檔案管理信息技術的論文電科論文

　　1在檔案管理內(nèi)容中的應用

　　檔案管理內(nèi)容繁瑣復雜,一般都是管理人員人工完成檔案內(nèi)容,在檔案內(nèi)容管理中運用電子信息技術能夠有效改善工作質(zhì)量,提高工作效率,具體的應用有幾方面的內(nèi)容:存儲文件目錄、復制、檢索;存儲檔案內(nèi)容信息和檢索;統(tǒng)計、編目和匯總檔案文件;標引文件關鍵詞;管理借閱,提供借閱咨詢服務;打印文件目錄;管理保管室安全;傳輸數(shù)據(jù),進行系統(tǒng)維護。

　　2在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)中的應用

　　為了提高管理效率,可以開發(fā)多種現(xiàn)代化技術集于一身的檔案信息管理系統(tǒng),可以將電子信息技術大量應用其中�？梢允褂肐nternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器,采用微軟SQLServer2003來構(gòu)建后臺數(shù)據(jù)庫。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的,這些系統(tǒng)同樣大量的應用了電子信息技術,運用電子信息技術將各個模塊的功能緊密連接起來,形成一個完整的信息管理系統(tǒng)。因此,在檔案管理工作中,信息技術是無處不在的,而信息技術也有效促進了信息化檔案管理的發(fā)展。

　　3在備份恢復中的應用

　　電子檔案是以計算機數(shù)據(jù)的形式存在的,因此同樣會發(fā)生丟失、損壞等問題,目前計算機病毒、軟件等問題帶來了嚴重的網(wǎng)絡安全問題,也威脅到了電子檔案的安全性,如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況,將會引發(fā)嚴重的后果。因此在管理檔案的過程中,勢必要使用信息技術備份電子檔案,發(fā)生意外情況則要恢復檔案。一般的備份恢復包括幾個部分,如軟件備份、硬件備份和恢復計劃等,要完成備份需要使用應用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅(qū)動等,現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞?硬盤容量大、價格低,恢復速度較快,體積小易于保存。

　　4推動信息化檔案管理的進一步發(fā)展

　　可以從以下幾個方面著手:首先要將紙質(zhì)檔案電子化,調(diào)查結(jié)果顯示,已經(jīng)有軟件開發(fā)商開發(fā)出了一種系統(tǒng),實現(xiàn)將圖文資料批量數(shù)字化,簡單來說,就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤或者光盤中,在使用時可以檢索關鍵字或者關鍵詞;第二,電子檔案要進行歸檔保護,環(huán)境會對電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響,因此對電子檔案要進行定期維護和檢測,建立完善的電子檔案管理制度,電子檔案的維護、拷貝、使用等都要嚴格記錄;第三,加強電子檔案的安全管理,對管理人員要進行安全教育,督促其改善管理方式,妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題,針對可能出現(xiàn)的問題,制定完善的安全防范措施。

　　5結(jié)束語

　　綜上,分析了信息技術的內(nèi)涵,介紹了信息技術的優(yōu)勢和當前檔案管理工作中存在的若干問題,最后詳細分析了信息技術在檔案管理中的具體應用。

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