基層單位檔案管理工作存在的問題及有效策略論文

　　檔案管理是基層單位各項管理工作必不可少的組成部分，檔案工作對基層單位的發展發揮著重要的作用。基層單位只有重視檔案工作，結合自身檔案特點，管好、用好檔案，為基層單位各項決策提供服務，才會促進基層單位檔案工作的迅速發展。在經濟社會高速發展的今天，基層檔案管理工作不能再固守原來的管理模式，而應與時俱進，查找問題，發現不足，并積極尋求合理有效的應對措施，促進基層單位檔案工作的健康發展。

　　一、存在的問題

　　1.歸檔材料不夠齊全完整。在日常收集工作中，某些項目的審批文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。一些大型的工程建設往往需要持續很長時間，如果沒有專門的人員負責跟蹤收集，很容易出現文件收集不全、丟失的情況，更談不上完整歸檔了。非正常收發渠道的文件材料歸檔更加困難，諸如合同、協議、備忘錄等文件材料，文書處理部門很難控制，這些材料的歸檔要比紅頭文件難得多。

　　2.檔案整理不規范。在檔案整理過程中隨意性較大、分類不科學、組卷不合理、保管期限劃分不準確、卷內資料漏失等現象比較普遍。此外，紙質文件和電子文件歸檔不配套，多數基層單位沒有使用現代化設備開展檔案管理工作。

　　3.檔案保管條件落后。有的基層單位領導缺乏對檔案工作重要性的認識，財力投入少，沒有專人負責。有的單位甚至沒有檔案室，檔案分散在工作人員手中。有些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到應有的作用。

　　4.檔案利用水平低。隨著信息管理的不斷深入，越來越多的基層單位建立了檔案信息管理系統，但基層單位建立的是文件級檔案目錄數據庫，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。利用者只能查到檔案的目錄，要查閱檔案原文還需到檔案室，影響了檔案的利用水平。

　　二、改進基層單位檔案管理的對策

　　1.建立考核機制，確保歸檔文件材料齊全完整。首先，要提高單位領導的檔案意識，采取積極有效的措施，帶動單位工作人員對檔案工作的投入和責任感的提升，檔案工作的質量才會得到保障。其次，結合單位檔案工作的特點，制定相應的制度和考核機制。堅持檔案工作統一領導、分級管理的原則，形成一個嚴密的管理體系，才能為文件材料歸檔工作提供保障。同時制定文件材料歸檔制度、確定歸檔范圍、層層理順歸檔職責。在制度上保證檔案歸檔工作的順利進行，使歸檔工作有章可循。將文件材料歸檔工作作為一個單獨的考核項目納入考評體系，明確考核內容要求和獎懲措施等。

　　2.開展檔案宣傳工作，提高基層人員檔案意識。對基層單位進行檔案宣傳，要有很強的針對性，從宣傳的內容、方法和途徑都要有正確的定位，做到宣傳到位有效而不流于形式。長期以來基層單位是檔案普法工作的薄弱環節，再加上單位工作人員少，流動性強，疲于應付各種事務性工作，所以對檔案工作缺乏必要的認識。有些單位工作人員甚至覺得檔案及檔案工作離自己較遠，對檔案的法制意識更是普遍缺乏，影響到檔案工作的正常開展。對于《檔案法》及檔案工作的宣傳，一定要注意體現親民性和檔案的親和力，用貼近生活、貼近基層、貼近百姓的宣傳內容和宣傳方式來達到宣傳的效果，通過宣傳讓干部和職工感受到檔案是現實，檔案是歷史，檔案是文化，昨天的工作記錄是今天的檔案，今天的工作記錄也是明天的檔案，在潛移默化中，真正感受到檔案的重要作用。

　　3.加大投入，改善檔案保管條件，提高檔案人員素質。要保證檔案保管工作專項經費，不斷改善檔案保管條件，引進先進技術和設備，努力實現檔案管理的科學化、現代化。只有具備過硬的軟硬件條件，才能實現檔案信息資源的科學管理。加強檔案人員的專業培訓工作，提高檔案專業方面的知識和技能，掌握檔案管理軟件和信息化的知識，熟練運用計算機技術，并將之運用到實際的檔案管理工作中去。

　　4.優化和整合檔案信息資源，為提供利用打下基礎。隨著檔案管理范圍的不斷擴大，檔案的種類和數量不斷增多，優化和整合檔案信息資源，才能滿足基層單位檔案提供利用、有效服務的需要。只有做好檔案的利用工作，才能擴大檔案工作的社會影響，為基層單位擴大業務、拓展管理工作提供機會。所以要加大利用工作的力度，不斷滿足基層單位查閱利用檔案的需要，為基層單位今后的發展提供參考依據。

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