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淺談藝校人物檔案的管理論文
藝術(shù)院校人物檔案的建立，具有十分重要的意義。尤其是在世界各國都高度重視教育的今天，這項工作更是非常必要和非常迫切的。然而，由于種種原因，在許多藝術(shù)院校還沒有建立人物檔案，這不僅給黨政府管理、教學等各項工作的開展帶來不便，對社會也是一種損失。如果各藝術(shù)院校還不高度重視，不加快進行這項工作，許多重要參考數(shù)據(jù)將丟失，對學校和社會的發(fā)展是很大的損失。所以加快建立藝術(shù)高校人物檔案迫在眉睫。
藝術(shù)院校人物檔案管理的內(nèi)容
藝術(shù)院校的人物檔案，是指學校內(nèi)的專家，教授和知名學者，以及其他藝術(shù)工作者在教學工作或科研實踐或社會活動中所形成的與本院校有關(guān)的檔案資料。這些資料可以是各種形式的，是在各種社會活動、政治活動、教學活動、商業(yè)活動以及科研、理論實踐中形成的文件、檔案。由于藝術(shù)院校的人物檔案有其自身的特點，需要對他們分開收集、整理和保管，集中收集每個人的檔案材料，這樣不僅查閱和管理方便，而且能系統(tǒng)地保留其完整性。藝術(shù)院校的教學科研與其他實踐內(nèi)容都與高等普通院校有明顯的不同，所以其人物檔案的建立也有其特殊性。相對普通院校的技術(shù)檔案，它的特點是相互滲透，相互交叉的。從載體層面來說，可以是紙質(zhì)的、照片形式的，也可以是錄像帶、磁帶、光盤等等；從內(nèi)容角度來說，可以是教學檔案、活動檔案等。具體來說，大體可歸納為：自傳、生平介紹等；著作、發(fā)表論文，編寫的教材，參考書等；職稱評定表(或藝術(shù)經(jīng)歷職業(yè)檔案表)；個人演出、創(chuàng)作作品，創(chuàng)作稿件、美術(shù)、音樂、舞蹈等設計原稿等；書評、海報、座談會、訪談錄、電視采訪等；各類獲獎證書，各種頒獎活動的記錄；受聘書和各種職稱評定材料；教學心得、記事本、工作信件、電報及藝術(shù)作品等；參加的活動照片、影音材料等；其他有保存價值的材料。
藝術(shù)院校人物檔案管理的具體措施
1.加大宣傳力度，提高人物檔案建檔意識。加大宣傳力度，一方面可以在校內(nèi)部舉辦全校動員大會，大力宣傳檔案建設的重要意義和緊迫性，普及人物檔案建設知識，保證全校教職工都能從思想上認可這項重要的工作；另一方面，還可以召開局部的座談會，包括學校領(lǐng)導、老教授等，灌輸檔案建設的方針思想，宣傳國家在人物檔案方面的法律法規(guī)，打消疑慮，提高建檔意識，爭取他們的支持。其次，還可以通過網(wǎng)絡等其他形式的宣傳手段，增強全校教職工的檔案意識，養(yǎng)成良好的習慣，積極提交各種活動資料。再次，要提高領(lǐng)導和行政人員的意識，把人物檔案建設放到重要的位置，積極配合，高度重視，盡職盡責地收集整理，歸檔工作以確保建檔工作順利開展。
2.從實際情況出發(fā)，做好檔案收集和管理工作。這些在教學實踐，科研或其他活動中形成的有價值的材料是藝術(shù)高校人物檔案的核心內(nèi)容。在收集過程中，要從實際出發(fā)，合理分工，確定收集渠道，全面集中收集檔案材料，包括各種載體的材料，盡量保持資料的真實性，不要人為改動，不管是成功或失敗正確或錯誤的材料，這些一定歷史條件下形成的資料，是非常珍貴的，具有非常重要的歷史意義，一定要保證其真實性。在備案過程中，我們必須保證檔案的完整性，并與其他類別的檔案分開處理。人物檔案有著特定的對象和內(nèi)容，因此，它可作為一類特殊的分類。它的內(nèi)容廣泛，包括文字、藝術(shù)、音視頻等內(nèi)容。它們之間相互融合，相互滲透。應采取一定的方法收集、整理、保存、處理好與其他檔案的關(guān)系，注意分門別類，明確與其他檔案的界限，防止數(shù)據(jù)重復收集。
3.健全檔案制度，實行規(guī)范化管理。要建立嚴格的管理制度，根據(jù)人物的不同，分門別類，明確歸檔范圍歸檔要求，實行規(guī)范化管理，重點是要對原始數(shù)據(jù)進行收集和整理，以防止資料散落損失。在管理系統(tǒng)的實施過程中，要根據(jù)規(guī)則和法規(guī)，制定出有效的實施措施，依法管理，明確責任。此外，學校還要采取與自身特點相適應的方法，還要加大監(jiān)督指導力度，把檔案建立工作作為考核內(nèi)容，制定檔案管理獎勵和懲罰制度，定期進行評估，對那些檔案齊全的系或院進行適度獎勵，促進藝術(shù)高校人物檔案建設的規(guī)范化、高效率，逐步培養(yǎng)起相關(guān)人員建檔意識。
4.實現(xiàn)信息化管理，提高管理水平。隨著信息時代的到來，藝術(shù)高校人物檔案的管理在傳統(tǒng)的模式下已經(jīng)不能滿足需求了，要使人物檔案得到長久完整的保存，必須使用信息化手段。數(shù)字化管理在資源共享，實時查詢更新，延長壽命有重要的作用。藝術(shù)院校人物檔案管理，要徹底改變傳統(tǒng)的管理套路，利用現(xiàn)代化的管理手段，充分采取計算機網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)檔案建設的信息化、高效化、科學化管理，建立一個統(tǒng)一的，全面的人物信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。各院系應注意收集教師在教學、藝術(shù)實踐、社會活動中形成的各種材料，包括紙質(zhì)的和各種非紙質(zhì)的，要統(tǒng)一錄入到系統(tǒng)中，保證每個資料都有備份，以防資料的丟失或破壞。而且還要定期檢查，整理，將有價值的資料進行歸檔。建立人物信息系統(tǒng)，不僅方便整理、查詢，而且易于管理。還可以及時更新更新數(shù)據(jù)，方便教師快速提交材料，方便管理人員歸檔和審核，極大程度的保證了材料的完整性和及時性。
5.加大業(yè)務培訓，提高管理素質(zhì)。檔案工作的改善需要檔案管理人員的業(yè)務水平的提高和專業(yè)素質(zhì)的加強，因此要加強檔案管理相關(guān)的培訓，充分認識到藝術(shù)院校人物檔案管理是重要而緊迫的工作，并提高各種技能，具有一定的藝術(shù)欣賞能力，做好收集管理工作。要加強對檔案管理人員的培訓，提高他們建檔和管理水平，更好的為學校服務。首先，要提高他們的責任感和奉獻意識，培養(yǎng)良好的職業(yè)素質(zhì)，奉獻，敬業(yè)，認真收集和管理檔案。其次，加強計算機專業(yè)知識培訓，不斷提高檔案工作人員的檔案管理水平，使他們熟練掌握計算機知識，促進檔案管理工作的信息化。藝術(shù)高校人物檔案從側(cè)面見證了學校的發(fā)展歷程，記載著學校的各種優(yōu)秀成果，是學校的寶貴財富，院校領(lǐng)導及相關(guān)工作人員應該充分認識到建檔的重要性和迫切性，積極探索管理手段，做好檔案的建立管理工作，充分利用這些資源，擴大學校知名度，加強與其他院校的交流合作，使人物檔案踏上信息化發(fā)展道路，更好地為學校和社會服務，這也是檔案建設的發(fā)展趨勢。
綜上所述，藝術(shù)高校人物檔案的載體形式多種多樣，在保管過程中，應該是科學地分類、存儲，不僅要遠離火源，定期清理，防止灰塵的侵蝕，還要放在通風干燥的環(huán)境中，防止變潮變質(zhì)等問題，也要注意備份，定期檢查，防止電子文件的損壞，避免造成無法挽回的損失。總之，這項工作是細致的，要達到合理保存，方便查詢。藝術(shù)高校人物檔案是寶貴的財富，在檔案的收集和管理中，要做到科學分類，保存，為更好地利用教師資源貢獻一份力量，這是檔案管理者的責任和義務。
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