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論水利聲像檔案的管理路徑論文
聲像檔案是一個(gè)新生事物，整理方法有其獨(dú)特性，例如數(shù)碼照片需要一式三份存檔，一份封存保管一份查閱一份異地保管。但大多基層水電水利單位檔案管理員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的聲像檔案整理培訓(xùn)，在業(yè)務(wù)方面存在以下兩方面的問(wèn)題：1.歸檔不及時(shí)完整。部分聲像檔案制作人員歸檔意識(shí)差，致使基層水利水電單位一些重要的聲像檔案無(wú)法及時(shí)完整歸檔。具體表現(xiàn)在1.現(xiàn)實(shí)操作中，水利聲像采集工作涉及面廣泛，采集人員不固定，很多相關(guān)人員都握有聲像材料，他們大多認(rèn)為拍完錄完攝完后就算完成任務(wù)，歸檔意識(shí)不強(qiáng)。2.一部分聲像檔案制作人員認(rèn)為聲像檔案是自己的作品，可以自行處置。3.一些檔案管理員思想傳統(tǒng)，認(rèn)為聲像材料不是檔案，只有紙質(zhì)文件才算檔案，水電建設(shè)檔案只要有文字、圖表就可以了，聲像檔案則可有可無(wú)。2.文字說(shuō)明混亂。為方便查閱者，聲像檔案整理除了整理檔案本體外，還需要為其配上相關(guān)的文字說(shuō)明，這些文字說(shuō)明主要包括聲像檔案說(shuō)明、采集者姓名和檔案編目等。如一個(gè)光盤(pán)的文字說(shuō)明，由光盤(pán)包裝盒上注明的事由地點(diǎn)時(shí)間拍攝者，光盤(pán)編目和互相參見(jiàn)號(hào)組成。聲像檔案比起傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，其文字說(shuō)明更為繁瑣復(fù)雜，其要求也更高。一些基層水利聲像檔案的文字說(shuō)明十分混亂，原因一方面是作為新興產(chǎn)業(yè)，聲像檔案分類(lèi)本身比較混亂。另一方面是基層管理者對(duì)新業(yè)務(wù)不熟悉，沒(méi)有熟練掌握相關(guān)技能。
水利聲像檔案的記錄載體主要是錄音錄像帶等磁性材料和光盤(pán)等感光材料，這些載體一方面具有體積小、存儲(chǔ)量大，便于攜帶保存和利用的功能，另一方面也因?yàn)槠涮厥獠馁|(zhì)，對(duì)保管提出了更為苛刻的要求。但是目前很多檔案保管不科學(xué)，主要表現(xiàn)為：1.保管條件不合格。受記錄載體特殊材質(zhì)所限，聲像檔案保管條件要求比傳統(tǒng)文字檔案更嚴(yán)格。但是目前基層水利單位檔案保管條件普遍不合格，大多是將聲像檔案同其他文件檔案一同混存在文書(shū)柜中，沒(méi)有任何防磁防光等聲像檔案所必須的保存條件。這種簡(jiǎn)陋保管條件下，一些聲像檔案壽命受損，如照片褪色變黃、底片曝光變質(zhì)和光盤(pán)受潮無(wú)法讀取，重要記錄丟失。2.定期復(fù)檢頻率低聲像檔案材質(zhì)的特殊性決定其損耗率超過(guò)紙質(zhì)檔案，如光盤(pán)每讀取一次就磨損一次，錄音帶每查看一次就消一點(diǎn)兒磁，為了滿(mǎn)足人們查閱，管理者需要定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行復(fù)檢。但多數(shù)基層聲像檔案管理部門(mén)對(duì)定期復(fù)檢聲像資料沒(méi)概念，采取放任自流的態(tài)度，不檢查也不維護(hù)。
加強(qiáng)水利聲像檔案管理的幾點(diǎn)思考：
（一）大力宣傳，增強(qiáng)聲像檔案管理意識(shí)加強(qiáng)聲像檔案管理首先要積極爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持，加大聲像檔案宣傳力度，改變水利單位重建設(shè)輕檔案，重文字輕聲像的傳統(tǒng)思想，為聲像檔案管理營(yíng)造出良好的工作氛圍。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)多種激勵(lì)手段促使各部門(mén)工作人員積極參與到素材收集、歸檔、整理和利用的具體管理工作中，讓他們切實(shí)意識(shí)到聲像檔案方便、快捷、直觀等好處，從而增強(qiáng)聲像檔案管理意識(shí)。
（二）嚴(yán)格管理，制作標(biāo)準(zhǔn)化管理流程為解決歸檔不及時(shí)完整、文字說(shuō)明混亂、定期復(fù)檢頻率低這些問(wèn)題，有關(guān)部門(mén)要制定標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，嚴(yán)格管理聲像檔案各個(gè)步驟。根據(jù)工作需要，對(duì)水利聲像檔案的收集范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)限和移交程序作出量化規(guī)定；明確聲像檔案日常管理、借閱程序；永久保存的聲像檔案定期復(fù)檢，移交上級(jí)檔案管理部門(mén)。完善管理和檢查機(jī)制，確保聲像檔案管理工作落到實(shí)處。
（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高聲像檔案管理水平1.聲像檔案既有傳統(tǒng)型文字檔案的管理要求，又有聲音和圖像檔案管理的特殊要求，水利部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)水利聲像檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合水利聲像檔案制作案例培養(yǎng)專(zhuān)兼職攝影和編輯技術(shù)人員。2.吸收引進(jìn)優(yōu)秀專(zhuān)業(yè)人員，提高系統(tǒng)內(nèi)聲像檔案管理水平。
（四）妥善保管，加大聲像檔案利用率聲像檔案載體多是由磁性材料和光學(xué)材料制成，為保障聲像檔案正常使用壽命，其存放環(huán)境必須防日光和紫外線(xiàn)、防磁、防震，溫度需控制在十四至二十四攝氏度，24小時(shí)內(nèi)溫度變化不超過(guò)百分之三，濕度變化不超過(guò)百分之五。聲像檔案管理的最終目的是為了使用，檔案管理部門(mén)要抓住時(shí)機(jī)，利用聲像檔案制作專(zhuān)題畫(huà)冊(cè)、主題宣傳片等多種宣傳材料，更生動(dòng)直觀地宣傳水利事業(yè)建設(shè)發(fā)展的成就，使全社會(huì)更深入了解水利工程，支持水利工程。
實(shí)際操作中，水利聲像檔案管理目前還存在著種種問(wèn)題，如因檔案意識(shí)淡薄錯(cuò)過(guò)記錄重大歷史時(shí)間；因技術(shù)不達(dá)標(biāo)影響檔案制作；因保管不科學(xué)造成檔案損壞等。但隨著現(xiàn)代化水利工程的發(fā)展，聲像檔案一定會(huì)越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于水利部門(mén)的各個(gè)領(lǐng)域，為水利研究和宣傳工作立下汗馬功勞。面向未來(lái)，我們必須要加大聲像檔案宣傳力度，提高水利聲像檔案意識(shí)，掌握對(duì)聲像檔案特殊材質(zhì)的管理方法，大大提高水利聲像檔案的利用率，為我國(guó)水利事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供更多動(dòng)力。
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