檔案管理工作探討
摘 要：本文從完善各項(xiàng)規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;創(chuàng)新措施
1 當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1 檔案管理制度不健全 近幾年，管理基層制定了一些檔案管理制度，但是仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值;二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生;三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。
1.2 信息化水平低 隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校企業(yè)信息化水平依然很低，沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展。
1.3 檔案管理人員素質(zhì)不高 一是缺乏專門的檔案管理人才，不少單位的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí);二是對檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，只把檔案工作當(dāng)作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動(dòng)性;三是計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不高和實(shí)際操作能力低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。
2 檔案管理的創(chuàng)新措施
2.1建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并完善相關(guān)的法律法規(guī)，能有效地對知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化能很好地適應(yīng)信息時(shí)代檔案資料管理工作的需要。由于現(xiàn)階段的檔案包含范圍越來越廣泛、復(fù)雜，所以檔案管理部門必須嚴(yán)格遵守檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，對檔案的收集、整理、編制、檢索及防霉防蟲等基礎(chǔ)工作都應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。
2.2 提高檔案管理人員的水平與素養(yǎng)
2.2.1 檔案的管理人員必須具備較高的管理水平與政治素養(yǎng)。因此，應(yīng)加強(qiáng)提高檔案管理人員管理水平與政治素養(yǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)思想，著力提高管理水平，從而與檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合，為檔案事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2.2.2 檔案的管理人員必須具備良好的職業(yè)道德，培養(yǎng)和樹立愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，堅(jiān)持遵守自身的職業(yè)道德規(guī)范來約束自身的各項(xiàng)行為，從而提高檔案管理水平和為社會(huì)服務(wù)的質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真對待工作，做到尊重檔案、尊重歷史，堅(jiān)持立檔和用檔的真實(shí)可靠性，并恪盡職守，努力強(qiáng)化自身的保密觀念，以便保證檔案安全。
2.2.3 檔案的管理人員必須具備專業(yè)的管理知識(shí)水平，有扎實(shí)的基礎(chǔ)，熟悉并掌握檔案管理工作的方法與規(guī)律，并在了解檔案管理工作的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)，通過利用計(jì)算機(jī)來不斷豐富自身知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)方式向信息化的轉(zhuǎn)變。
2.2.4 檔案的管理人員必須具備優(yōu)秀的創(chuàng)新意識(shí)，不斷開拓創(chuàng)新。檔案的管理人員應(yīng)注重新事物的發(fā)現(xiàn)，并在基于對新問題、新方法的研究分析上進(jìn)行創(chuàng)新，努力推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。
2.3 信息化服務(wù)創(chuàng)新 信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來越多，相對的信息服務(wù)的要求也越廣。因此，檔案管理人員必須對信息化檔案管理有充分的了解，并正確地樹立信息服務(wù)的理念。隨著檔案管理的信息化，在信息服務(wù)方式上也應(yīng)不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對信息利用的需求，從而在信息服務(wù)上增加新的理念和要求，為用戶提供一個(gè)全面的滿足其需求的信息利用平臺(tái)，不僅能更好地滿足用戶的需求，突出用戶的權(quán)益，提供信息服務(wù)效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務(wù)的人性化、主動(dòng)性及重要性。
2.4加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
2.4.1 應(yīng)建立明確的檔案歸檔制度。檔案屬于檔案局所有，所有建立檔案并進(jìn)行保護(hù)是局工作人員應(yīng)盡的義務(wù)。建立明確的檔案歸檔制度后，對制度的實(shí)際執(zhí)行情況，檔案管理人員必須積極跟蹤督辦，并要求相關(guān)人員積極配合，從而確保檔案歸檔制度貫徹落實(shí)。
2.4.2 嚴(yán)格遵循檔案管理流程。檔案的管理流程主要包括有管理單位、文件點(diǎn)收和整理、檔案分類、檔案名稱與編號、歸檔與檔案清理、保存期限、檔案清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案管理流程，從而確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。
2.4.3 建立并完善檔案管理制度。在進(jìn)行建立并完善檔案管理制度時(shí)應(yīng)充分結(jié)合實(shí)際工作情況進(jìn)行，不同地方有不同的制度。其主要包括檔案人員責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案保管制度、文件材料立卷歸檔制度等。
2.4.4 建立健全管理制度，全面提高檔案管理工作的規(guī)范化。
一是要嚴(yán)格做好文件的收集、整理、歸檔工作。按照上級有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位辦部門實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化規(guī)定及有關(guān)程序的工作流程，確保“檔案資料收集全、整理規(guī)范、歸檔全面”。
二是要建立檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度;建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度。
同時(shí)，還需遵守以下幾個(gè)原則：
一是合理科學(xué)。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理工作需要為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。
二是簡明實(shí)用。各項(xiàng)管理制度必須以具有可操作性為前提，以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，更好地發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范作用。
三是堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。
四是嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
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