研究生課程學(xué)習(xí)記錄、研究生社會實踐和科研實踐書、研究生學(xué)位論文開題報告、發(fā)表高水平科研成果目錄、達到授予相應(yīng)學(xué)位的外語水平等級證書、學(xué)位論文、學(xué)位申請書、答辯情況表、評閱意見表(含匿名評審意見)、答辯決議等。研究生學(xué)籍卡片記錄了研究生的個人綜合信息和學(xué)緣結(jié)構(gòu)，是研究生整體信息的“晴雨表”。它記錄了在學(xué)習(xí)期間的各類必修課及選修課的成績和學(xué)分完成情況，是研究生學(xué)習(xí)過程的直觀反映。研究生科研計劃書是研究生攻讀碩士或博士學(xué)位的基本目標(biāo)和研究方向，是學(xué)位論文的標(biāo)桿和前奏，一般有導(dǎo)師和研究生的共同參與，是研究生在校期間學(xué)習(xí)和科研的重要指導(dǎo)思想。研究生中期進度及考核表是對研究生完成必修環(huán)節(jié)的客觀考核，包含對思想政治狀況和科研進度的綜合考察。研究生課程學(xué)習(xí)記錄是對研究生學(xué)習(xí)成績的記載。研究生社會實踐和科研實踐是對研究生實踐能力的考察。研究生論文開題報告、學(xué)位論文、評閱意見和答辯決議都是研究生學(xué)位水平的直接反映，也是研究生能否獲得相應(yīng)學(xué)位的綜合反映。
從館藏研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容看，學(xué)位檔案內(nèi)容存在“多樣性”和“學(xué)術(shù)性”的特點。所謂多樣性是指研究生學(xué)位檔案所包含的內(nèi)容涉及教和學(xué)兩方面的記載，涉及研究生指導(dǎo)教師、研究生指導(dǎo)小組、匿名評審專家、校院兩級學(xué)位評定機構(gòu)等，學(xué)位檔案的參考價值大，能夠客觀地反映出研究生綜合能力和學(xué)術(shù)水平。所謂學(xué)術(shù)性是指研究生學(xué)位檔案基本上都是圍繞研究生學(xué)術(shù)論文的學(xué)術(shù)價值而產(chǎn)生的，無論是開題報告還是中期篩選，都是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學(xué)位論文正是研究生對所研究課題的創(chuàng)新性思考和實踐，無論是基礎(chǔ)理論的推進還是現(xiàn)實命題的發(fā)掘，都是科研成果的重要資源，都是科學(xué)研究的重要積淀和學(xué)術(shù)積累，是推動科技創(chuàng)新的重要信息來源，具有重要的借鑒作用。
二、館藏研究生學(xué)位檔案管理中面臨的困境
1.周期性存儲的限制。館藏研究生學(xué)位檔案一般都是在研究生完成整個培養(yǎng)過程后才能逐漸形成，目前研究生培養(yǎng)年限最低需要兩年的時間，一般都需要三年甚至四年的時間，研究生學(xué)位檔案的形成是逐漸形成的，如學(xué)籍卡片是對研究生整個培養(yǎng)過程的記錄，只有在順利通過答辯后才能形成，而科研計劃書則往往在研究生培養(yǎng)之初就完成了，兩者相隔的時間很長。有的檔案材料是不斷完善并逐漸形成的結(jié)果，如學(xué)位論文的撰寫和定稿。而學(xué)位檔案材料之間是互相銜接的，缺少任何一個環(huán)節(jié)，都會對學(xué)位檔案的真實性產(chǎn)生不良的影響。一份完整的學(xué)位檔案材料需要完成研究生培養(yǎng)的整個過程才會形成，因此，研究生學(xué)位檔案形成的周期較長，很多原始的檔案材料很容易因保管不善出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。在館藏研究生學(xué)位檔案的實踐中，經(jīng)常會出現(xiàn)因為丟失而不斷補充材料的情況，造成數(shù)據(jù)的真實性缺失。
2.存儲方式單一。研究生學(xué)位檔案的存儲一般都是以紙質(zhì)版的形式存儲，受存儲時間和空間的限制較大。現(xiàn)狀是：一方面隨著研究生教育規(guī)模的擴張，研究生人數(shù)不斷增多，由此造成了大量的學(xué)位檔案的產(chǎn)生。另一方面研究生學(xué)位檔案包含內(nèi)容繁多、門類復(fù)雜、材料眾多，需要大量的人力物力長時間地分類整理才能存儲妥當(dāng)，而手工管理的傳統(tǒng)方式也約束了學(xué)位檔案的有效利用，館藏方式單一給相關(guān)檔案管理部門造成很大的壓力，有很多高校和科研機構(gòu)因為受到時間、空間的約束，放棄存放學(xué)位論文，只存放部分清單，缺失了學(xué)位檔案本身的嚴(yán)密性和真實性。
3.開發(fā)利用不足。長期以來，受到傳統(tǒng)觀念的影響，研究生學(xué)位檔案的管理存在重收集輕利用的現(xiàn)象。很多檔案管理部門對研究生學(xué)位檔案的管理存在誤區(qū)，認為是學(xué)術(shù)研究的重要內(nèi)容，主觀地加入了保密的籌碼，只允許查看，不允許借用，甚至不允許復(fù)印和傳播。研究生學(xué)位檔案是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學(xué)位論文正是研究生對所研究課題的創(chuàng)新性思考和實踐，無論是基礎(chǔ)理論的推進還是現(xiàn)實命題的發(fā)掘，都是科研成果的重要資源，都是科學(xué)研究的重要積淀和學(xué)術(shù)積累，是推動科技創(chuàng)新的重要信息來源，具有重要的理論價值和實際借鑒作用。因此，對研究生學(xué)位檔案的有效利用非常重要，這項工作在高校完成研究生培養(yǎng)過程后幾乎無人問津，只是停留在對相關(guān)數(shù)據(jù)的簡單統(tǒng)計中，沒有通過內(nèi)部的加工處理和信息化建設(shè)，造成了大量學(xué)位檔案的資源浪費。
三、館藏研究生學(xué)位檔案管理創(chuàng)新的建議
1.加強管理，提高檔案意識。對研究生學(xué)位檔案的重視必須從全方位多角度進行宣傳和教育入手，既要提高檔案管理人員的責(zé)任意識，更要面向研究生和指導(dǎo)教師進行檔案管理的專題教育，使他們將對檔案的認識和重視提高到科學(xué)研究的水平，重視研究生培養(yǎng)過程中檔案材料的積累和整理，保證研究生學(xué)位檔案材料的真實性和完整性。對專門從事學(xué)位檔案管理的人員定期進行培訓(xùn)，實行“雙崗考核”和“持證上崗”，加強管理水平和有效利用先進手段進行檔案管理的能力，強化服務(wù)意識和責(zé)任意識，不斷提高檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。加大監(jiān)督檢查，成立院校兩級檔案管理督查小組，對檔案的管理工作進行有效監(jiān)督，通過制定詳盡的考評機制，提高檔案管理的綜合水平。
2.創(chuàng)新管理，逐步實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷普及，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛地運用于研究生培養(yǎng)的全過程，目前，全國各大高校的研究生培養(yǎng)部門都使用了研究生教育信息系統(tǒng)，這一教育信息平臺有效地促進了研究生培養(yǎng)過程的科學(xué)化和規(guī)范化水平。研究生教育信息系統(tǒng)包含了研究生培養(yǎng)過程中產(chǎn)生的所有信息，科學(xué)的整理和有效的儲存，可輕松地建立研究生學(xué)位檔案電子信息庫，研究生檔案管理部門可在此基礎(chǔ)上，設(shè)計更優(yōu)化的流程，編制更有效的檔案管理軟件，設(shè)計有效利用檔案信息的程序，除一些必要的環(huán)節(jié)如論文結(jié)題、答辯決議要保留紙質(zhì)原始檔案信息外，其他信息可逐漸做到數(shù)字化存儲，不斷推進并實現(xiàn)研究生學(xué)位檔案信息的數(shù)字化。
3.深化管理，不斷開發(fā)研究生學(xué)位檔案資源。研究生學(xué)位檔案內(nèi)容豐富，具有很高的利用、開發(fā)和傳播價值。高校研究生學(xué)位檔案管理部門應(yīng)充分利用這一資源，創(chuàng)新現(xiàn)有的管理體制，建立可供分享的資源平臺，實現(xiàn)學(xué)位檔案資源共享和有效利用。一方面，在圖書館或者閱覽室開辟研究生學(xué)位檔案專柜，對優(yōu)秀研究生學(xué)位檔案進行宣傳報道，鼓勵研究生在有效利用學(xué)位檔案中提高學(xué)位論文的學(xué)術(shù)水平和科研實力。另一方面，要充分利用校園網(wǎng)、無線網(wǎng)絡(luò)等新媒體手段，在教師和研究生教學(xué)和科研過程中，提高閱覽、訪問和使用的效果。在學(xué)校主頁上開辟學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)學(xué)位論文電子存檔及開放查詢。另外，應(yīng)該加強與兄弟院校學(xué)位檔案開發(fā)和利用的合作，在保證知識產(chǎn)權(quán)和開放共贏的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)的共享和使用。還需要進一步加強研究生學(xué)位檔案信息的開發(fā)和傳播，通過評聘專業(yè)的技術(shù)人員和高級開發(fā)人員，對有效資源進行深入的加工和編研，將龐雜的研究生學(xué)位檔案信息系統(tǒng)化、有序化處理，提高產(chǎn)、學(xué)、研的效果，不斷促進科技和經(jīng)濟的深度融合，提高科技生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。
近年來，國家教育部投資建設(shè)了立足于高校學(xué)位論文共享的平臺———“CALIS”即“高校學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫”，這是研究生學(xué)位檔案信息化的重要體現(xiàn)，有效地促進了不同地域和不同高校之間檔案信息傳播的效率和渠道，對高校或科研機構(gòu)在新形勢下提高研究生學(xué)位檔案管理創(chuàng)新提供了有益的借鑒。作為國民教育的頂端，研究生教育是我國經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的智力支撐和有效保障，為保證研究生教育質(zhì)量的不斷提高，我們必須加快研究生學(xué)位檔案工作的創(chuàng)新管理，為教育發(fā)展注入更強大的動力，使研究生學(xué)位檔案更好地服務(wù)社會。
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