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邀請(qǐng)函

會(huì)議邀請(qǐng)函格式寫法

時(shí)間:2022-10-12 18:22:35 邀請(qǐng)函 我要投稿
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會(huì)議邀請(qǐng)函格式寫法

  會(huì)議邀請(qǐng)函一般由五部分組成:標(biāo)題、稱謂、正文、簽署和附件。

會(huì)議邀請(qǐng)函格式寫法

  (一)標(biāo)題

  會(huì)議邀請(qǐng)函標(biāo)題有兩種寫法:

  1.單一性標(biāo)題。直接以文種名稱(邀請(qǐng)函)作為標(biāo)題,即《邀請(qǐng)函》

  2.兩要素標(biāo)題。由發(fā)文緣由和文種名稱(邀請(qǐng)函)組成,用介詞“關(guān)于”引領(lǐng),如《關(guān)于出席第四屆xx貿(mào)易博覽會(huì)的邀請(qǐng)函》;或由會(huì)議名稱和文種(邀請(qǐng)函)兩部分組成,如《第五屆全國xx醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會(huì)議邀請(qǐng)函》。“邀請(qǐng)函”三字是完整的文種名稱,與公文中的“函”是兩種不同的文種,因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請(qǐng)出席xx會(huì)議的函”。

  (二〕稱謂

  為了表示對(duì)受邀者的尊重,會(huì)議邀請(qǐng)函標(biāo)題之下要頂格書寫被邀請(qǐng)的單位名稱或個(gè)人的姓名。邀請(qǐng)函的邀請(qǐng)對(duì)象一般有三種:

  1.發(fā)送到單位的邀請(qǐng)函,寫明被邀請(qǐng)單位名稱。由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書,稱呼中要用單稱的寫法,不宜統(tǒng)稱,以示禮貌和尊重。

  2.邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的,應(yīng)當(dāng)寫個(gè)人姓名,前面加上“尊敬的”敬語詞,后綴“先生”“女士”“同志”等。如果邀請(qǐng)的對(duì)象不確定,邀請(qǐng)函的稱謂可以是 “尊敬的女士/先生”這一類詞語。

  3.網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請(qǐng)函,由于對(duì)象f確定,可省略稱呼,或以“敬啟者”統(tǒng)稱。

  (三)正文

  會(huì)議邀請(qǐng)函正文包括前言、主體和結(jié)語三部分內(nèi)容,應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。

  1.前言。會(huì)議邀請(qǐng)函前言部分寫明舉辦會(huì)議的緣由、背景和目的,用“特邀請(qǐng)您出席(列席)”照應(yīng)稱呼,再用過渡句轉(zhuǎn)人下文。

  2.主體。會(huì)議邀請(qǐng)函正文主體部分內(nèi)容比較龐雜,可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫明具體事項(xiàng)。其內(nèi)容大致劃分為以下幾項(xiàng):

  (1)會(huì)議簡介。

  (2)會(huì)議舉辦目的。

  (3)會(huì)議主題。

  (4)會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容和形式。

  (5)參加人員。

  (6)主辦單位和組織機(jī)構(gòu)。

  (7)會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。

  (8)會(huì)議聯(lián)系方式。

  (9)會(huì)議須知。

  (10)其他需要說明的事項(xiàng)、如是否準(zhǔn)備有關(guān)資料、是否需要在會(huì)議上發(fā)言、是否準(zhǔn)備節(jié)目等。

  以上各項(xiàng)內(nèi)容可以根據(jù)實(shí)際情況來寫。在許多會(huì)議邀請(qǐng)函中都會(huì)分別列出,并且作出詳細(xì)說明。一些會(huì)議邀請(qǐng)函還會(huì)對(duì)會(huì)議內(nèi)容做重點(diǎn)介紹,以說明本次會(huì)議的重要性。

  3.結(jié)語。結(jié)尾處也可寫“此致”,再換行頂格寫“敬禮”,亦可省略。

  (四)簽署

  1.主辦單位名稱。因邀請(qǐng)函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱,因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋章。

  2.時(shí)間。另起一行寫明發(fā)函的具體日期。

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