分析人事檔案管理的困境與出路

時間：2022-10-01 02:18:52 檔案管理畢業論文我要投稿

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分析人事檔案管理的困境與出路

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分析人事檔案管理的困境與出路

　　摘要：人事檔案管理具有重要的價值，但現行的人事檔案管理在思想認識、制度建設、業務管理、信息化程度等方面還存在諸多問題，影響人事檔案功能的發揮，亟待改進。提高認識，健全制度，規范管理，推進人事檔案管理的信息化和社會化，是必由之路。

　　關鍵詞：人事檔案;問題;對策;信息化;社會化

　　一、人事檔案管理的價值

　　人事檔案是“機關、事業單位、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄相關人員個人的自然情況、思想品德、社會經歷、專業水平、業務能力、歷史和現實的表現以及獎勵處罰情況的，由有關機構統一整理、保存起來用以備查的原始材料。”[1]人事檔案管理對社會經濟發展與個人利益的促進具有重要的價值。其價值主要體現在以下幾點：

　　(一)人事檔案全面反映相關個人的思想政治表現、愛好特長、學習工作經歷以及獎懲情況。其中的“登記表、自我鑒定、履歷表等等，充分反映了有關人員的經歷、家庭和社會關系;而年度考核，則記載著個人不同時期的現實表現和組織的評價;入黨、入團、提職、晉級等原始材料，則是個人在組織教育培養下成長的佐證;工作情況的考核、獎懲與科研成果的登記，是個人工作能力、成績貢獻、技術專長的充分展現。”[2]

　　(二)人事檔案也就是人事文件材料，它是依照一定的程序保存起來以備查。在人事管理活動中，出于管理需要，反映個人情況的文件材料需要特別保存，這就形成檔案。“人事檔案以個人姓名為特征組成的專卷或專冊，這是由人事檔案的形成特點與作用決定的。人事檔案管理所具有的現實性、真實性、動態性、機密性的特點，使之成為各級組織考察、了解和正確使用人員的重要依據。”[3]因此，管好用好人事檔案，對人才資源的優化配置起著非常重要的作用。

　　(三)人事檔案信息是一種重要的公共信息資源。它記載了個人學習工作的歷史發展與現實表現等各方面情況，使得全面了解和正確選拔人才得以實現。加強人事檔案管理顯然有助于提高人事工作效率和質量，有助于全社會的人才調配，對社會經濟發展起著積極的推動作用。

　　二、人事檔案管理中存在的問題

　　我國現行的人事檔案制度是我國計劃經濟體制和干部制度的產物。它作為一種公共管理工具，對干部管理和社會經濟發展等方面作出了歷史性的特別重要的貢獻。但是，隨著改革開放和社會經濟發展的不斷加快，人事檔案管理的一些弊端也逐漸顯現。當前存在的主要問題是：

　　(一)對人事檔案管理的重要性認識不到位。長期以來，一些工作人員甚至單位領導認為人事檔案管理只是保管檔案的事務性工作，只要能應付查檔和外調就可以了，沒有充分認識到人事檔案管理的重要價值。這種觀念嚴重制約了人事檔案管理工作效率和質量的提高。有些單位，就連人員、經費、場所都沒有保障，更談不上檔案管理工作的創新提高。“目前，由于很多用人單位根本不用調檔，相關人員認為只要有工作素質和創新能力，有施展才華的舞臺就可以，人事檔案可有可無。還有一些單位采用重新建檔的做法引進人才，使得一些求職者根本不管自己的人事檔案。此外，檔案管理投入偏低，經費投入不足，檔案室設施不夠，且多數檔案室建設不標準、不規范，保管條件比較差，柜架配備不到位，庫房條件簡陋。”[4]迄今為止，全國還有一些管檔單位沒有配備專用庫房，相關設備陳舊，管理手段落后，檔案檢索主要靠傳統的手工操作。

　　(二)人事檔案的相關制度不健全，管理分散，隸屬混亂。就我國總體而言，人事檔案大多是由用人單位來保管。隨著我國社會經濟發展，流動人口增多，再加上對人事檔案的認識不到位，“分散多頭”現象在人事檔案管理中屢見不鮮。有的由過去的單位保存，有的由現在的單位保存，還有的由人才交流中心保存，處于一種“分散”的管理狀態。而人事檔案管理牽涉到多個主管部門，職能交叉，權責不明，管理分散，隸屬混亂。有些基層單位檔案材料收集不齊，采集不科學，立卷不規范，案卷質量不高。“目前不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長期無人整理，根本做不到‘鑒別認真、分類準確、歸檔齊全完整、目錄清楚、編排有序、裝訂整齊’的要求，存在零亂無序、死檔棄檔、虛假檔案、人檔脫節、檔案克隆等現象，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性。”[5]

　　(三)人事檔案管理人員業務能力偏低，管理手段落后。人事檔案管理具有較高的專業性，而多數檔案管理員對業務不熟，專業知識缺乏，責任心有待提高，敬業精神有待加強，加上管檔人員更換頻繁，后續培訓跟不上，致使管檔人員的工作狀態差，分類混亂，數據不準。[6]而且，人事檔案的管理手段也陳舊落后，目前，調閱檔案時大多采用手工操作，反復使用原件，經常造成紙張揉皺破損和字跡褪色現象，檔案的完整與安全缺乏保障。

　　(四)人事檔案管理的信息化程度不高，資源利用率低。人事檔案的利用大多是被動性的，缺乏主動精神，只是等待查閱和調動。“利用材料主要是黨團材料和工資調資方面的，真正用于人才選拔，培養開發及預算等方面的較少，沒有發揮人事檔案應有的作用。另外，人事檔案查找方式落后，檢索工具單一，嚴重限制了其信息服務和交流功能的發揮，人事檔案信息資源開發利用的廣度和深度受到制約。”[7]近年來，雖然科技手段在更新，計算機水平在提高，但有些先進的技術手段還沒有廣泛應用于人事檔案管理，資源浪費嚴重，工作效率亟待提高。

　　(五)現行的人事檔案管理限制了人才的合理流動。人才資源也是社會生產力，社會迅猛發展的重要基礎就是最大限度地開發人力資源。如果人才不流動，甚至被擱淺埋沒，就會造成資源浪費，進而影響整個社會的發展。現行人事檔案管理隨意性大，有關個人的品行和工作鑒定全憑主管領導的偏好而定，當事人卻全不知情。這樣，容易產生單位負責人借此壓人、整人的情況。還有基于私人利益的考量，千方百計篡改檔案。

　　三、人事檔案管理的完善

　　(一)提高認識，加強領導，增加投入，進一步夯實人事檔案管理工作基礎。領導重視是做好檔案工作的重要保證，應將檔案管理工作擺到重要位置，定期或不定期對檔案管理工作進行檢查，發現問題及時解決。基于目前人事檔案意識普遍不強的狀況，當務之急是加強檔案宣傳，增強檔案意識。檔案工作要有專門的經費預算，以保障人事檔案的維護、搶救及信息化建設;要搞好綜合檔案室的規范化建設，“注重通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等設施配套，添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，”[8]努力提高檔案管理的信息化程度，保障檔案利用的安全與高效。

　　(二)提高人事檔案管理人員的素質。檔案人員的政治覺悟與業務水平的高低決定檔案工作質量的好壞。因此，要配置專門的檔案管理人員，并對他們進行及時培訓，這非常重要。要配置政治素養和文化水平高、工作責任心強的人員擔任檔案管理人員，并注重培訓。在新的歷史時期，人事檔案管理人員應更加具有高度的政治責任心、嚴明的政治紀律和良好的職業道德，能夠擔當起人事檔案管理的重任。人事檔案管理人員不但要有埋頭苦干的工作精神，還要全面學習業務知識，熟練掌握和運用現代化管理手段。

　　(三)健全制度，進一步規范檔案管理。人事檔案的規范化管理的可靠保證是相關制度的完善，因此，各單位要及時建立健全一套完整科學的人事檔案管理制度，以“保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案的作用。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全人事檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。”[9]對檔案管理中出現的問題的，要及時解決，要嚴格追究相關人員的責任，以保證人事檔案管理的規范有序。

　　(四)加強人事檔案管理的信息化建設，推進檔案管理的現代化。要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，實現檔案信息的社會共享。而要實現人事檔案管理的信息化，人事檔案管理電子化則是第一步要實現的。即，要“把原先的紙質型檔案轉換成電子型檔案，將人事檔案有關信息輸入計算機，通過電子手段建立個人信息體系，并建立準確、完備的人事信息數據庫，通過辦公自動化網絡系統，建立綜合信息，實現無紙化辦公、無紙檔案與紙質檔案相互結合。”[10]

　　(五)改革人事檔案的宏觀管理機制，實現人事檔案管理的社會化。國家要制定有關人事檔案管理的政策和制度，努力建設面向社會的開放型的人事檔案管理模式。這種模式實際上是一種社會化的管理模式。該模式建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，面向社會，可以為整個社會提供人事檔案服務，有利于人才的合理流動。“傳統的人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，人事檔案來源僅限于本機構人員，內容也較簡單;而社會化的人事檔案管理機構，其來源要可以是社會各類人員，檔案內容也豐富多樣。傳統干部檔案工作由組織、人事部門管理，工人檔案由勞動部門管理，但新的用人制度打破了傳統干部、工人的身份界限。傳統的干部檔案、工人檔案正逐漸被以職業特點為標志的國家公務員檔案、醫生檔案、教師檔案、職工檔案等所替代，”[11]當前，我國各行各業的的人事檔案都在走向社會化，這種變化是順應時勢的。

　　綜上所述，人事檔案管理是一項長期重要的工作，要在改革創新的過程中不斷發現問題并及時解決，為社會經濟發展做出更大貢獻。

　　參考文獻：

　　[1] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).

　　[2] 王英瑋,張秋燕.關于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學通訊，2009(4).

　　[3] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關于人事檔案管理改革指導思想的理性思考[J].北京檔案，2009(3).

　　[4] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1)

　　[5] 昌韜.對人事檔案管理工作改進策略的思考[J].桂林師范高等專科學校學報，2010(1).

　　[6] 李海燕.當前人事檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2010(增刊)

　　[7] 戴春波.現代化管理―――人事檔案管理的必然出路v黑龍江檔案，2009 (3).

　　[8] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).

　　[9] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關于人事檔案管理改革指導思想的理性思考[J].北京檔案，2009(3).

　　[10] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).