精益管理與提高行政管理辦公室的服務水平論文

　　近年來，社會主義市場經濟體制發生了很大變化，現代企業制度開始逐步建立和完善，與此同時，企業行政管理也應該與時倶進，加強和改進企業行政管理，使之更加適應新時代的要求，如此不僅有利于企業更好地進行內部管理，還能夠幫助企業更快地適應市場經濟和企業轉機建制，對于提高企業活力和發展市場經濟而言意義重大。基于此，引進先進的管理模式是至關重要的，良好的行政管理能夠為企業各部門、各專業建立一個管理服務平臺，確保企業每個人都能夠各司其職，充分發揮自身才干，良好的行政管理能夠大大提高企業的工作效率，同時行政管理還是企業文化的一個重要組成部分。

　　1.企業行政管理概述

　　企業行政作為企業的中樞神經系統，在企業的管理工作中具有舉足輕重的地位，建立良好的行政管理體系，才能確保企業各部門之間各司其職，同時相互協作、相互幫助。依靠企業行政組織、按照行政渠道管理企業的一系列措施和方案就是企業行政管理。在企業發展中企業行政管理的三大功能分別是管理、服務、協調，其主要手段包括獎懲條件、規定、指示、行政命令等。在管理功能上，企業行政管理通過處理好公司各項日常事務，不僅能夠保證公司的正常運行，還能夠結合公司的各項情況，比如企業文化建設、企業精神、管理策略等，為高層決策提供有益建議；在服務上，能夠為公司提供完善的后勤保障；在協調上，能夠為企業各部門、各專業之間建立一個統一的管理服務平臺，該平臺的作用相當于在企業之間建立了一座溝通的橋梁，有利于企業各部門、各專業之間的良好溝通協調。企業行政管理學與其他學科之間存在很大差別，其中最大的差別在于企業行政管理學的研究對象是企業行政事務，企業行政管理的目的是通過探討企業行政管理的客觀規律，實現愜意行政管理的科學化，進而提高企業行政效率。面對市場競爭越來越激烈的局面，企業行政管理的關注度越來越高。要想保證企業能夠順利正常的運行，必須成立一個專門的團隊，負責將企業各部門、各環節連接成一個完整的有機體。只有這樣才能保證企業的正常運行，確保企業達成各項生產經營目標。而要想確保目標實現，提高企業競爭力，企業行政管理有效的組織企業生產經營活動是至關重要的，具體應做到以下方面：

　　1.1計劃工作

　　即確定管理內容的目標和決定如何達到這些目標。要想實現行政管理科學化和行政管理成功的目的，必須使現代企業行政管理具有計劃性，只有做好各項準備工作，行政管理才能更加高效。

　　1.2組織工作

　　企業運作的基本框架就是企業的組織機構，企業的各級行政管理人員應自覺履行自身職責，同時明確規定企業各個人員的職責，明確每個人的任務是什么，誰來做決策等。要求企業建立自上而下的責權關系，確保行政管理渠道的暢通無阻，只有這樣才能建立高效的企業行政管理機制。而要想建立完善的企業行政管理機制，必須首先選擇和設計科學合理的行政組織機構，因為行政組織機構是實現行政管理目標的重要基礎和必要條件，通過組建企業行政組織機構并加以良好的利用，能夠為企業行政管理工作增光異彩。

　　1.3指揮工作

　　即企業行政管理中采取的具體措施，明確企業各個員工的職、責、權，同時加強各個員工之間的合作，充分激發和調動起每個員工的工作熱情和積極性，盡量避免員工之間的沖突，且能夠良好地解決員工之間已經發生的沖突。要想良好地完成指揮工作，就要建立行政首長廠長或經理）負責制為首的指揮系統，這是科學行政管理的基礎。

　　1.4控制工作

　　即對指揮工作的各項措施進行監測、控制與調整，包括建立激勵機制、監督系統和制定獎懲條例并認真執行。控制工作能夠使企業了解和掌握自身的行政管理工作是否科學合理，從而發現并改進行政管理中存在的問題，更加完善企業的行政管理工作。

　　2.現代企業行政管理要求

　　隨著社會的不斷發展，現代社會對企業行政管理的要求也發生了變化，更加側重于生產經營活動和行政管理自身的要求，其中正常組織經濟活動是生產經營活動要求的行政管理的重中之重，主要包括財務和銷售管理、信息、溝通以及公關和勞資關系等。

　　實行和完善行政首長負責制�？茖W行政管理的基礎是建立行政首長負責制及以其為首的指揮系統，實行行政首長負責制。這無疑對行政的負責人提出了更高的要求，行政負責人由于權力具有很大的權威性，應不斷提升其自身素質和能力，盡量減少人為因素造成的行政措施不當，正確使用和利用自己的權力，明確自身的職責和權限。

　　合理選擇和設計行政組織機構。企業行政管理對于企業而言至關重要，行政組織機構作為企業行政管理的中堅力量，其重要性不言而喻，因此必須合理選擇和設計行政組織機構，而合理選擇和設計行政組織機構最重要的環節就是選拔優秀的行政管理人才，具體要求如下：一要求人才能夠適應社會的發展，與時倶進；二要求人才具有良好的個性和心理特征、優秀的政治素質、強烈的創新素質和健康的身體素質；三要求人才具有正確的價值觀、人生觀和世界觀等。

　　確立正確引導、準確評價與適當獎勵相結合的激勵機制。有人說當今社會企業最重要的資源就是人力資源，為此企業應千方百計留住優秀人才，確立正確引導、準確評價與適當獎勵相結合的激勵機制，做到獎罰分明。

　　3.我國企業行政管理改革思路

　　與世界發達國家相比，我國在企業行政管理中還存在很多問題，為此我們應積極吸取國外的成功經驗和失敗教訓，改革我國傳統的行政管理工作，使其更加適用于我國市場經濟發展，在改革過程中應注意以下問題：

　　3.1按規范化要求，適當調整企業行政機構。雖然我國行政管理工作經過多次調整已經解決了多個問題，但是依然存在一些待解決的問題，不足之處依然存在，比如管理渠道冗余復雜、人員配置紊亂、企業行政機構臃腫等。為此，我國企業應按規范化要求，適當調整企業行政機構，明確各級行政機構的職能和作用，按實用性和科學性的原則合理建立行政機構系統。

　　3.2建立健全和認真執行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的法治秩序。更重要的是，要培養出一支高素質、高效率的行政人員隊伍，同時要搞好科學分工、管理層次和合理授權。只要建立了完善的各項規章制度，組建了高效率高質量的團隊，整個行政管理體系就會高效的自動運行，事半功倍。

　　3.3健全企業行政管理的領導體制。目前我國的企業領導體制幾乎都是黨政合一甚至以黨代政，在這種情況下，使得我國行政管理工作中存在一些問題，比如行政首長的權力無法得到充分良好的施展；尚未建立完善良好的企業領導體制；缺乏相應的輔助人員；監督機構和手段不足等。基于此，我們應健全企業行政管理的領導體制，逐步提高和加強行政管理工作的效率和質量。

　　3.4定期評價業績，擇優使用行政管理人才。企業行政管理的一項重要工作內容就是對企業績效的評價，其結果直接關系到相關人員是否能夠獲得晉升，但長久以來對企業績效的評價一直沒有建立統一的標準，評價的科學性和準確性一直飽受爭議，這其中既有人為因素的干擾，也有技術因素的干擾�？刹捎貌块T監督方法逐步消除人為因素造成的干擾，而要想消除技術因素方面的干擾需從人才學角度出發，綜合各項科學手段準確做出評價，定期評價業績，擇優使用行政管理人才。

　　4.精益管理在行政行業應用現狀

　　精益管理方法是在豐田管理方式基礎上發展起來的，其最終目的是通過流程整體優化、均衡物流、高效利用資源、消滅一切庫存和浪費，達到用最少的投入向管理人員提供最完美價值的目的。在過去的很長一段時間內，企業之間的競爭都集中在行政管理計劃資源的爭奪上，導致企業行政管理存在很大問題，比如資源配置水平不高、管理粗放等，因此行政行業的管理將從行政管理為主向行政管理與資產經營管理并重轉變。隨著行政行業管理水平的不斷提升，各行政管理系統紛紛導入精益管理的思想，但尚沒有形成成熟的理論體系用于指導行政管理系統的管理。如何有效的將精益管理理念應用到行政管理系統日常管理當中，整合現有資源，已成為當前行政管理工作的重要課題�，F代企業行政系統通過導入全面規范化管理、績效管理精益質量管理，構建了基于現代企業行政系統特色的精益管理體系結構，旨在減少浪費，提高管理效率，加強企業競爭力。

　　5.精益管理的目標

　　精益管理方式是徹底消除無效勞動和浪費的一種管理思想，根據這個基本原則，確定推行行政管理系統精益管理方式的總目標�，F代企業行政系統推進精益管理的最終目標是通過降低成本產生效益，即提高有效率和降低消耗，減少管理過程中的浪費。精益管理方式的基本體系以持續改善為基礎，以拉動式管理和準時化管理為兩大支柱，以全員規范化管理維護、績效管理等為輔助工具，從而實現高質量、高收益的最終目標。

　　6.現代企業行政系統實施的精益管理策略

　　6.1拉動式管理

　　現代企業行政系統管理計劃與控制設計的核心是用拉動式管理系統替代傳統的推動式管理系統。拉動式管理即每一道程序的管理都是由其下道程序的需要來拉動，這就是要堅持準時化管理和看板管理，由于環環相扣，因此準時化管理的管理效果良好。通過看板來向前道程序傳遞信息，并對管理過程進行實時控制。因此，拉動式管理系統就是堅持一切以后道程序的需要為出發點，堅決杜絕超前和超量管理。

　　6.2準時化管理

　　準時化管理指企業管理系統的各個環節、程序只在需要的時候，按需要的量，管理出所需要的產品。準時化管理最重要的管理工具是看板，看板是用來控制管理現場的管理排程工具，在保證適時適量管理中起著至關重要的連接作用。以管理線為例，用看板來組織行政管理的過程。

　　在行政管理程序中把管理成品看成是最后一道程序，按看板管理理論在必要的時間可以在上一個行政管理程序獲得必要的半成品數量，同時在必要的時間行政管理程序又可以向上獲得必要的信息，從而及時準確的拉動物流，在必要的時間管理出必要的產品�？窗寮瓤捎涊d管理數量、管理時間、順序等信息，同時也可防止過量管理和誤管理，及時解決管理過程中存在的問題，消除無效工作和浪費。

　　6.3績效管理

　　績效管理是一種管理人員驅動的追求卓越績效和持續改進的管理哲學。良好的績效管理可以有效減少不良品，大大降低企業成本，提高企業盈利水平，具有良好的經濟效益和社會效益，能夠促進企業綜合實力的提升。

　　績效管理側重于高級統計工具的應用，通常要求項目中有大量的分析工作�？冃Ч芾矸椒ㄉ瞄L解決復雜問題，特別是一些找不到原因的問題。績效管理具有良好的應用性，被廣泛應用在產品各個流程當中，而精益管理方式則側重于行動，不太能直接使用統計方法和管理流程。如果將精益管理與績效管理結合起來，就可以通過提高管理人員滿意度、降低成本、提高質量、加快流程速度和改善資本投入來實現企業經濟效益最大化。因此，為了實現企業效益的最大化，需要將精益管理和績效管理合二為一，各施所長。

　　現代企業行政系統在選擇績效管理推進策略時，選擇了戰略改進和解決問題相結合的途徑，從具體的專案入手，建立了一批績效管理改進項目，邊培訓邊改進，并跟蹤實施，考察取得的經濟效益，積累經驗教訓，熟悉績效管理的運作，不斷在員工中樹立推行績效管理成功的信心。通過一個個績效管理改進項目的成功實施，不斷豐富和完善績效管理的內涵，從而形成具有現代企業行政系統自身特點的卓越的質量管理新模式。

　　6.4人才培養

　　精益管理方式認為人力資源是企業最重要的資源，將人當成了最重要的管理要素，該方式認為人為因素是具有最大柔性和最大潛力的因素，因此，應將在現代企業行政管理中應注重人才培養，并將人才培養放在企業行政管理的重要位置。

　　提案制度是精益管理的其中一項基礎工作，它要求每個企業員工都積極參與其中，發表自己的看法，聽取別人的意見，大大提高了企業運行的效率和質量；而管理層應張開耳朵聽取員工的意見和建議，并對提出有益公司發展建議的員工進行獎勵。通過建立完備的合理化建議反饋落實制度，所有的建議必須要有答復和落實，對于有價值的建議加大獎勵力度，并且將合理化建議與員工的績效考評結合起來，從而提高員工參與合理化建議活動的積極性，避免了合理化建議制度流于形式。此外通過工作輪崗制，包括管理人員之間的輪崗、操作人員的輪崗等等，培養多能化的人才。輪崗制開闊了大家的視野并加強了大家對安全、質量、成本、產量等一切目標的責任感。

　　7.結語

　　企業行政管理是企業生存發展的重要影響因素之一。企業行政管理效率的高低將直接影響企業的各項工作的開展�，F代企業行政系統通過引進精益管理理論，并將之做了改進，結合了自身的特點，將實施的精益管理方法即拉動式管理、準時化管理、全員規范化管理維護、績效管理質量管理、人才管理等五個先進管理工具和方法有機結合起來，使企業行政系統的精益管理體系更加完善。通過精益管理方式的引入，現代企業行政系統的管理取得了較大的進步，可達到行業領先水平，各種消耗指標大幅降低，直接的效果是帶來了企業浪費的減少，效益的增加，企業競爭力不斷加強。

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