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人力資源檔案管理存在的問題及措施
論文摘要：我們要想充分的開發利用人力資源，就一定要做好人事檔案的建設與管理工作。提高企業對人事檔案管理的重視。本文對人力資源檔案管理存在的問題及措施進行研究。
論文關鍵詞：人力資源檔案管理 問題 措施
前言
近年來，我國的社會主義市場經濟發展迅速，人力資源逐漸成為現代企業發展中重要的核心資源。而知識經濟時代的到來，更使得人們對現代人力資源的管理工作更加關注。人事檔案管理工作，可以說是人力資源管理中最為重要的環節之一。因此，充分對人事檔案管理工作中存在的問題進行分析，并深入探尋有效的解決措施，加強對人事檔案工作的管理，以此來促進企業的進一步發展，已成為廣大企業人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。
一、人力資源檔案管理存在的問題
1、企業單位不夠重視
在一些企業單位中，企業只是注重這些人帶給企業的利益，而不夠注重對人事檔案的管理。這種情況在現今中國企業中仍然存在，因為他們認為這是沒有太大意義的，只要他們能夠保證了自己員工的重要信息不被****，不流傳出去被人利用就是成功的。但是也就是應為這種原因造成了人事管理部門經常疏忽檔案管理，這就造成了一些問題的發生，嚴重時甚至影響到了企業發展問題。也是職員沒有了個人信息安全保障，造成了工作不用心的更嚴重的問題。
2、人力資源檔案管理的硬件設施
人力資源檔案管理質量不高的另一個原因,是人力資源檔案管理的硬件設施不齊全。這些硬件包括檔案館和設備。但有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施對人力資源檔案的管理名存實亡版期下去導致原始的紙質檔案得不到有效的保護很可能出現蟲蛀、霉變等現象計算機的管理更是不可能實現。
3、人事檔案材料不完整、歸檔不及時
人事檔案收存的是職工的履歷、自傳、鑒定(考評)、學習學歷職稱、政治歷史等方面的有關材料,檔案中的材料只有完整、齊全、規范,才能真實地反映員工自身的成長歷史和人生軌跡。歸檔的政審材料中有未經組織審查核實和蓋章。在收集歷史久遠的材料使用復印件歸檔時,卻沒有注明復印件的出處、時間、復制人,也沒有并加蓋材料出具單位或干部人事關系所在單位組織人事部門的印章,無法保證復制材料的真實、有效。
4、管理技術落后
在現代化社會發展中，我們已經不能只關注于以往的人工記錄管理方法，而是采用新時代的新技術，對人事檔案管理進行信息化管理。在科學技術飛速發展的今天，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用。然而體現在人事檔案管理上，我們就會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。
5、檔案管理人員素質偏低
由于受傳統觀念的影響,對檔案管理的認識不足,重視程度不夠,難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因,往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。隨著當前企業規模日益擴大,員工數量不斷增多,檔案數量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關的管理措施卻未能及時跟進。
二、人力資源檔案管理措施
1、提高檔案管理人員的自身素質和業務素質，增強對檔案的意識
提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更著眼于政治素質和實際本領的提高，加大教育培訓的力度，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養和思想道德素質，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調查研究，不斷地提高管理水平。
2、完善人力資源檔案管理制度
要提高人力資源檔案的管理水平,就要建立完善的人力資源檔案管理制度需要在以下幾方面得到加強。第一是要建立合理、科學的管理制度只有檔案管理完善才能有效進行管理第二是要保證制度的簡潔性這樣才能發揮好檔案的管理作用第三是要保證檔案管理制度的雙向性。制度是面對所有的人無論是職工還是對領導都要形成約束這樣才能體現公平使人力資源檔案管理工作得到完善;第四是制度的嚴肅性在人力資源檔案管理過程中要進行嚴格的獎懲這樣才能將制度的權威性體現出來。
3、人力資源檔案的數字化管理
首先要建設關于人力資源的虛擬信息通道，對于人力資源檔案的內容格式、分類體系以及信息采集按要求統一，還要建立電子賬號，實現信息共享。然后建設人力資源檔案數據庫，對于人力資源檔案的信息可以通過工作人員錄入方式形成電子文檔并將重要的材料進行數字化處理。此外，建設人事檔案信息網絡服務平臺，可以用于開展人才服務，發布人才供求信息等資源。
4、發揮好人事檔案管理的服務工作
人事檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務內容。《干部檔案工作條例》明確規定:“干部工作調動或職務調動后,干部檔案應及時轉給新的主管單位。”應在工作調動或職務調動后2個月內,通過機要或派專人及時、安全、規范地轉遞檔案。逾期一個月未接到接受單位檔案轉遞單回執的,檔案轉出單位要及時進行催問索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對當事人負責。員工個人求職或服務的新單位需了解查閱其原單位的人事檔案,經由本人書面授權,原單位應無償提供。非經個人授權,任何單位和個人不得以任何理由扣留個人檔案并公開、披露其信息。
5、完善人事檔案設備，實施規范整理
人事檔案工作在員工薪資調整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調查等方面起著重要作用，更能有效的規避人事風險，同時，個人檔案僅此一份，沒有備份并不可再生，萬一折損或缺失就無法補救，因此，保持人事檔案的完整性和安全性就顯得尤為重要。因此，在平時的工作時，要嚴格執行《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規章制度，并根據人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，并做到三室分開。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設備，配齊空調、去濕機、溫濕度計等基礎設備，保持庫房內的溫濕度，并每天監測并填寫庫房溫濕度記錄。配備鐵質檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機等保管、整理人事檔案的有關器械和物品。對收集來的需要歸檔的材料，及時進行歸檔。歸檔時嚴格按照《人事檔案管理規范》和《檔案收集整理歸檔制度》的有關規定，進行檔案材料的鑒定和篩選，并把人事檔案材料按屬性進行歸類、排列次序、編寫目錄、剪裁，最終裝訂成卷。檔案材料要做到歸類準確、手續齊全。作為檔案管理人員，整理裝訂檔案要做到：對屬于入檔的材料依據性質屬性進行分類，分類清晰，便于以后工作的查找利用。對紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料要進行修補、裱糊或壓平。對于尺寸較大的材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進行剪裁或折疊;對過窄的材料，要根據檔案規定尺寸進行加邊擴充;對時間較久、較軟的材料要在背面加頁固定;對填寫的材料中墨跡不太清晰的或字跡為藍色或紅色的，要進行手工臨描或加頁復印;未入檔的檔案材料上存在的釘書訂等金屬物要進行拆除等，保證加工質量。對每類材料除四類和九類外按時間順序進行排序，對四類和九類材料要按照材料性質進行再次分類，分類后的材料再按時間順序進行排序，對排好順序的材料再進行編號和編頁。按照分類順序進行編寫目錄，目錄要完全與材料順序相對應，準確核對材料形成時間，份數和頁數填寫無誤。目錄中類與類間留一定空間，便于以后增加材料時添加目錄。經過整理后的干部人事檔案分類清晰，目錄完整，外觀整齊，利于查找。
6、大力宣傳人事檔案管理工作
做為檔案管理人員，如何讓領導和群眾支持工作，首先要宣傳檔案工作的重要性，那幺就需要加大宣傳力度，形成人人懂檔案，人人重檔案的良好格局。使各級領導充分認識到檔案的重要性，牢固樹立檔案意識，關心工作人員的政治、生活待遇，注重管檔人員和理論和業務水平，重視干部人事檔案的基礎工作，從而從整體上提高干部人事檔案管理工作的水平。人事檔案管理崗位要競爭上崗，層層挑選，要選出有黨性意識，具有強烈的事業心和責任心，有保密意識，勤勤懇懇，忠于職守的優秀人才從事管理工作，注意保護和調動他們的積極性，幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難，促進人事檔案管理水平的不斷提高。
結束語
人才是一個企業發展壯大不可或缺的重要因素,人力資源也已成為企業最重要的資源,而在人力資源管理中的基礎工作就是人事檔案管理,人事檔案工作已經成為企業管理工作的重要組成部分,對于企業來講,員工的人事檔案不但可以使企業的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息,而且可以為企業的人力資源管理工作提供相關的人事信息數據支持。
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