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計算機(jī)信息管理論事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字信息化論文
摘要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為載體的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)正以銳不可當(dāng)之勢沖擊目前傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作，人事檔案管理的方式和方法面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;數(shù)字信息化
進(jìn)入21世紀(jì)以來，以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為載體的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)正以銳不可當(dāng)之勢沖擊目前傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，事業(yè)單位人事檔案管理的方式和方法也面臨著越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用也使人事檔案管理數(shù)字信息化發(fā)展迎來了前所未有的機(jī)遇和春天。用現(xiàn)代化的手段做好新時期的工作，這既是新時期人事檔案管理工作的需要，也是數(shù)字信息化時代工作的必然要求。
一、檔案管理數(shù)字信息化勢在必行
(一)傳統(tǒng)的檔案管理越來越不適應(yīng)信息時代化的要求
人事檔案是傳統(tǒng)的人事工作重要組成部分，目前在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，仍以紙質(zhì)介質(zhì)作為唯一保存人事檔案的方式，用計算機(jī)來進(jìn)行輔助傳統(tǒng)檔案管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，由于耗費大量的人力物力，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展和不斷深化的事業(yè)單位體制改革的需求。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是人事檔案管理工作改革創(chuàng)新的突破口，改革創(chuàng)新人事檔案管理新模式已成當(dāng)務(wù)之急，這是時代發(fā)展潮流的趨勢。并且計算機(jī)替代人事檔案管理工作已成必然。
(二)當(dāng)今時代的物資條件和科技為檔案管理數(shù)字信息化提供了載體
人事檔案實行計算機(jī)的管理后，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化專業(yè)設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)資料，并對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)數(shù)據(jù)與電子數(shù)據(jù)格式并存。數(shù)字檔案更易于長期保存、查詢、修改，提高人事信息管理的利用率及時效性、準(zhǔn)確性，降低了檔案管理的成本。
通過計算機(jī)在檔案信息數(shù)據(jù)庫中檢索系統(tǒng)中存在的數(shù)據(jù)，根據(jù)指定條件，可快速、便捷提取所需要的數(shù)據(jù)和信息，還可采用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，進(jìn)一步提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量。
通過網(wǎng)絡(luò)可以把不屬于保密范圍的檔案信息，進(jìn)行信息資源的有效共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù);并可以用網(wǎng)絡(luò)化傳遞檔案信息，大大提高檔案的利用效率。
二、目前推行人事檔案管理數(shù)字信息化的限制因子
(一)人事檔案管理規(guī)章制度和管理體制建設(shè)滯后，數(shù)字信息化建設(shè)存在制度缺陷
人事檔案管理規(guī)章制度到目前為止，除了1996年重新修訂的《檔案法》外，僅剩下1999年中組部重新修訂頒發(fā)的《干部檔案工作條例》。兩部法律法規(guī)從修訂至今也已經(jīng)過去十余年了，里面的內(nèi)容只字未變，而社會發(fā)展卻是翻天覆地的變化。因受當(dāng)時發(fā)展實際所限，兩部法律法規(guī)對檔案管理信息化不曾提及。當(dāng)前社會的發(fā)展為我們提供了信息化發(fā)展的環(huán)境和物質(zhì)基礎(chǔ)，而我們?yōu)榻窈箝_展建設(shè)人事檔案管理信息化的工作，由于缺乏相關(guān)法律法規(guī)及國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)規(guī)范為指導(dǎo)，人事檔案管理信息化工作需要相對較長時間的發(fā)展直至成熟完善的過程。
(二)人事檔案管理人才隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)有待提高，觀念封閉
一是目前從事人事檔案管理的人員，多是身兼數(shù)職，對人事檔案管理工作精力投入也十分有限。且絕大多數(shù)都是“半路出家”，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。加之，人員變動頻繁，新手多、業(yè)務(wù)生;給人事檔案管理工作帶來了困難。
二是檔案管理人員中普遍存在學(xué)歷偏低、年齡偏大，對認(rèn)識新生事物上普遍偏慢。新知識、新技術(shù)的引用和應(yīng)用，在接受程度上也存在較大的困難。
三是目前人事檔案管理人員有部分是從事人事檔案管理工作多年，且有著豐富工作經(jīng)驗，而他們往往又是檔案管理工作的負(fù)責(zé)人或一線工作人員。他們對檔案管理卻還停留在傳統(tǒng)的管理觀念上，較為因循守舊、固步自封，知識更新緩慢;對先進(jìn)的檔案管理理念的引用和新技術(shù)應(yīng)用缺乏足夠的認(rèn)識。
(三)建設(shè)資金投入十分有限，推進(jìn)信息化工作舉步維艱
如果要進(jìn)行檔案管理信息化工作，從硬件到軟件，都需要較大投入。絕非添置幾臺計算機(jī)、幾部打印機(jī)就能完成人事檔案管理信息化的。人事檔案管理信息化是一個系統(tǒng)的工程，需要專門的建設(shè)資金投入，初期的硬件設(shè)施和專業(yè)化設(shè)備方能達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。同時需要完善規(guī)章制度建設(shè)、開發(fā)人事檔案管理信息化系統(tǒng)、培養(yǎng)能夠勝任此項工作的人員。這些工作的推進(jìn)都離不開資金的投入，而財政難以劃撥專項資金供基層單位進(jìn)行此項工作的開展，所需資金也只能由單位自行籌措。在基層單位開展的所有工作中，檔案管理工作多處于從屬地位;這樣的現(xiàn)狀決定了資金投入力度和建設(shè)進(jìn)度，檔案管理信息化工作的推進(jìn)也必將是艱難歷程。
三、推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字信息化的對策
(一)完善檔案管理信息化的頂層制度設(shè)計和相應(yīng)法規(guī)建設(shè)
目前人事檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)，人事檔案管理工作數(shù)字信息化的開展更需要法律法規(guī)的保駕護(hù)航。依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，才能制定人事檔案管理信息化工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃，建立起相應(yīng)完整配套的管理制度和操作細(xì)則，使人事檔案信息化工作有章可循。同時以此為契機(jī)加大檔案管理數(shù)字信息化的宣傳力度，引起各級部門和領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，創(chuàng)造一個良好的社會輿論氛圍，為信息化工作的順利展開提供一個有利的大環(huán)境。
(二)學(xué)習(xí)引進(jìn)當(dāng)今檔案管理的先進(jìn)理念，穩(wěn)定檔案管理人才隊伍，提高專業(yè)素質(zhì)
盡管先進(jìn)技術(shù)引用對信息化的構(gòu)建起著非常重要的作用，而人仍舊是決定的首要因素，檔案管理人員素質(zhì)的高低和管理信息化意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵因素。這就需要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)化、穩(wěn)定的人才隊伍，要讓目前的管理工作人員由兼職向?qū)Ｂ氜D(zhuǎn)變。
隨著信息化的普遍應(yīng)用，這對檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，要不斷增強(qiáng)數(shù)字信息化的管理意識，培養(yǎng)檔案數(shù)字信息化管理的能力。同時還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，加強(qiáng)計算機(jī)實際操作能力，提高自身綜合素質(zhì)能力;努力成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又懂得計算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
此外，鑒于人事檔案管理工作的特殊性，需要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使之具有較高的政治思想覺悟、政治敏銳性和良好的職業(yè)道德。
(三)解開資金短缺困境，要從改革創(chuàng)新檔案管理模式著手，探索新時期檔案管理數(shù)字信息化模式
目前的人事檔案管理模式是相對集中管理，基本上由基層單位或上級主管單位管理。管理規(guī)模決定了資金投入的規(guī)模。為基層管理的幾百本人事檔案去配備專職人員和專業(yè)的設(shè)施及裝備等，以建設(shè)檔案管理數(shù)字信息化缺乏可行性。管理人事檔案較之其他工作，不易取得明顯的成績，更不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益;因此不易引起領(lǐng)導(dǎo)重視，故單位難以投入較多資金發(fā)展檔案管理數(shù)字信息化。
改變現(xiàn)有困境首先就要從打破現(xiàn)有管理模式開始，將人事檔案相對集中管理變?yōu)榻^對集中管理，成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，積沙成塔，將原先各部門管理幾百本變?yōu)榧泄芾砩先f本甚至上十萬本人事檔案。管理規(guī)模的變大，專職人員、軟硬件設(shè)施等的配備，由原來從屬工作變?yōu)橹饕ぷ骱螅瑒荼貢玫缴霞壗M織部門和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，由此能逐步爭取到相應(yīng)的建設(shè)資金投入。
前期若能靠財政或?qū)ｍ椯Y金投入建成后，后期則可探討按市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行規(guī)律進(jìn)行部分市場化運(yùn)作，而非太過于商業(yè)化。因為過分商業(yè)化運(yùn)作，可能會導(dǎo)致內(nèi)部人員從中販賣人事檔案信息非法獲利或滋生其它非法交易，這樣會直接威脅檔案信息數(shù)據(jù)安全。
如何能讓新的管理模式即能適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字信息化工作的需求，又能滿足市場經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行規(guī)律，將二者科學(xué)有機(jī)的統(tǒng)一起來，還需要廣大有識之士一起去探索。
綜合以上情況，事業(yè)單位人事檔案管理模式數(shù)字信息化的建設(shè)對深化事業(yè)單位體制改革和實現(xiàn)檔案管理社會化服務(wù)有著非常深遠(yuǎn)的現(xiàn)實意義。要緊跟時代的潮流積極創(chuàng)造和利用現(xiàn)有條件，盡快對現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理模式進(jìn)行根本的變革，爭取早日將人事檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)進(jìn)程納入正軌。
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