檔案管理電子化論文范文

　　[摘 要] 本文從文書檔案電子化的基礎理論入手，分析文書檔案電子化管理的收集、歸檔、存儲等辦法，進而提出文書檔案電子化的發展趨勢。

　　[關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理

　　文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業政策法規，執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發展，在辦公環境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業務文檔直接在計算機和信息系統撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。

　　1 文書檔案電子化的理論基礎

　　（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現從傳統的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續繁雜的辦公行為轉變為容易儲存、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。

　　（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

　　（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能，嵌入協從辦公系統（OA系統）和各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。

　　（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，借助計算機等現代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理，確保文件在整體運動過程中實現全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，充分發揮檔案的真正效果。

　　2 文書檔案電子化的管理辦法

　　（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄；動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

　　（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。

　　（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網絡環境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“雙套制”，即紙介質與磁光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質的檔案內容存在。可以預見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當長的一個時期，隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，多種介質并存的狀況將長期存在。

　　3 文書檔案電子化的發展趨勢

　　（1）建立標準規范體系。文書檔案電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于檔案電子化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。目前電子檔案工作尚無統一標準，這就需要國家檔案行政部門制訂一整套系統化、規范化的規則，以保證電子文件、檔案信息的統一規范和資源共享。檔案電子化標準規范作為一個規范化的系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理功能。它不是簡單地模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現的，一個具有高效率、高質量、簡捷及合理化的工作模式，能夠把原有檔案信息管理系統的數據庫，平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

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