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電子會計檔案信息管理存在的問題及優化措施論文
0引言
隨著信息技術的發展，檔案信息生產、傳播和儲存的形式發生極大的改變，以數字形式存儲的電子會計檔案已成為會計檔案工作中越來越重要的檔案形式。會計檔案是會計流程的一個十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業單位財務方面的歷史材料等信息。但在會計檔案管理長期保存工作中仍然存在一些問題。因此，需要會計人員去認真學習、積極探索，以促進會計檔案管理工作，使之更好地為單位的財務工作服務。
1電子會計檔案信息管理的重要性
經濟運作是單位存在的生命之源，而財務會計檔案管理的質量直接影響著單位的經濟運作情況。對于電子會計檔案來說，其是單位在長期運營過程中產生的財務資料，代表了本單位財務情況，對后續經濟活動的展開和管理均具有重要指導意義。電子會計檔案管理工作的有效實施，可以提高信息處理的速率和質量，為各部門下一階段的經濟活動提供財務數據支持，同時新型技術的應用，還可以有效解決勞動力，控制成本投入，提高會計信息的綜合利用效果。但是電子會計檔案管理、應用以及保存等工作的實現，均需要將計算機網絡作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會受到外部因素影響而出現問題，造成檔案信息損毀或者失真。基于單位運營需求，必須要加強對電子會計檔案長期保存的重視，采取措施來避免保存過程中受到的損傷。
2電子會計檔案信息的特點
2.1信息保存期延長
新法規中規定會計檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類，并對會計檔案移交單位檔案管理機構年限進行了適當延長。在此背景下，怎樣才能實現電子會計檔案信息的長期保存，已經成為行業研究要點。在應用各項技術對檔案信息進行保存時，還要注意在后期階段，是否存在系統以及平臺來有效讀取原有數據檔案信息，保證各類檔案信息可以充分發揮其所具有的指導信息。
2.2信息保存要求高
現在計算機信息技術已經被廣泛的應用到各個領域，對檔案信息管理工作的實施也具有一定推動作用，已經實現了現代化和數字化發展。在此背景下，不存在紙質檔案對應的原生電子會計檔案持續出現和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規定單位生成以及外部接收的電子會計檔案信息，可以利用電子形式進行保存，需要計算機系統以及專業軟件技術作為支持。但是在此過程中，一旦原生電子會計檔案保存存在缺陷，勢必也會對電子會計檔案信息的長期保存產生不良影響。
2.3信息內容復雜性
想要實現對電子會計檔案信息的長期保存，需要對其具有的特點進行分析，因為其會涉及到多方主體，需要科學性高的組織者對各類檔案資料進行統籌管理，同時還要求具有較高專業技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會計檔案保存載體特點，還需要已經相對成熟的系統和軟硬件作為基礎，單位需要與專業系統、軟件開發商保持有效聯系。假如在此過程中存在任何問題，均會加大會計檔案信息保存風險性，導致其在長期保存過程中受到破壞，造成信息失真。
3電子會計檔案信息管理中存在的問題
3.1配件支持問題
因為電子會計檔案信息的長期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現狀來看，很多單位此方面建設不到位。現用檔案信息保存和利用載體的服務器、硬件外圍設備以及終端均需要進行更換和升級，以及財務管理系統也需要進行更新。
3.2管理工作問題
雖然對電子會計檔案信息管理的重視不斷提高，但是因為技術水平限制，目前管理工作在實際開展中還存在較大缺陷。很多具有會計等財經專業學歷的財務人員，并沒有檔案學專業背景，對檔案管理工作內容以及要求了解不全面。同時，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開的主要因素，導致電子會計檔案長期保存中出現丟失、泄密、無法讀取等問題，無法作為指導文件應用。
3.3專業技術問題
電子會計檔案信息的長期保存，關鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會被篡改、竊取，保證在后期應用中可以順利讀取。但是現在參與財務管理工作的人員，并不具備專業信息背景，無法高效應用各項信息技術，在對財務管理系統以及保存系統進行操作時，經常會因為人為失誤加大保存風險。
3電子會計檔案信息管理優化措施
3.1提高人員綜合素質
所有保存管理工作的實施，均需要由專業人員負責，這樣單位就需要安排專業素質和職業精神較高的人員負責，降低人為因素對保存工作的影響。對財務人員進行專業培訓，使其在掌握財務相關知識的同時，提高信息安全意識，自主學習并掌握信息技術，提高自身信息處理能力，可以根據實際工作要求熟練操作不同電子會計檔案系統。同時，還應提高對電子信息檔案長期保存工作的重視，應用措施來提高檔案保存安全性，并可以根據實際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經濟活動的展開提供信息支持。
3.2完善各項規章制度
要針對電子會計檔案長期保存工作要求，制定完善管理制度，對管理工作的張開提供保障。與傳統會計工作相比，電子會計工作中電子憑證長期保存難度更大，因此必須要有專門的制度對管理行為進行約束，明確管理人員職責，保證各項管理措施的有效落實。并通過獎懲制度的落實，來提高工作人員主觀能動性，互動按照要求開展管理作業。
3.3優化專業技術系統
要建立功能完善的系統，并保證各項配套軟硬件的落實，定期對操作系統進行更新。物理方面要做好計算機系統防火、防水、防盜、防震，安排人員對辦公區域進行不定期巡查，避免外力對系統產生影響。提高計算機系統、電子檔案管理系統以及會計核算系統運行安全性，可以準確快速的讀取全部資料信息，并輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、財務會計報表、會計財薄等會計資料。另外，還要基于電子檔案信息長期管理要求，設置經辦、審核、審批等審簽程序，保證檔案信息應用完整性。
4結束語
綜上所述，社會在不斷的發展進步中，會計檔案工作必須與時俱進，更新觀念，不斷完善相關制度，培養高素質人才，并從實際上采取有效措施，積極探索會計檔案現代化管理模式，促進會計檔案管理的完整化、規范化、科學化，使會計檔案管理工作更好地為促進社會主義和諧社會建設服務。
參考文獻：
[1]會計檔案的功能與管理淺析[J].沈棟.企業導報.2016（04）
[2]電子會計檔案長期保存問題探討[J].張秋芬.黑龍江科技信息.2016（28）
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