DMAIC過程中控制階段研究

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　　摘要:詳細介紹了DMAIC過程中控制階段的含義、內容和目標,分析了控制階段的主要步驟,總結了控制階段的工具和方法,強調了控制階段在六西格瑪管理中的重要性。

　　關鍵詞:六西格瑪管理;控制;流程

　　近年來,實施六西格瑪管理是目前企業界的一種時尚。眾多的公司,如聯合信號、杜邦、柯達、福特、本田等公司,都紛紛采納六西格瑪管理方法。六西格瑪管理是一種以數據為基礎,按照科學的數據采集和統計分析,找出產生問題的根源,采取消除這些問題的辦法,使產品達到幾乎完美無暇的管理理念、程序和方法。通過DMAIC(六西格瑪流程改進)和DFSS(六西格瑪流程設計)方法對企業進行業務流程改善和流程再造,從而使缺陷率減少到每百萬次機會中只有3.4個缺陷。在DMAIC和DFSS中的每個階段,都有一整套系統的、科學的、經過企業成功實踐的工具和方法。本文著重談談六西格瑪流程改進過程中的控制階段。

　　1控制階段的含義、內容和目標

　　在改進活動取得一定的成果之后,項目團隊要對取得的成果進行控制,以保證改進成果不是曇花一現。控制活動能夠使組織繼續保持項目團隊的最初改進活動,并確保在項目團隊解散之后仍能實現持續改進。控制階段的主要任務是,構筑長期的六西格瑪管理活動組織框架和控制體系,實施持續的六西格瑪管理活動,建立維持和改進績效的評估標準與方法,確保對產品、服務流程和工作程序的持續評估、檢查和更新,促進績效的改善。控制的目的就在于加強流程評估、監測和管理,利用準確暢通的顧客反饋系統、市場反饋系統和流程評估系統,跨部門監管業務流程,以確保績效得到真正有效的改善,并對取得的改善成果進行保持,確保流程不再回復到改善前的狀態。

　　2控制階段的步驟

　　2.1對改進績效進行確認

　　改進結果可能低于項目團隊的預期目標,也可能與預期目標大體一致,甚至可能超過團隊的預期,給整個流程帶來更好的改進。在控制階段,團隊成員應當從影響解決方案實施的各種要素中,找出那些影響績效改進的關鍵因素,并針對這些關鍵因素要建立長期的流程控制系統,執行控制設計,確認長期流程能力,對流程進行持續改進。對于改進績效的認定不僅有助于創造一種熱情響應和積極參與的氛圍,而且分享解決方案所帶來的驚喜并營造一種踴躍參加的氛圍也是對階段成果的肯定,是激發員工更大熱情的源泉。

　　2.2加強文件記錄和目視管理

　　找出影響績效改進的關鍵因素之后,將這些因素記錄在案,并根據改進活動的進展隨時更新和修正,可以保證人們不會隨時間的流逝或項目團隊的解散而慢慢放棄改進活動,使企業能夠根據關鍵信息的變化及時調整企業的戰略、產品、服務和流程。

　　為了更好地進行控制,我們通常會利用目視管理及時發現存在的問題。目視管理就是運用可見的工具如標識、色彩、標貼或標記等簡化工作流程,使工作現場的問題點、異常狀況、浪費狀態一目了然地顯現出來,以便盡早發現不良趨勢和采取措施。在控制階段,通過目視管理,可以有效防止過程變異,維持改進階段所取得的成果。通過目視管理,可以保持工作現場的整齊有序,使工作過程簡潔而有條理,防止缺陷產生,減少浪費,提高效率。

　　2.3構建六西格瑪管理文化

　　一個成功的企業除了要有完善的治理結構、有競爭力的核心技術、有創新精神的企業家及管理團隊,還要有積極和諧的企業文化。企業文化對企業興衰發揮著越來越重要的作用,對于實施六西格瑪管理的企業來說,構建六西格瑪管理文化是保證流程改進活動持續進行的思想基礎。團隊成員要將六西格瑪理念融人到企業文化中,構建支持六西格瑪改進的文化。

　　2.4變革組織系統和結構

　　建立能夠持續推進六西格瑪管理的組織機構是控制企業發展以及改進工作的關鍵,也是實施六西格瑪管理的重要環節。高層管理者必須使全體員工在頭腦中形成一種深刻的印象,即質量意識始終是能夠繼續受聘的一個決定性因素。在實施六西格瑪管理過程中,注意發現并獎勵有效的改進活動無疑會鼓勵更多人的參與。如在GE公司,杰克•韋爾奇就宣布管理者40%的獎金將按照六西格瑪管理的參與度與獲得的成就進行計算,由此激勵了管理者的積極性。企業也可以建立項目收益分成制度,如將某個團隊解決的30萬成本中的3%作為項目團隊成員的獎金。另外,通過對績效定期進行正式和非正式評估,可以使整個組織都對改進活動形成一種預期,從而更好的推進改進活動。最后,組織的管理層要經常與項目團隊成員進行溝通,對取得成果和經驗進行交流,使六西格瑪管理成為一種“經營方式”,成為組織的靈魂。

　　3控制階段的方法和工具

　　在DMAIC的開始階段,團隊通過測量來定義問題、統計缺陷、分析變化的原因,并測量改進是否成功。在控制階?段,團隊仍然要努力關注測量,必須重新明確地找出需要進行測量的關鍵點,不僅要包括對響應變量的測量,而且要擴展到對生產條件中關鍵因子的測量。在六西格瑪工具集里,有許多過程控制方法,其中控制圖是最為常用的工具。20世紀20年代,貝爾電話實驗室成立了以休哈特為首的過程控制研究組和以道奇為首的產品控制研究組。經過研究,休哈特提出了過程控制理論和監控過程的工具——控制圖。

　　控制圖的類型很多,具體使用哪一種取決于要監測和控制的特性的本質和數量。運用控制圖,可以及時發現流程改進活動中的意外情況并及時做出反應,在流程改進活動實現標準化之前,使整個改進活動盡可能完美,盡可能減少波動的產生。有效的控制要求必須從對某一流程在一定時期內的精確評估開始,然后檢測所收集到的數據的變動。有了足夠的數據,就可以計算出“控制界限”,包括控制上限(Upper Control Limit,UCL)和控制下限(Lower Control Limit,LCL),然后就可以判定流程是否是在控制之內。以某公司的顧客投訴電話為例,假設公司管理層希望知道公司每小時顧客投訴電話的數量變動情況,通過記錄一個月內每小時數量水平的數據,然后就可以計算出控制上限和控制下限,繪制出控制圖。

　　西格瑪項目的成功依賴于人們長期自覺地遵守合理的程序(制度)。控制階段管理既是六西格瑪管理的起點,也是六西格瑪管理的終點。為了把握過程狀況,需要采取諸如SPC控制圖、BSC平衡計分卡、顧客報告表等圖表形式的工具跟蹤過程狀況。通過對過程的定期測量、分析,了解狀態改善了多少,節約了多少成本,即通過量化的手段掌握系統的運行狀況,確保整個系統的高效運行。同時,控制是項目工作的一個重要階段,一定要把改進階段的成果通過建立過程控制體系保持下來,要注意那些修改了的文件、程序、作業指導書,及時納入現有的質量管理體系。另外,項目控制階段結束后,還有必要對整個項目工作進行總結和團隊評估,為以后的項目開展積累經驗。

　　總之,DMAIC模式從界定到控制不是一次性的直線過程,而是一個持續改進的循環過程。只有不滿足現狀,勇于創新,才能在六西格瑪管理中取得卓越成效。

　　參考文獻

　　[1]?[美]彼得•潘德,等.六西格瑪是什么[M].北京:中國財政經濟出版社,2002.

　　[2]?[美]蘇比爾•喬杜里.六西格瑪的力量[M].北京:電子工業出版社,2002.

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