獨立學院行政管理的思考
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摘要:獨立學院是我國公辦高等院校與社會力量采用新機制和新模式聯合舉辦的、以開展普通本科學歷教育為主、相對獨立的學院。自1999年以來,在我國高校教育中引入民辦機制的辦學模式,首先在經濟較發達、教育資源比較豐富的地區試點,逐步普及到了全國大部分地區。到目前為止,全國共有322所獨立學院已逐漸成為我國高等教育的重要組成部分受到社會各界的關注。為了使獨立學院逐步走向正軌,建成符合我國國情的教育辦學模式,為此我們探討的獨立學院教育行政管理體系能幫助獨立學院創建自己的辦學特色,吸引更加優秀的學生,用卓越的管理體制培養出實踐能力強、創新能力突出的優秀人才。因此獨立學院行政管理的建設具有重要的現實意義。
關鍵字:獨立學院;行政;管理;制度;效率
一、獨立學院行政管理建立的意義
提高獨立學院行政管理的工作效率,對于推進獨立學院教育改革的健康發展、通過教育部本科資格評審和培養高素質的應用性人才有著重要的意義。獨立學院的行政管理和普通高校相同,都是建立在高等教育制度的基礎之上,并服務于它的教育教學行為。總結高校發展歷史的經驗,無論是向“學術性”型還是向“應用性”型大學發展,都要求高等學校管理具有科學性。隨著中國的高等教育傾向平民化、普及化,接受高等教育的公民占全國人口比例逐年攀升,而此時的獨立學院因辦學時間短、資金緊缺、師資力量薄弱、不遵從教育發展規律等自身先天不足的特殊性造成教育質量受到大眾的質疑,沒有明顯的辦學優勢,勢必給其發展帶來不利的因素。作為我國高等教育體系中的新生力量,獨立學院要想突顯其辦學特色必須在教育管理工作方面打下堅實的基礎,為學生提供高質量的教育和服務;必須不斷地更新管理理念,創新服務管理方法,才能培養出受社會歡迎的人才,從而使獨立學院在生源市場和就業市場激烈的競爭中立于不敗之地。
隨著我國教育法治制度的不斷健全,教育已被視為一種市場運作的社會活動,在全社會的監督和法律的約束下,作為市場消費者的學生或用人單位一旦合法權益受到侵害就會用法律來維護和捍衛自己。這從另外一個角度也對獨立學院推進教育改革,特別加強行政管理提出了更新的要求。所以,只有重視并加強、改進獨立學院行政管理工作,通過廣大師生的共同努力,提高教學管理服務質量,調動管理工作的主動性,才能形成積極向上的校園文化,突出辦學特色。現階段我國獨立學院在面臨生存和發展的巨大挑戰時,提高教育管理質量,建立、健全完整的教育行政管理體系具有重要的現實意義。
二、獨立學院行政管理的面臨的新問題
獨立學院自創辦以來,行政管理工作就面對眾多困難,一直是其發展的障礙,如管理理念陳舊,管理工作壓力大,信息資源匱乏,管理服務意識和效率意識淡薄等都導致行政管理效率低,大量辦學資源不能合理使用,嚴重阻礙了各項工作的良性運作。近幾年,隨著獨立學院的改革與發展,行政管理體制也亟待改革與創新。重塑管理理念,堅持以人為本的思想健全管理制度,使用創新管理方法強化團隊建設,為學校各項事業穩步前行保駕護航。獨立學院行政管理工作本是為全校師生服務的工作,由于行政制度不完善、管理混亂、職責不清晰導致多數管理人員已經忘卻了管理的本質,輕視管理工作。鑒于管理者當前這種不正確的認識,有些行政管理人員在提供管理服務時不積極主動,得過且過;有的過于看重權力,出現濫用權力、工作作風敗壞等不良現象。獨立學院的行政管理工作問題遠遠不止這些,下面我們探討在當前形勢下面臨的新問題。
(一)管理體系陳舊,嚴重影響了管理效果
獨立學院的管理體系與公辦院校相比有所不同,雖然采用了金字塔式的層次管理結構,明確各層次管理權限和崗位職責,由低到高權利逐漸集中,呈金字塔狀分布,學校行政命令自上而下發布,依靠行政機構或行政人員行使行政管理職能來實現。在學院發展初期,由于學生少,所配比的行政管理人員也較少,呈現扁平化趨勢,在部門的人員設置方面講究一個人身兼多職,部門的管理者們可以事事親躬,管理工作能取得很好的效果。隨著學校的發展特別是學生人數增多,管理人員相應有所增加,但管理體制未能及時創新,管理觀念沒有轉變,繼續采取陳舊的管理方式,力求面面俱到,結果事與愿違。由于人員和精力有限,管理方針、政策不能落到實處,加之權利過于集中,使得組織內部形成了 “一對多”的管理模式,造成管理混亂,嚴重影響了管理效果。
(二)新體制給管理帶來了新的問題
獨立學院管理隊伍的組成主要來源于三種途徑:母體高校、學院出資方和社會招聘。由于是一種新興的辦學模式,在創辦之初管理人員的年齡兩極分化嚴重,中層管理者趨于老年化,許多管理者都是退休后到校發揮余熱,這部分管理者思想觀念和精力都不能有較大的改變;而基層管理人員趨于年輕化,許多大學生畢業就開始從事行政管理工作,而且很快就被安排承擔較為重要的管理角色。這時沒有經歷任何工作和時間磨練的基層管理者,容易滋生官本位思想,形成部門不和諧因素,從而影響行政工作的力度和效率。這種年齡兩極分化的管理隊伍給行政管理體系的發展帶兩方面的阻礙:一、由于思想觀念陳舊,辦事循規蹈矩,競爭意識和服務意識淡薄,工作中缺乏積極性、主動性和創造性,降低了高校行政管理的效率。二、獨立學院的福利待遇低于其他公辦高校,造成管理隊伍缺乏責任心,自我道德素質修養較差,經受不起經濟發展的考驗,一旦受到制度的監督、制約后另謀他途。特別是后者大都是基層年輕的管理人員,他們加劇了獨立學院人才的流動,造成了整個管理隊伍的不穩定,嚴重影響了管理的連續性、完整性。
(三)行政管理規章制度不健全,工作效率低下
獨立學院的管理制度是在公辦高校管理制度基礎上吸取了民辦企業管理優勢而形成的特殊管理體系。這種體制建立之初,并沒有現成的行政管理體系可以借鑒,必須在公辦高校的行政管理制度中進行修正和變革,否則容易造成了各職能部門職責不清,多頭領導,議而不決,決而不斷,人浮于事,辦事效率低下。在解決日常行政管理工作問題時,常常會出現一件事情由幾個部門分管或沒有部門能解決問題,容易導致部門之間出現推諉的現象。不僅增加了行政管理成本,還無形中弱化了管理人員的服務意識,養成遇事推脫、缺乏積極性、管理思想不縝密、效率低下等陋習,導致教學和學生工作得不到保障,引起學生和老師的質疑,影響學院的正常教學和生活秩序,使學校得不到學生的信任,直接影響學校的聲譽。
三、獨立學院行政管理工作的思考
(一)樹立新管理理念,健立適合獨立學院的管理制度
獨立學院管理優勢就是在辦學之初通過創建精簡的行政管理層次和人員,建立起一種緊湊、干練的扁平化組織結構。它可以加快信息傳遞速度,使決策更有效率,同時降低人力資源成本,能使每個管理層有更大的自主權進行有效的決策。在這種扁平化的管理理念中,要完善獨立學院管理制度,必須堅持管理制度科學化。就必須實在黨組織的指導下,校董事會領導下實行校長、主任負責制。各級行政工作會議發揮決策作用,討論、完成各項管理工作,例如制定發展方向和規劃,執行和完成學院各種行政活動等。所以決策層的領導一定要有責任意識和全局觀念,掌握準確、充足的信息資源,克服個人主觀經驗的判斷,從而保證決策的科學、民主和有效性。其次,加強職能部門之間的協調合作,逐漸在工作中調整、明確各自的工作職責和范圍,創造良好的管理工作氛圍,為學校師生提供高質量的服務,保證學校各項工作井然有序。而各部門的組織運作息息相關,要有整體意識和全局意識,不能各自為營,特別是涉及到學校的整體利益和發展規劃時,各職能部門應團結協作,共謀計策,共促學校各項事業的進步與繁榮。再次,人力資源應合理配置和管理,避免“兩極分化”現象給行政管理機制帶來負面影響,以老同志豐富的經驗、強烈的責任心和奉獻精神感化新生力量;用年輕人勇于探索、追求創新、永不言敗的思想給行政管理工作帶來源源不斷的動力。對于新進的年輕人要運用蘑菇效應原則,通過工作的實踐來磨礪他們,它是人才蛻殼羽化前的考驗,對新同志的意志和耐力的培養有促進作用。同時管理者不能憑第一印象對待新同志,避免首因效應對他們工作積極性產生負面影響,使行政管理水平向更高層次發展。采取合理的人才激勵手段,盡可能的提供進修和學習的機會,最大限度地挖掘行政人員的潛力,有效調動行政人員的積極性,鼓勵他們提高知識水平和管理水平。
(二)堅持以人為本,提高行政管理人員管理素質
當前首要解決的問題是提高獨立學院行政管理人員素質,尤其是那些一切以自我為中心,追求個人享受,利欲熏心,喪失職業道德的工作人員。他們對待工作的態度,往往缺乏基本的服務意識和責任心,隨意性很大,循規蹈矩。這些不良思想和行為會產生從眾效應導致行政工作氣氛非常消極低迷,不利于學校和諧氛圍的創造和各項工作的開展。因此,堅持以人為本,提高管理人員的個人素質,對于行政管理工作上一個新臺階是至關重要的。
要提高行政管理人員的素質,就要強化行政管理人員的管理意識、服務意識和責任心。首先行政管理隊伍是一個團隊,要將整個管理團隊的作用發揮到極至,作為管理者必須了解每個員工的特征,端正思想,充分挖掘他媽的潛力,逐步培養他們的超前服務意識。對于外來的指責,要以寬容的胸懷去接受,及時自我修正,力求上進。管理人員素質提高了,才能體現行政工作的價值。行政管理人員還要具備高度的責任心和效率意識。無論大、小事都要認真負責的快速辦理。
其次要提高行政管理人員的工作能力和再教育力度。行政管理人員應善于將理論付諸實踐,勤于鉆研業務。除了要具備良好的公文寫作和口頭表述能力外,還要具有一定的人際交往能力、廣泛捕捉信息的能力以及分析和解決問題的能力。行政人員的再教育是知識經濟時代的特點,而且終身學習已經成為當代高校管理者的必備條件。所以除了做好自己的本職工作以外,行政管理人員還要利用業余時間與時俱進,不斷拓展和更新自己的知識體系。不僅要學習崗位技能和管理知識,還應盡量多學習其它相關知識,做到博學多通、一專多能。發揮各級黨組織的作用,定期學習政治理論,使行政管理人員以科學的理論武裝自己。
(三)重視管理文化建設加強團隊工作能力
管理文化是管理植根于文化之中,在管理理論的基礎上發展起來的文化理論,是對原有管理理論的總結創新而成的。它從一個全新的視角來思考和分析整個管理體系的運行,它的核心是人,給管理理念和實踐帶來生機和活力。高校行政管理作為獨立學院一個不可或缺的組成部分,必須重視管理文化的建設,只有在管理理論基礎上重新審視管理服務的對象,才能對獨立學院的管理體系有新的思考和創新的改革,才能保證高等教育歷史使命的完成,牢固的樹立 “一切為了服務、為了服務一切”的核心價值觀。
強化團隊服務工作能力。行政管理團隊的服務就是要把管理的落腳點放在服務上,為廣大教職工和學生辦實事,最大限度地發揮管理團隊的積極性、主動性、創造性和學習熱情、創新精神。至于行政管理人員服務態度的好壞、服務水平的高低,廣大教職工和學生最有發言權。只有強化團隊服務意識,高校行政管理工作才有活力和生命力,才能夠把獨立學院各個組成部分有機地融合在一起。與此同時,重視管理文化的建設,營造良好的高校行政管理精神、形象、作風,以利于行政管理人員共同遵守,還可以對外樹立良好的聲譽,吸引更加優秀的人才。
總而言之,獨立學院行政管理是一項具體而細致的工作,它的改革需從管理理念、管理制度及提高管理人員隊伍素質等多方面入手。只有不斷推進行政管理的改革與創新,才能促進高校教育、科研等工作的順利開展,使其發展適應新時期的需要,從而推動我國獨立學院高等教育事業的蓬勃發展。
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