辦公自動化對現代文秘的影響

　　辦公自動化對現代文秘的影響【1】

　　【摘 要】推行辦公自動化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。

　　辦公自動化對開展辦公室秘書工作無疑具有積極作用，但任何東西都是一把雙刃劍，在享受辦公自動化為秘書工作帶來高效與便捷的同時，它的消極影響同樣值得我們反思，并找出相應的解決策略。

　　【關鍵詞】辦公自動化;積極作用;消極影響;解決策略

　　一、辦公自動化概述

　　(一)辦公自動化

　　辦公自動化(Office Automation，簡稱 OA)是一項綜合性技術，利用計算機、通信和自動控制等技術與設備，實現辦公業務的自動化。

　　現代辦公自動化系統是由計算機、通信網絡和自動化辦公設備以及相應的軟件所組成的人機信息處理系統。

　　(二)辦公自動化系統的主要功能

　　1.文字處理。

　　2.數據處理。

　　3.資料處理。

　　4.行政事務處理。

　　5.網絡通信。

　　6.其他，如信息管理、輔助決策、專家系統等功能。

　　二、辦公自動化對現代文秘工作產生的積極作用

　　(一)有利于提高現代文秘辦理公文的效率

　　傳遞、辦理公文是文秘的常規工作。

　　應用辦公自動化后，辦公室秘書人員可以在第一時間將收到的文件掃描，通過辦公自動化系統分別或同時發送給不同的領導批閱。

　　領導可以隨時隨地對文件進行瀏覽、批示，即使領導在外出差、開會，也能充分利用網絡處理各種大小事務，不會影響工作進展，極大地提高了工作效率。

　　(二)方便文件歸檔、查閱，信息資源共享更為便捷

　　秘書在工作中經常需要查閱大量文件資料，有時甚至需要看多年前的文件。

　　傳統的方式基本是將資料以紙質檔案的形式存儲，秘書人員每次查閱都要花費大量時間去查找翻閱所需文件。

　　應用辦公自動化后，除了紙質存檔之外，秘書人員也可以直接在計算機上對文件進行電子歸檔，方便自己以及其他秘書人員日后查閱，提高秘書人員的工作質量和效率，同時也使得信息資源共享更為便捷。

　　(三)有利于辦公室秘書人員之間的協同合作

　　辦公室工作涉及到多個環節，通常需要多個辦公室秘書之間相互協作才能完成。

　　比如緊急通知或文件，需要多個秘書人員共同處理，傳統的辦公模式效率太低，浪費的時間也比較多。

　　應用辦公自動化后，可以直接在辦公自動化系統上進行文件的群發和共享，以最快的時間內傳遞到相關部門和人員，為秘書工作的及時性提供有力保證。

　　三、辦公自動化對現代文秘工作產生的消極影響

　　(一)工作的保密性難度加大

　　辦公自動化系統的特點就是數據共享。

　　而共享度越高，保密工作就越做。

　　隨著網絡技術飛速發展，各種先進技術加入到現代竊密活動中，辦公自動化系統保密技術防范工作稍微不到位，就可能造成辦公自動化系統被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。

　　此外，文秘工作上的疏忽也可能造成泄密，如用存儲介質，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計算機報修、報廢時硬盤中含有涉密數據和信息，這些如沒有妥善處理，就會造成泄密。

　　(二)過分依賴辦公自動化容易使文秘工作陷入被動狀態

　　辦公自動化的應用使文秘工作越來越離不開計算機和網絡平臺，如果平時沒有養成備份文件資料的良好習慣，計算機一旦發生故障或遭受病毒攻擊，或者是遇到停電、計算機或網絡發生故障等，將會嚴重影響正常工作的開展。

　　此外，許多資料可以從網絡輕松下載、拷貝，會誘導文秘人員養成惰性，這不但降低秘書工作的積極性和主動性，也會使自身的創造性思維得不到良好的發展，也不利于自身發展。

　　(三)辦公自動化對文秘人員的身體健康帶來危害

　　辦公自動化是借助計算機、復印機、打印機等自動化辦公設備來實現的。

　　這些先進的辦公設備雖然操作便捷，效率高，但是給文秘帶來的負面影響也是不容忽視的，這些設備往往輻射性強，長時間接觸會導致各種疾病，造成身體上的危害。

　　同時，辦公室文秘因工作的特殊性會長時間保持坐姿，也難免會產生頸椎病等職業病，對身體健康帶來危害。

　　四、解決策略

　　(一)做好保密工作，維護辦公自動化系統的安全

　　維護辦公自動化系統安全是文秘的責任，文秘資料員要加強辦公自動化系統安全技術方面的工作，在計算機上安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫，建立安全預警機制，減少網絡入侵的威脅;在數據庫、物理設備、服務器的數據上采取必要的保護措施。

　　此外，文秘資料員要及時了解辦公自動化設備方面竊密與反竊密的情況，增強保密意識，積極參加有關保密技能的教育培訓活動，熟練掌握、運用各種辦公自動化設備，提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術水平，防止泄密事件的發生。

　　(二)合理應用辦公自動化系統，避免過分依賴

　　文秘人員要轉變觀念，積極學習先進的辦公自動化技術，不斷提高辦公自動化操作水平，以適應新時期辦公自動化的要求。

　　同時，文秘人員要合理應用辦公自動化系統，避免過分依賴。

　　文秘資料員要養成務實的工作作風，掌握第一手材料，把傳統工作環節和先進的自動化手段相結合，真正提高工作效率。

　　(三)加強體育鍛煉，養成良好的生活習慣

　　體育鍛煉對身體健康的重要性我們不言而喻，加強體育鍛煉不僅有助于我們形成強健的體格，讓我們有更充沛的精力投入到辦公室的文秘工作中，還有助于我們緩解工作壓力，將樂觀積極的工作態度帶到辦公室中。

　　文秘人員可以充分利用倒茶的幾分鐘舒展自己的身體，避免長時間端坐，也可以利用上下班的時間，盡量爬樓梯，不乘坐電梯，達到鍛煉的目的，總之，方法很多，關鍵是要有鍛煉的意識。

　　(四)強化學習意識，提升自身能力

　　辦公自動化是一個高效的人機交互系統，在這個系統中，具有現代思想和技能的人始終是活動的主體。

　　作為秘書工作人員，不僅要積極參加辦公自動化方面的培訓，掌握一定的計算機軟硬件知識。

　　還要學習秘書工作的業務知識在實際工作中加以運用，更要加強辦公自動化理論學習，接觸盡可能多的新技術，完善自己的知識結構。

　　秘書工作錯綜復雜，千頭萬緒，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機、復印機等現代辦公手段，尤其要掌握計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用辦公自動化軟件 (如 Word、Excel等)，以適應新環境對高校秘書的新要求，充分發揮文秘職能。

　　辦公自動化環境下的現代企業文秘工作【2】

　　摘 要：隨著社會生產力的發展，人類社會已經進入了高速發展的信息時代，產業結構也在向信息化邁進，企業辦公也朝著無紙化、信息化、網絡化轉變。

　　在這樣的大環境下，傳統文秘工作中存在著的許多弊端，無法滿足現代辦公需求。

　　由此，辦公自動化作為一種可以有效提高工作效率和質量的科學應運而生。

　　辦公自動化改變了傳統文秘工作的手工的辦公模式。

　　辦公自動化在文秘工作中的應用，使得文秘工作者，從繁雜的事物和程序中得到解放，將更多地時間和精力，投入到具體工作中，提高了工作質量、優化了工作方式，適應了當前社會的需要。

　　關鍵詞：辦公自動化 文秘工作 文字管理 檔案管理 信息管理

　　一、現代文秘工作的特點

　　隨著企業信息化的到來，現代文秘工作較以往傳統文秘工作有了較大的變化。

　　許多事務工作，如速記、謄寫、發文等已經由人為的手工作業向計算機網絡管理轉變，伴隨著(Word、Excel 、Powerpoint等計算機辦公軟件)的廣泛使用，使得大量的財務報表、會議安排、辦公文件等具體繁雜的日常管理工作趨于簡單化、規范化和智能化。

　　在信息高速膨脹的今天， 網絡通信技術和計算機技術的融入，信息的搜集與利用顯的越來越重要，如何作好信息化社會大環境中的秘書工作，如何使秘書工作人員在本職崗位上發揮自身應有的作用，已經成為一個不可爭議的話題。

　　因此，辦公自動化已成為現代文秘工作者的最大特點，文秘工作已經進行了高速發展的辦公自動化時代。

　　二、辦公自動化的內涵、功能與作用

　　辦公自動化，簡稱 OA，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，由各種辦公設備和人機信息系統來協助完成各種常規的人的辦公業務活動，完成辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達到提高生產率的目的。

　　辦公自動化的概念，70年代未80年代初已經出現，近20年的發展使得辦公自動化的內涵不斷地豐富和發展。

　　現如今辦公自動化是一個包含數據、文字、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。

　　1.使得內部信息交流更方便、暢通。

　　通過在單位內部建立局域網，使得內部通信、制度信息、文件傳閱、會議安排等信息交流更加方便和暢通，避免了文秘工作者人為傳遞時的費時費力。

　　2.使得信息發布具有時效性。

　　通過公司內部局域網的信息發布，使得諸如重要通知通告、文件精神、新聞簡訊等重要事項，能夠在公司范圍內得到廣泛而及時地的傳播，為文秘工作減輕了壓力。

　　3.工作流程的自動化、規范化。

　　主要體現在對公文的起草、處理、收發文、各種審批、請示、 匯報流程等方面，較以往人為繁雜的程序，通過網絡快速的實現工作流程的自動化、規范化，不僅規范了各項工作流程，還大大提高了文秘工作者的工作效率。

　　4.文檔管理程序化。

　　可使各類文檔能夠按權限、時間、分類等性質進行保存、共享和使用，快速的文檔查找，使得文秘工作更加細致和嚴謹。

　　三、辦公自動化給文秘工作帶來的影響

　　辦公自動化使傳統的抄抄寫寫式的文秘工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。

　　1.信息處理的快捷、簡便化。

　　通過辦公自動化信息系統，文秘工作者可以通過公司內部網絡和信息系統，快速的閱讀和下載自己所需的文件資料、規章制度、會議安排，及時接收領導通過OA系統審批和傳閱的文件，并按照相關要求及時進行修改和處理。

　　2.各種財務、人事報表和相關數據處理方面。

　　文秘工作者可以直接從公司內部相關信息平臺上采集、提取數據，避免了以往人為收集和統計數據時，時間、精力的耗費，以及人為測算數據時的產生的誤差。

　　辦公自動化系統可以快速、高效、準確地處理各種統計數據。

　　并且能夠按照人的意愿將數據轉換成各類圖表，使得數據分析更具直觀化、準確化。

　　3.收發文件和檔案管理方面，依據企業對文件管理的流程，可以在辦公系統中設置文件審批流程，按照辦公發文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要離開辦公室就可以直接將文件點發給相關領導進行審批，審核修改后的文件可由領導電子簽發，同時系統依據文件性質自動存檔，方便今后的管理和查閱，整個收發文過程非常的簡便和流暢，也大大的減少和避免了過去手動操作時人為地推諉和拖延，利用網絡高效率傳遞，極大地的提高了辦公效率。

　　4.辦理會務工作方面。

　　企業會務工作看似簡單實則復雜，涉及面多，一旦考慮不周全，就會影響整個會議的開展，通過辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，能使繁雜的會務工作變的簡單、規范，能使文秘工作者輕易應付大量會議。

　　四、提高文秘工作水平，實現文秘工作現代化

　　1.建立規范而詳實的文秘工作崗位職責。

　　制定辦公自動化條件下科學、規范、詳實的崗位職責，能嚴格規范文秘工作者的工作內容和流程，明確崗位職責。

　　實現文秘工作的辦公自動化，尤其是像公文處理、檔案管理等工作，具有較強的工作流程，即使采用了各類辦公自動化系統，也要嚴格按照制度要求，進行審批和規范處理，最總達到辦公自動化與傳統文秘工作的真正結合。

　　2.提高文秘工作者個人的素質和修養。

　　首先在日常的工作中要不斷地積累和完善本崗位專業知識和業務技能，文秘工作者不僅要掌握計算機、傳真機、復印機、打印機等現代辦公設備，尤其要熟悉計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用( Word、Excel 、Powerpoint)等辦公自動化軟件;其次，注重文秘所需相關知識的積累，公文寫作知識、文秘專業素質、社會科學等知識的學習，不僅能陶冶情操，還能創新工作方法，提高工作效率;第三，注重個人修養。

　　言行舉止、穿衣打扮都要與自己的氣質和身份向符合，從細節體現文秘工作者的工作態度。

　　3.從思想上識到辦公自動化實現的必要性和長遠性。

　　在辦公自動化環境中，從容高效地處理業務工作，使文秘工作者有更多的時間和精力思考工作的改進和創新，真正意義上提高工作效率。

　　文秘工作的現代化不是一蹴而就，是一個不斷積累和逐步改進和提高的過程。

　　如果文秘工作者仍然按照傳統的工作方式開展工作，不懂得使用現代化辦公信息系統，就會影響和制約企業的發展。

　　跟不上時代發展的要求，必然會被時代所淘汰，只有建立完善的辦公自動化體系，才能使文秘工作呈現快節奏、高效率的嶄新局面

　　參考文獻：

　　[1]顧孝華.《現代秘書》.上海科學技術出版社，2005 年 6 月版

　　[2]楊洪山.《辦公自動化與秘書工作》.上海交通大學出版社，2007 年 4 月版

　　[3]袁維國.《秘書學》.高等教育大學出版社，2006 年 9 月版

　　[4]陳冠任.《頂尖秘書》.當代中國出版社，2002 年 4 月版

　　辦公自動化對高校文秘資料員工作的作用【3】

　　摘要：辦公自動化對高校文秘資料員工作的規范化、標準化和科學化提出新的要求。

　　本文闡述了辦公自動化對高校文秘資料員工作的影響，力求揚長避短，因勢利導，切實有效地應用好高校辦公自動化體系。

　　關鍵詞：高校辦公自動化 文秘資料員 作用

　　辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。

　　對高校文秘資料員的工作而言，辦公自動化的內涵是文秘資料員利用先進的計算機技術、通信技術、信息技術和軟科學技術，通過各種辦公設備和人機信息系統來完成領導交辦的任務，實現職能部門與教學部門之間的聯系工作。

　　它的實現使高校文秘資料員的工作流程規范化、標準化，提高了工作效率，促進管理工作的改革。

　　OA的廣泛應用使高校文秘資料員的工作發生了前所未有的變化。

　　一、辦公自動化對高校文秘資料員工作的積極作用

　　1.極大地提高工作效率。

　　接收、傳遞、發送公文是高校文秘資料員的常規工作。

　　在傳統的公文處理中，高校文秘資料員要將來自上級的文件進行整理、分類，然后傳遞給領導批閱，并按照領導指示對公文進行處理。

　　采取人工的方式完成這一過程，步驟繁多，在傳閱途中逗留較長的時間，容易耽誤工作進度，甚至有的文件在領導還未傳閱時就過了文件規定的辦理時限，直接造成嚴重影響。

　　在傳統的公文處理中，部門發文領導必須在紙質發文單上簽發，否則文件不能下發，如果遇到領導出差或不在辦公室，就會在發文時間上造成延誤。

　　采用辦公自動化，文秘資料員如果收到電子文件通過學校的辦公自動化系統發送給領導批閱。

　　如果收到上級紙質文件，可以第一時間將收到的文件掃描，也可以通過學校的辦公自動化系統發送給領導批閱。

　　部門發文，即使領導出差在外，也可以利用網絡進行簽發，極大地提高了工作效率。

　　2.有利于提高文秘資料員的業務素質。

　　辦公自動化以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的網絡通信技術，廣泛迅速地收集整理、加工存儲和提取使用信息，使內部各單位方便快捷地共享信息。

　　但人是辦公自動化系統第一因素，辦公自動化的實現從方方面面對高校文秘資料員工作提出了新的挑戰。

　　如何正確運用好辦公自動化提高工作效率，是擺在每一位高校文秘資料員面前的問題。

　　它時刻要求文秘資料員進行業務知識的學習，不斷提高業務素質，熟練掌握應用自動化辦公設備和技術的能力。

　　因此，文秘資料員必須經常參加相關業務知識的學習和培訓，提高自身業務水平，這樣才能更好地適應現代辦公自動化的需要。

　　3.文件歸檔、查閱更加方便快捷。

　　在傳統的方法中，高校的文件等資料基本以紙質檔案的形式存儲在學校檔案室，文件歸檔、查閱都需人工完成，每年要花費大量的人力、物力來做歸檔工作，加上文件資料年限長、數量多，查閱很費勁，有時還查找不到所需的文件資料。

　　應用辦公自動化后，除了紙質存檔之外，文秘資料員還可以直接在計算機上終端對文件進行電子歸檔，方便領導以及本單位工作人員日后查閱。

　　在查詢條件中支持標題、主題詞、文號、時間、內容等方式查詢，大大提高文秘資料員的工作質量和效率，同時也有效提高了文件的規范化管理，避免了由于文件過多而造成文件丟失或查找困難的現象發生。

　　4.有利于工作方法的改進。

　　實現辦公自動化后，傳統的工作方式發生了重大變化，原先成堆的文件和紙張逐步被現代化的辦公設備和電子文件所取代，工作方法也隨之改變。

　　學校工作涉及的環節比較多，往往需要多部門協作才能完成。

　　如果采用傳統的模式，往往耽誤了時間。

　　如果采用辦公自動化后，可以直接在學校的辦公自動化系統上進行信息的群發、文件共享等，很短的時間內就能傳遞到相關部門和人員。

　　二、辦公自動化對文秘資料員工作的消極影響

　　1.工作的保密性難度加大。

　　辦公自動化系統的特點就是數據共享，數據共享程度越高，保密工作的隱患就越大。

　　隨著網絡技術飛速發展，激光技術、人造衛星、紅外遙感等技術加入到現代竊密活動中，如果辦公自動化系統保密技術防范工作不到位，防范不嚴密，就可能造成辦公自動化系統被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。

　　此外，文秘資料員工作上的疏忽也可能造成泄密，如用過的磁盤、U盤、移動硬盤等存儲介質，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計算機報修、報廢時硬盤中含有涉密數據和信息，這些如沒有妥善處理，就會造成泄密。

　　2.過分依賴辦公自動化容易使工作無所適從。

　　過分依賴辦公自動化系統不僅容易使文秘資料員工作陷入被動，而且容易使文秘資料員的工作無所適從。

　　辦公自動化的應用使文秘資料員工作越來越離不開計算機和網絡平臺，如果平時沒有養成備份文件資料的良好習慣，計算機一旦發生故障或遭受病毒攻擊，信息資料無法恢復，將嚴重影響正常工作的開展。

　　另外，許多資料可以從網絡輕松下載、拷貝，也會養成不踏實的工作作風。

　　因此，過分依賴辦公自動化系統，如遇到停電、計算機或網絡發生故障，工作將無所適從。

　　3.在辦公自動化系統中使用公章存在較大安全隱患。

　　在傳統的方法中，文件、各類證明以及各種業務往來等紙質資料都需要加蓋單位公章，文秘資料員可以嚴格按照學校有關規定使用公章，可控性強。

　　采用辦公自動化后，許多電子文檔雖然可以通過掃描等技術手段使用電子印章，但這種電子印章很容易被盜用，是極不安全的，一般不使用。

　　三、揚長避短，發揮好辦公自動化的積極作用

　　1.加強業務學習，提高文秘資料員的業務技能。

　　高校辦公自動化系統是否能發揮應用的功能，關鍵因素是人。

　　辦公自動化是一個人機交互系統，其功能的發揮必須在人的干預和控制下才能實現。

　　如發文流程中，文秘資料員不僅要熟練掌握公文格式，還要掌握計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用辦公自動化軟件。

　　因此，文秘資料員必須具備辦公自動化所要求的素質與技能。

　　文秘資料員必須認真學習辦公自動化軟件技術、計算機信息處理技術、網絡技術和公文處理等相關知識，并在實踐中不斷摸索，全面提高業務技能。

　　2.做好保密工作，維護辦公自動化系統的安全。

　　維護辦公自動化系統安全是文秘資料員的責任，面對網絡技術的飛速發展、泄密渠道日益增多、竊密手段不斷現代化的新特點，辦公自動化保密難度也隨之加大。

　　文秘資料員要加強辦公自動化系統安全技術方面的工作，在計算機上安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫，建立安全預警機制，減少網絡入侵的威脅;在數據庫、物理設備、服務器的數據上采取必要的保護措施。

　　此外，文秘資料員要及時了解辦公自動化設備方面竊密與反竊密的情況，增強保密意識，積極參加有關保密技能的教育培訓活動，熟練掌握、運用各種辦公自動化設備，提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術水平，防止泄密事件的發生。

　　3.合理應用，避免過分依賴辦公自動化系統。

　　過分依賴辦公自動化系統會使文秘資料員的工作陷入被動。

　　文秘資料員要轉變觀念，積極學習先進的辦公自動化技術，不斷提高辦公自動化操作水平，以適應新時期辦公自動化的要求。

　　同時，文秘資料員要合理應用，避免過分依賴辦公自動化系統，及時備份相關信息資料。

　　文秘資料員要養成務實的工作作風，掌握第一手材料，把辦公自動化與傳統文秘資料工作有效結合，在工作中爭取主動。

　　總之，文秘資料員在辦公自動化實施過程中，要揚長避短，既要充分發揮辦公自動化的積極作用，又要克服辦公自動化帶來的消極影響，積極發揮主觀能動性，這樣就能切實有效地應用好高校辦公自動化體系。

　　參考文獻：

　　[1]黃智軍.加強高校辦公自動化建設的措施[J].教研教改,2009,3

　　[2]趙育瑩.高校辦公自動化勢在必行[J].科技與管理,2001,2

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