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人力資源檔案管理存在的問(wèn)題及措施
論文摘要：我們要想充分的開(kāi)發(fā)利用人力資源，就一定要做好人事檔案的建設(shè)與管理工作。提高企業(yè)對(duì)人事檔案管理的重視。本文對(duì)人力資源檔案管理存在的問(wèn)題及措施進(jìn)行研究。
論文關(guān)鍵詞：人力資源檔案管理 問(wèn)題 措施
前言
近年來(lái)，我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，人力資源逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中重要的核心資源。而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，更使得人們對(duì)現(xiàn)代人力資源的管理工作更加關(guān)注。人事檔案管理工作，可以說(shuō)是人力資源管理中最為重要的環(huán)節(jié)之一。因此，充分對(duì)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并深入探尋有效的解決措施，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的管理，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，已成為廣大企業(yè)人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。
一、人力資源檔案管理存在的問(wèn)題
1、企業(yè)單位不夠重視
在一些企業(yè)單位中，企業(yè)只是注重這些人帶給企業(yè)的利益，而不夠注重對(duì)人事檔案的管理。這種情況在現(xiàn)今中國(guó)企業(yè)中仍然存在，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為這是沒(méi)有太大意義的，只要他們能夠保證了自己?jiǎn)T工的重要信息不被****，不流傳出去被人利用就是成功的。但是也就是應(yīng)為這種原因造成了人事管理部門(mén)經(jīng)常疏忽檔案管理，這就造成了一些問(wèn)題的發(fā)生，嚴(yán)重時(shí)甚至影響到了企業(yè)發(fā)展問(wèn)題。也是職員沒(méi)有了個(gè)人信息安全保障，造成了工作不用心的更嚴(yán)重的問(wèn)題。
2、人力資源檔案管理的硬件設(shè)施
人力資源檔案管理質(zhì)量不高的另一個(gè)原因,是人力資源檔案管理的硬件設(shè)施不齊全。這些硬件包括檔案館和設(shè)備。但有些單位至今也沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案室和配置相應(yīng)的設(shè)施對(duì)人力資源檔案的管理名存實(shí)亡版期下去導(dǎo)致原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護(hù)很可能出現(xiàn)蟲(chóng)蛀、霉變等現(xiàn)象計(jì)算機(jī)的管理更是不可能實(shí)現(xiàn)。
3、人事檔案材料不完整、歸檔不及時(shí)
人事檔案收存的是職工的履歷、自傳、鑒定(考評(píng))、學(xué)習(xí)學(xué)歷職稱(chēng)、政治歷史等方面的有關(guān)材料,檔案中的材料只有完整、齊全、規(guī)范,才能真實(shí)地反映員工自身的成長(zhǎng)歷史和人生軌跡。歸檔的政審材料中有未經(jīng)組織審查核實(shí)和蓋章。在收集歷史久遠(yuǎn)的材料使用復(fù)印件歸檔時(shí),卻沒(méi)有注明復(fù)印件的出處、時(shí)間、復(fù)制人,也沒(méi)有并加蓋材料出具單位或干部人事關(guān)系所在單位組織人事部門(mén)的印章,無(wú)法保證復(fù)制材料的真實(shí)、有效。
4、管理技術(shù)落后
在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，我們已經(jīng)不能只關(guān)注于以往的人工記錄管理方法，而是采用新時(shí)代的新技術(shù)，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化管理。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。
5、檔案管理人員素質(zhì)偏低
由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠,難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因,往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關(guān)的管理措施卻未能及時(shí)跟進(jìn)。
二、人力資源檔案管理措施
1、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)檔案的意識(shí)
提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，更著眼于政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺(jué)服從黨和政府對(duì)這個(gè)工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅(jiān)定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，不斷地提高管理水平。
2、完善人力資源檔案管理制度
要提高人力資源檔案的管理水平,就要建立完善的人力資源檔案管理制度需要在以下幾方面得到加強(qiáng)。第一是要建立合理、科學(xué)的管理制度只有檔案管理完善才能有效進(jìn)行管理第二是要保證制度的簡(jiǎn)潔性這樣才能發(fā)揮好檔案的管理作用第三是要保證檔案管理制度的雙向性。制度是面對(duì)所有的人無(wú)論是職工還是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)都要形成約束這樣才能體現(xiàn)公平使人力資源檔案管理工作得到完善;第四是制度的嚴(yán)肅性在人力資源檔案管理過(guò)程中要進(jìn)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲這樣才能將制度的權(quán)威性體現(xiàn)出來(lái)。
3、人力資源檔案的數(shù)字化管理
首先要建設(shè)關(guān)于人力資源的虛擬信息通道，對(duì)于人力資源檔案的內(nèi)容格式、分類(lèi)體系以及信息采集按要求統(tǒng)一，還要建立電子賬號(hào)，實(shí)現(xiàn)信息共享。然后建設(shè)人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于人力資源檔案的信息可以通過(guò)工作人員錄入方式形成電子文檔并將重要的材料進(jìn)行數(shù)字化處理。此外，建設(shè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，可以用于開(kāi)展人才服務(wù)，發(fā)布人才供求信息等資源。
4、發(fā)揮好人事檔案管理的服務(wù)工作
人事檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務(wù)內(nèi)容。《干部檔案工作條例》明確規(guī)定:“干部工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后,干部檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)給新的主管單位。”應(yīng)在工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后2個(gè)月內(nèi),通過(guò)機(jī)要或派專(zhuān)人及時(shí)、安全、規(guī)范地轉(zhuǎn)遞檔案。逾期一個(gè)月未接到接受單位檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的,檔案轉(zhuǎn)出單位要及時(shí)進(jìn)行催問(wèn)索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對(duì)當(dāng)事人負(fù)責(zé)。員工個(gè)人求職或服務(wù)的新單位需了解查閱其原單位的人事檔案,經(jīng)由本人書(shū)面授權(quán),原單位應(yīng)無(wú)償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán),任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留個(gè)人檔案并公開(kāi)、披露其信息。
5、完善人事檔案設(shè)備，實(shí)施規(guī)范整理
人事檔案工作在員工薪資調(diào)整、績(jī)效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查等方面起著重要作用，更能有效的規(guī)避人事風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，個(gè)人檔案僅此一份，沒(méi)有備份并不可再生，萬(wàn)一折損或缺失就無(wú)法補(bǔ)救，因此，保持人事檔案的完整性和安全性就顯得尤為重要。因此，在平時(shí)的工作時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規(guī)章制度，并根據(jù)人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫(kù)房、閱檔室和辦公室，并做到三室分開(kāi)。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度，并每天監(jiān)測(cè)并填寫(xiě)庫(kù)房溫濕度記錄。配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。對(duì)收集來(lái)的需要?dú)w檔的材料，及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)嚴(yán)格按照《人事檔案管理規(guī)范》和《檔案收集整理歸檔制度》的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案材料的鑒定和篩選，并把人事檔案材料按屬性進(jìn)行歸類(lèi)、排列次序、編寫(xiě)目錄、剪裁，最終裝訂成卷。檔案材料要做到歸類(lèi)準(zhǔn)確、手續(xù)齊全。作為檔案管理人員，整理裝訂檔案要做到：對(duì)屬于入檔的材料依據(jù)性質(zhì)屬性進(jìn)行分類(lèi)，分類(lèi)清晰，便于以后工作的查找利用。對(duì)紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊或壓平。對(duì)于尺寸較大的材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進(jìn)行剪裁或折疊;對(duì)過(guò)窄的材料，要根據(jù)檔案規(guī)定尺寸進(jìn)行加邊擴(kuò)充;對(duì)時(shí)間較久、較軟的材料要在背面加頁(yè)固定;對(duì)填寫(xiě)的材料中墨跡不太清晰的或字跡為藍(lán)色或紅色的，要進(jìn)行手工臨描或加頁(yè)復(fù)印;未入檔的檔案材料上存在的釘書(shū)訂等金屬物要進(jìn)行拆除等，保證加工質(zhì)量。對(duì)每類(lèi)材料除四類(lèi)和九類(lèi)外按時(shí)間順序進(jìn)行排序，對(duì)四類(lèi)和九類(lèi)材料要按照材料性質(zhì)進(jìn)行再次分類(lèi)，分類(lèi)后的材料再按時(shí)間順序進(jìn)行排序，對(duì)排好順序的材料再進(jìn)行編號(hào)和編頁(yè)。按照分類(lèi)順序進(jìn)行編寫(xiě)目錄，目錄要完全與材料順序相對(duì)應(yīng)，準(zhǔn)確核對(duì)材料形成時(shí)間，份數(shù)和頁(yè)數(shù)填寫(xiě)無(wú)誤。目錄中類(lèi)與類(lèi)間留一定空間，便于以后增加材料時(shí)添加目錄。經(jīng)過(guò)整理后的干部人事檔案分類(lèi)清晰，目錄完整，外觀整齊，利于查找。
6、大力宣傳人事檔案管理工作
做為檔案管理人員，如何讓領(lǐng)導(dǎo)和群眾支持工作，首先要宣傳檔案工作的重要性，那幺就需要加大宣傳力度，形成人人懂檔案，人人重檔案的良好格局。使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，牢固樹(shù)立檔案意識(shí)，關(guān)心工作人員的政治、生活待遇，注重管檔人員和理論和業(yè)務(wù)水平，重視干部人事檔案的基礎(chǔ)工作，從而從整體上提高干部人事檔案管理工作的水平。人事檔案管理崗位要競(jìng)爭(zhēng)上崗，層層挑選，要選出有黨性意識(shí)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，有保密意識(shí)，勤勤懇懇，忠于職守的優(yōu)秀人才從事管理工作，注意保護(hù)和調(diào)動(dòng)他們的積極性，幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難，促進(jìn)人事檔案管理水平的不斷提高。
結(jié)束語(yǔ)
人才是一個(gè)企業(yè)發(fā)展壯大不可或缺的重要因素,人力資源也已成為企業(yè)最重要的資源,而在人力資源管理中的基礎(chǔ)工作就是人事檔案管理,人事檔案工作已經(jīng)成為企業(yè)管理工作的重要組成部分,對(duì)于企業(yè)來(lái)講,員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息,而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。
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