科研單位的物資管理

　　科研單位的物資管理【1】

　　物資管理是一個系統工程。

　　高效的物資管理，一方面需要企業內部形成良好的管理機制，明確各個環節的責任和作用，并實現相互間的密切合作;另一方面要充分發揮物資管理部門的作用，尤其是發揮計劃管理和采購管理的作用，這兩個環節代表了企業內部的供需雙方，直接關系到資金支出、物資購置及使用。

　　充分發揮這兩個環節的管理作用是提高物資管理水平的關鍵。

　　物資管理中存在的突出問題

　　在物資管理工作中，突出問題來自以下幾個方面：

　　①企業對物資管理的重要作用認識不足;

　　②物資庫存難以準確制定;

　　③材料浪費嚴重，設備利用率不高;

　　④采購效率低。

　　強化物資管理意識

　　物資管理的重要作用

　　提高科研企業核心競爭力的關鍵是提高投入產出比，而物資管理的水平很大程度上決定了科研企業的研發成本，良好的物資管理能夠有效降低科研成本，從而增加經濟效益。

　　強化物資管理，實質是科研企業對內部資源的整合，從而充分發揮物資管理的重要作用。

　　要從觀念上，不僅要使物資管理人員認識自身的價值，而且要使一線的科研人員認識到物資管理工作的重要意義。

　　為此，在職能設置上，將計劃管理職能設在科研條件部(負責全院的科研保障工作的部門)，由科研條件部和物資中心共同進行物資管理;在制度建設上，通過優化管理流程，在建立健全物資管理制度上下功夫。

　　如逐步實施以題目組為單位進行核算的物資領用制度，完善《物資供應管理規定》等。

　　通過這些措施的實施為提高物資管理部門的管理水平奠定了堅實的基礎。

　　建立明確的運行機制

　　作為物資的最終使用者，科研人員必須明確自己的需求。

　　對物資管理部門來說，這些需求就是管理的基礎，對需求的研究更是管理部門的工作內容，這就要求使用部門和管理部門在工作中要密切配合。

　　物資管理工作同樣也需要其他相關部門的配合。

　　當然，既要有分工，又要有合作。

　　解決部門之間的界面問題，撫順石油化工研究院嘗試了以下方式：

　　①強化雙向交流意識;

　　②對重要材料或設備的供應，組織跨部門的聯合小組開展工作;

　　③在物資管理與其他部門之間，建立定期會晤的機制，討論遇到的問題及解決措施。

　　加強計劃管理，建立信息庫存

　　加強計劃管理

　　計劃管理，計劃人員對各使用單位的需求申請匯總審核，對需要做庫存的，參照以往的實際使用情況(常用物資)，測算合理的庫存量，在兩者綜合的基礎上制定初步的采購計劃，領導審核后成為物資采購計劃。

　　預測庫存時，一個重要的方法就是ABC分析法的運用，采用ABC分析法把所需物資分為A、B、C三類，將占用資金很多而品種較少的A類物資和一部分B類物資(占用資金較多，品種也較多的物資)同C類物資區分開，進行重點管理，訂貨量和庫存量要嚴加控制。

　　表1為2007～2010年材料與設備支出情況統計表。

　　從表l可以看出，在總的物資構成上，材料約占30%，設備約占70%，在材料中，玻璃儀器、化學試劑、化工產品、閥門是領用最多的類別，約占全部材料的70%;在設備中，石化專用設備、儀器儀表約占90%。

　　上述類別是撫順石油化工研究院的主要使用物資。

　　因此，這些材料和設備應為計劃管理的重點，對它們嚴格控制庫存，嚴格控制領用。

　　充分發揮供應商的作用，優化庫存結構

　　庫存管理的重要目的在于合理控制庫存，減少資金占用，從而降低資金成本。

　　撫順石油化工研究院的實際情況是：一方面，使用單位希望庫存大而全，這樣可以保證隨時領用;另一方面，由于需求物資種類繁多，數量又相對較少，所有的物資都做出庫存既不可能，又不現實。

　　這種矛盾的解決關鍵在于庫存觀念的轉變：充分利用市場資源，把部分庫存設在供應商那里，通過有效的供應商管理，實現庫存的及時補充。

　　這種做法之所以可行，是因為在激烈的市場競爭條件下，供應商為在競爭中保持優勢，必須更深入的了解市場，預測需求，承擔風險，從而與需方建立相對穩定的供需關系。

　　良好、快捷的信息溝通是這種做法的保障。

　　在利用市場庫存的同時，還要注意優化自己的庫存結構。

　　為此，規定物資中心為撫順石油化工研究院物資儲備的職能單位，其它單位不得設立二級庫存，以最大限度減少物資儲備。

　　同時，管理部門加強對物資的統一調配，加速入庫物資的周轉速度，防止積壓產生。

　　對于長期積壓的物資，加大處理力度，從而優化庫存結構。

　　建立嚴格的管理制度，控制購入及支出

　　建立嚴格的審批制度

　　為節約有限的科研經費，減少物資使用和購買中的浪費，必須實行嚴格的審批制度。

　　需求材料計劃審核的原則是：是否需要?需要數量?具體要求是否合理?

　　審批的程序：對一般材料，由各使用單位的領導簽字后，由條件部最終審批;對控制材料和單項超過五千元的物資，在送交條件部之前，要經科管部審批;對單項超過5萬元的物資除以上程序外，要經過院領導的審批。

　　對領用材料統一實行計劃管理和審批制度：按審核后的需求計劃領用材料;對重要物資、控制物資，實行審批制度，控制領用數量。

　　表2為2007～2010年材料購入支出統計表。

　　從表2可以看出，由于實行了嚴格的審批制度和計劃領料制度，材料購入和支出費用開始逐年下降。

　　由于設備在物資支出中占有很大比重，因此，對設備的購入實行更嚴格的審批制度，由各職能部門：科管部、條件部、財務部分別審批，再經院級領導審批。

　　其中超過10萬元的設備，由使用單位提交可行性報告，由條件部會同有關部門、有關專家進行論證審查，通過之后，報主管院長審批。

　　設備的這種層層審批制度，基本上杜絕了重復購置的可能，抑制了使用部門追求“一次到位”、“多而全、好而精”的做法，避免了“未來”的浪費。

　　建立物資使用追蹤制度

　　在物資出庫后，經常調查使用情況。

　　對剩余物資和能夠回收的廢料及時退庫、回收，并進行相應處理;對利用率不高的設備，退庫或調劑給其它部門使用。

　　建立以題目組為單位的核算制度

　　建立以題目組為單位的核算制度，即定期統計物資的使用情況，并與題目組的效益掛鉤。

　　由于涉及到使用者的切身利益，這種做法把降本增效由管理行為變成了自覺行動，極大地提高了節約的積極性和主動性。

　　實行質量、價格管理，實現質量，價格控制

　　質量管理

　　建立嚴格的質量控制體系和制度。

　　選擇那些有一定生產規模、技術力量強、信譽良好的供應商，盡量把質量問題“消滅”在采購前;選擇付款方式靈活的供應商，產品在試用合格后付款或預留質保金;簽訂采購合同，對質量、售后服務有明確的界定。

　　驗收質量控制由采購人員、保管人員、使用單位及臨時成立的質量小組組成了質量控制體系。

　　此外，建立供應商認證制度，實行物資定點采購。

　　進行大宗物資采購前都要在認證體系中確立的供應商處采購，如果兩次驗收不合格即取消該供應商定點供貨資格。

　　價格管理

　　價格管理的基本做法：對采購物資的價格實施分類管理。

　　其中重要設備、重要材料由相關部門審批后，由計劃人員提出價格建議，經批準后交物資中心執行;一般材料制訂采購控制價格，并根據市場情況隨時調整;10萬元以上物資要有三家以上供應商報價信息，從中優選出一家，由使用部門與供應商簽訂技術協議，經主管院長批準后執行。

　　價格管理的核心內容是建立嚴格的審批制度，動態的價格監控體系即采購前的價格比較、采購后的價格追蹤制度。

　　通過建立價格收集網絡，實現了有價可比。

　　價格信息來源于市場調查、互聯網、電話咨詢、歷史采購資料。

　　幾年來，在物資工作者的辛勤努力下，通過以上措施的逐步運用，基本解決了在撫順石油化工研究院的物資管理工作中存在的突出問題，有效地保障了科研需求。

　　科研單位財務管理研究【2】

　　隨著國家對各項基礎設施的投入不斷的增加，對于科研成果的重視程度也越來越高，國家對科研單位加大了撥款的力度，科研單位的專項資金量增加，這就對科研單位的財務管理提出了更高的要求。

　　但從審計部門公布的審計結果中表明，專項資金的管理存在著較大的問題，這主要由于目前我國科研單位的財務管理制度不健全，整體管理水平落后原因所致。

　　因此針對當前科研單位財務管理中的問題要進行詳細的分析，從而制訂出具體的解決對策，加強科研單位財務管理的水平。

　　一、科研單位財務管理存在的主要問題

　　1.資產管理較薄弱

　　長期以來科研單位在固定資產管理上都存在著很大的漏洞，一直是財務管理的薄弱環節。

　　單位內部沒有形成定期對固定資產清理和盤點的制度，從而導致單位內部的固定資產沒有明細的實務帳，只有財務帳，同時對于盤虧、盤盈等情況不能及時進行處理，報廢時也不及時進行申報，從而造成帳實不屬情況較為突出，在對固定資產管理上存在著太多不完善的地方。

　　2.科研單位對財務工作不重視

　　科研單位領導對財務工作在思想上就沒有一個正確的意識，對于財政撥付的專項資金款認為不用進行核算成本，只記下流下帳即可，更不用計提折舊等，由于領導的不重視，再加之科研單位對于財務人員要求不嚴，所以在科研單位的財務管理方面表現為會計人員素質較低，原始憑證審核不嚴，會計科目混亂，會計核算不符合相關的制度要求等情況，嚴重影響了會計信息的真實性。

　　3.預算控制相對弱化

　　雖然科研單位對預算控制工作進行了嚴格的規定，但實際工作中還存著較大的問題，編制工作滯后，精確度較低，所以在支出時存在著較大的隨意性，同時預算編制時缺乏科學性，從而導致在執行時調整頻繁，使預算失去了原有的約束力，同時個別科研單位在預算執行時存在著較大的隨意性，隨意的改變預算的支出用途，所以在決算時與年初的預算存在著較大的差距。

　　4.專項資金管理存在問題

　　財政部分撥付給科研單位的都是專項資金，這部分資金應該專款專用，不允許擠占和挪用，但在實際科研單位的財務管理中，這部分資金被擠占的情況較多，科研單位的工作經費較為緊張，這樣在實際工作中就導致把一些會議、培訓、差旅費等一些費用擠進了專項資金的支出當中，使專項資金沒有實現專款專用。

　　二、加強科研單位財務管理的措施

　　1.加強制度建設，規范財務管理

　　科研單位要從自己本身的業務特點出發，制訂嚴格的財務管理制度，強化財務人員的業務素質，對各項支出都要進行嚴格的規范，嚴格規范科研經費的使用情況，做到專款專用，不得挪用和擠占。

　　不斷完善科研單位的內部管理制度建設，加強財務管理人才的培養，從而不斷的增強單位內部的競爭力，提高企業在市場競爭中的能力。

　　2.合理編制單位預算，加強收支管理

　　在科研單位的財務管理工作中，編制預算是一項重要的工作內容，這需要財務人員和科研人員一起進行研究，從而合理的編制科研經費的預算，從而達到科研經費的合理利用，保證收支平衡。

　　同時單位內部還要對預算計劃進行詳細的劃分，具體到各部門、各項目、按月等進行細分，從而保證預算在日常財務收支中得以真正的落實。

　　在財務預算實施過程中，要做為科研單位的一項經濟性工作來抓，從而及時發現預算執行過程中的問題，并及時進行處理，從而提高預算的管理水平。

　　在科研經費的使用過程中，要積極開展支出和收益的財務分析，從而及時的掌握經費的結存和使用情況。

　　3.構建科研單位財務內部控制措施

　　為改善當前科研單位的內部控制的狀況，每個科研單位建立一整套符合本單位實際情況內部控制制度勢在必行。

　　內部控制是一個單位為了保證各項經濟活動的有效進行，保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整和有效運用，促進法律法規有效遵循和發展戰略得以實現等而由單位管理層及其員工共同實施的一個權責明確、制衡有力、動態改進的管理過程，健全合理的內部控制制度規范了單位的各項經濟活動，覆蓋了人、財、物全方位管理。

　　科研單位應結合自身特點和管理要求，依據《內部控制基本規范》中內控設計原則和方法制定科學合理、符合實際的內部控制制度。

　　(1)要以預算管理為核心，建立財務管理體系。

　　在科研事業單位，部門預算是事業單位必須執行的一項重要的國家政策及財務管理制度，帶有很強的強制性和約束性。

　　做好單位的部門預算工作是做好單位內部控制工作的一個重要方面。

　　(2)要健全內部審計機構，加強隊伍建設。

　　建立健全內部審計機構，培養一支業務精湛，作風過硬的內審隊伍，是構建科研單位財務內部控制機制的組織人才保障。

　　(3)加強各方面的內部牽制制度。

　　科研單位內部各部門、各崗位應當進行明確的職責分工，建立嚴謹的崗位責任制，從而形成各司其職、協調配合的良好工作秩序。

　　在通常情況下，任何經濟業務可以劃分為五個步驟。

　　即授權、主辦、批準、執行和記錄。

　　(4)要加強國有資產的安全控制。

　　加強不相容崗位相分離，支出審批制度必須明確審批人對資金業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理資金業務的職責范圍和工作要求。

　　4.加強事業單位的監督

　　單位的內部控制是一個過程，這個過程是通過納入管理過程的大量制度及活動實施的。

　　因此，要確保內部控制制度被切實地執行且執行的效果良好，內部控制能夠隨時適應新情況等，內部控制就必須被監督。

　　監督是一種隨著時間的推移而評估制度執行質量的過程，分為內部監督和外部監督。

　　5.內部審計和控制自我評估

　　內部審計幫助組織進行“軟控制”環境的營造，成為內部過程的設計顧問，使成員能自覺地把辦事準確和職業道德放在首位，形成監督內部控制其他環節的主要力量。

　　而控制自我評估指的是各單位不定期或定期地對自己的內控系統進行評估，其基本特征是關注經濟活動的過程和控制的成效，由管理部門和職工共同進行，用結構化的方法開展評估活動。

　　6.促進和完善對單位內部控制體系的外部監督

　　這需要立法、執法、審計、監管諸方面對單位內控進行獨立、客觀、公正的研究，或制定準則，或提出指南，或提供框架和參考依據。

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