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人力資源檔案管理存在的問題及措施
論文摘要：我們要想充分的開發(fā)利用人力資源，就一定要做好人事檔案的建設(shè)與管理工作。提高企業(yè)對(duì)人事檔案管理的重視。本文對(duì)人力資源檔案管理存在的問題及措施進(jìn)行研究。
論文關(guān)鍵詞：人力資源檔案管理 問題 措施
前言
近年來，我國的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，人力資源逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中重要的核心資源。而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，更使得人們對(duì)現(xiàn)代人力資源的管理工作更加關(guān)注。人事檔案管理工作，可以說是人力資源管理中最為重要的環(huán)節(jié)之一。因此，充分對(duì)人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并深入探尋有效的解決措施，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的管理，以此來促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，已成為廣大企業(yè)人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。
一、人力資源檔案管理存在的問題
1、企業(yè)單位不夠重視
在一些企業(yè)單位中，企業(yè)只是注重這些人帶給企業(yè)的利益，而不夠注重對(duì)人事檔案的管理。這種情況在現(xiàn)今中國企業(yè)中仍然存在，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為這是沒有太大意義的，只要他們能夠保證了自己?jiǎn)T工的重要信息不被****，不流傳出去被人利用就是成功的。但是也就是應(yīng)為這種原因造成了人事管理部門經(jīng)常疏忽檔案管理，這就造成了一些問題的發(fā)生，嚴(yán)重時(shí)甚至影響到了企業(yè)發(fā)展問題。也是職員沒有了個(gè)人信息安全保障，造成了工作不用心的更嚴(yán)重的問題。
2、人力資源檔案管理的硬件設(shè)施
人力資源檔案管理質(zhì)量不高的另一個(gè)原因,是人力資源檔案管理的硬件設(shè)施不齊全。這些硬件包括檔案館和設(shè)備。但有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應(yīng)的設(shè)施對(duì)人力資源檔案的管理名存實(shí)亡版期下去導(dǎo)致原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護(hù)很可能出現(xiàn)蟲蛀、霉變等現(xiàn)象計(jì)算機(jī)的管理更是不可能實(shí)現(xiàn)。
3、人事檔案材料不完整、歸檔不及時(shí)
人事檔案收存的是職工的履歷、自傳、鑒定(考評(píng))、學(xué)習(xí)學(xué)歷職稱、政治歷史等方面的有關(guān)材料,檔案中的材料只有完整、齊全、規(guī)范,才能真實(shí)地反映員工自身的成長(zhǎng)歷史和人生軌跡。歸檔的政審材料中有未經(jīng)組織審查核實(shí)和蓋章。在收集歷史久遠(yuǎn)的材料使用復(fù)印件歸檔時(shí),卻沒有注明復(fù)印件的出處、時(shí)間、復(fù)制人,也沒有并加蓋材料出具單位或干部人事關(guān)系所在單位組織人事部門的印章,無法保證復(fù)制材料的真實(shí)、有效。
4、管理技術(shù)落后
在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，我們已經(jīng)不能只關(guān)注于以往的人工記錄管理方法，而是采用新時(shí)代的新技術(shù)，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化管理。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。
5、檔案管理人員素質(zhì)偏低
由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠,難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因,往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模日益擴(kuò)大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關(guān)的管理措施卻未能及時(shí)跟進(jìn)。
二、人力資源檔案管理措施
1、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)檔案的意識(shí)
提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，更著眼于政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，增強(qiáng)黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對(duì)這個(gè)工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅(jiān)定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，不斷地提高管理水平。
2、完善人力資源檔案管理制度
要提高人力資源檔案的管理水平,就要建立完善的人力資源檔案管理制度需要在以下幾方面得到加強(qiáng)。第一是要建立合理、科學(xué)的管理制度只有檔案管理完善才能有效進(jìn)行管理第二是要保證制度的簡(jiǎn)潔性這樣才能發(fā)揮好檔案的管理作用第三是要保證檔案管理制度的雙向性。制度是面對(duì)所有的人無論是職工還是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)都要形成約束這樣才能體現(xiàn)公平使人力資源檔案管理工作得到完善;第四是制度的嚴(yán)肅性在人力資源檔案管理過程中要進(jìn)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲這樣才能將制度的權(quán)威性體現(xiàn)出來。
3、人力資源檔案的數(shù)字化管理
首先要建設(shè)關(guān)于人力資源的虛擬信息通道，對(duì)于人力資源檔案的內(nèi)容格式、分類體系以及信息采集按要求統(tǒng)一，還要建立電子賬號(hào)，實(shí)現(xiàn)信息共享。然后建設(shè)人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)于人力資源檔案的信息可以通過工作人員錄入方式形成電子文檔并將重要的材料進(jìn)行數(shù)字化處理。此外，建設(shè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，可以用于開展人才服務(wù)，發(fā)布人才供求信息等資源。
4、發(fā)揮好人事檔案管理的服務(wù)工作
人事檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務(wù)內(nèi)容�！陡刹繖n案工作條例》明確規(guī)定:“干部工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后,干部檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)給新的主管單位。”應(yīng)在工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)調(diào)動(dòng)后2個(gè)月內(nèi),通過機(jī)要或派專人及時(shí)、安全、規(guī)范地轉(zhuǎn)遞檔案。逾期一個(gè)月未接到接受單位檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的,檔案轉(zhuǎn)出單位要及時(shí)進(jìn)行催問索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對(duì)當(dāng)事人負(fù)責(zé)。員工個(gè)人求職或服務(wù)的新單位需了解查閱其原單位的人事檔案,經(jīng)由本人書面授權(quán),原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán),任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留個(gè)人檔案并公開、披露其信息。
5、完善人事檔案設(shè)備，實(shí)施規(guī)范整理
人事檔案工作在員工薪資調(diào)整、績(jī)效考核、招聘錄用、員工升降、背景調(diào)查等方面起著重要作用，更能有效的規(guī)避人事風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，個(gè)人檔案僅此一份，沒有備份并不可再生，萬一折損或缺失就無法補(bǔ)救，因此，保持人事檔案的完整性和安全性就顯得尤為重要。因此，在平時(shí)的工作時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規(guī)章制度，并根據(jù)人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，并做到三室分開。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持庫房?jī)?nèi)的溫濕度，并每天監(jiān)測(cè)并填寫庫房溫濕度記錄。配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。對(duì)收集來的需要?dú)w檔的材料，及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)嚴(yán)格按照《人事檔案管理規(guī)范》和《檔案收集整理歸檔制度》的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案材料的鑒定和篩選，并把人事檔案材料按屬性進(jìn)行歸類、排列次序、編寫目錄、剪裁，最終裝訂成卷。檔案材料要做到歸類準(zhǔn)確、手續(xù)齊全。作為檔案管理人員，整理裝訂檔案要做到：對(duì)屬于入檔的材料依據(jù)性質(zhì)屬性進(jìn)行分類，分類清晰，便于以后工作的查找利用。對(duì)紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊或壓平。對(duì)于尺寸較大的材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進(jìn)行剪裁或折疊;對(duì)過窄的材料，要根據(jù)檔案規(guī)定尺寸進(jìn)行加邊擴(kuò)充;對(duì)時(shí)間較久、較軟的材料要在背面加頁固定;對(duì)填寫的材料中墨跡不太清晰的或字跡為藍(lán)色或紅色的，要進(jìn)行手工臨描或加頁復(fù)印;未入檔的檔案材料上存在的釘書訂等金屬物要進(jìn)行拆除等，保證加工質(zhì)量。對(duì)每類材料除四類和九類外按時(shí)間順序進(jìn)行排序，對(duì)四類和九類材料要按照材料性質(zhì)進(jìn)行再次分類，分類后的材料再按時(shí)間順序進(jìn)行排序，對(duì)排好順序的材料再進(jìn)行編號(hào)和編頁。按照分類順序進(jìn)行編寫目錄，目錄要完全與材料順序相對(duì)應(yīng)，準(zhǔn)確核對(duì)材料形成時(shí)間，份數(shù)和頁數(shù)填寫無誤。目錄中類與類間留一定空間，便于以后增加材料時(shí)添加目錄。經(jīng)過整理后的干部人事檔案分類清晰，目錄完整，外觀整齊，利于查找。
6、大力宣傳人事檔案管理工作
做為檔案管理人員，如何讓領(lǐng)導(dǎo)和群眾支持工作，首先要宣傳檔案工作的重要性，那幺就需要加大宣傳力度，形成人人懂檔案，人人重檔案的良好格局。使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，牢固樹立檔案意識(shí)，關(guān)心工作人員的政治、生活待遇，注重管檔人員和理論和業(yè)務(wù)水平，重視干部人事檔案的基礎(chǔ)工作，從而從整體上提高干部人事檔案管理工作的水平。人事檔案管理崗位要競(jìng)爭(zhēng)上崗，層層挑選，要選出有黨性意識(shí)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，有保密意識(shí)，勤勤懇懇，忠于職守的優(yōu)秀人才從事管理工作，注意保護(hù)和調(diào)動(dòng)他們的積極性，幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難，促進(jìn)人事檔案管理水平的不斷提高。
結(jié)束語
人才是一個(gè)企業(yè)發(fā)展壯大不可或缺的重要因素,人力資源也已成為企業(yè)最重要的資源,而在人力資源管理中的基礎(chǔ)工作就是人事檔案管理,人事檔案工作已經(jīng)成為企業(yè)管理工作的重要組成部分,對(duì)于企業(yè)來講,員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息,而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。
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