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淺談行政組織固定資產管理的情況
摘要：審計機關加強行政事業單位的固定資產管理，實現其高效使用，是政府高效行政的需要。行政事業單位的固定資產是行政事業單位履行職能的物質基礎，研究其管理，既是行政單位樹立“資產管理與資金管理并重”新理念，改變“重錢輕物，重用輕管”舊觀念，本文從審計的角度分析行政事業單位固定資產管理中存在的主要問題，提出了加強行政事業單位固定資產管理的措施和方法。
關鍵詞：行政組織 審計機關 固定資產
一、行政組織固定資產管理概述
(一)行政組織固定資產管理的環節
根據行政單位財務規則第三十條，固定資產是指使用期限超過一年，單位價值在1000元以上(其中：專用設備單位價值在1500元以上)，并且在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。單位價值雖未達到規定標準，但是耐用時間在一年以上的大批同類物資，作為固定資產管理[1]。固定資產的管理應該包括以下環節：
1.固定資產的配置 《規則》第三十四條規定：“行政單位應當按照科學規范、從嚴控制、保障工作需要的原則合理配置資產。
2.固定資產的使用 必須加強固定資產日常管理，賬務管理，規范固定資產出租出借行為，積極推動資源共享和裝備共建。
3.固定資產的處置 《規則》第四十二條規定：“行政單位資產處置應當遵循公開、公平、公正的原則，嚴格履行相關審批程序。”
(二)行政單位固定資產管理活動，應當遵循以下原則：
1.資產管理與預算管理相結合 把資產管理和預算管理看作有機統一的整體，使兩者互為前提和基礎，。一方面，財政預算是單位資產形成的主要渠道，依靠預算安排來實現單位國有資產的日常維持運轉和價值補償，另一方面，資產管理水平也直接影響著預算資金分配的科學性和有效性。資產管理與預算管理相結合，盤活存量資產，合理安排資產購置預算，降低單位運行成本[2]。
2.資產管理與財務管理相結合 在會計要素中，“資產”占有非常重要的地位。資產管理是財務管理的有機組成部分，與財務管理是不可分割的。加強財務管理工作一項非常重要的內容，就是加強資產管理。同時，加強資產管理，有效開展資產管理工作，也有利于推動財務管理工作，提高財務管理水平。如果將二者割裂開來，將會導致資產管理與財務管理脫節，形成“兩張皮”，既不能真正加強資產管理，也會影響財務管理工作[3]。
3.實物管理與價值管理相結合 實物管理與價值管理是資產管理工作的兩個方面，實物管理主要側重于保障實物資產的安全完整，價值管理主要側重于賬務管理。賬務管理為實物管理提供了根據，實物管理是賬務管理的基礎。實物管理與價值管理相結合的基本要求，是賬實相符、賬賬相符、賬卡相符。
二、行政組織固定資產管理中存在的問題
(一)重購置輕管理
根據現行會計制度規定，行政單位僅對其擁有的固定資產進行核算，卻并不核算反映政府固定資產方面的詳細信息，其核算的結果只是作為提供給統計部門參考資料。這就意味著用于購置固定資產方面的資金，一旦支出后就退出政府和公眾的視野，為行政事業單位重購置輕管理的現象埋下了禍根。在購入固定資產后，固定資產似乎就貶值了，人們不再關注其使用是否有效、管理是否到位，核算反映是否為真實情況。
(二)利用率不高
行政單位固定資產利用率存在多方面的問題，首先，在布局上不合理，有些單位在購入固定資產后，就沒有按預先計劃使固定資產投入使用，經過長時間的閑置，就進入報廢階段。對于有些房屋等建筑物，構建時唯恐規模不大，不能彰顯氣勢，花高價建造富麗堂皇的辦公場所卻未見得辦公效率有所提高，房屋也沒有得到充分的利用。其次，資金投入不合理，有些單位不能切合單位實際需要購入固定資產，或是一味的專注于購入新資產，而不注重固定資產的日常維護管理，降低固定資產的使用壽命，同時浪費資金。再次，資產配置不符合標準，盡管行政單位財務規則對行政單位資產配置做出了相關標準的規定，但有些行政單位在固定資產購置時，不根據有關規定，仍然目光短淺甚至盲目的進行選擇，比如選擇的通用設備或者專用設備根本不符合單位實際需求，甚至沒有充分了解這些設備，更無從談及如何有效地使用和維護這些設備。最終因為實際工作需求與配置供給不符而使得固定資產閑置。最后，不珍惜固定資產，輕率的報損。行政單位沒有建立起強烈的資產管理意識，主人翁意識不強烈，對實際存在的固定資產與賬面記錄的固定資產不進行盤查核實，使得行政單位某些固定資產備受“冷落”，要不提前報損，或是資產已經不存在還未報損[4]。
(三)廢棄資產處理不當
當對固定資產進行清產核資時，有嚴格的程序、環節和管理監督。按照固定資產折舊的性質，固定資產折舊反映了固定資產在當期生產中的轉移價值。行政單位并不生產產品或經營，不存在價值的轉移，因此，行政單位固定資產不計提折舊，除特殊規定的除外。所以，對于行政單位，對于長期使用后應報廢的固定資產，報廢時在具體操作上程序比較繁瑣，從而容易造成管理上的漏洞。比如由于審核部門是按一定比例審批行政單位報廢固定資產，因此，沒被批準報廢的固定資產，在第二次申請報廢時，又得重復進行先前的申請報廢手續，從而造成固定資產管理混亂。而且，在實際工作中，像計算機、各種辦公軟件這樣的固定資產更新速度很快，需要及時進行報廢，但由于繁復的審批程序，從而出現時滯，在審批通過時，一些更新速度很快的固定資產已經進入下一個發展階段。
(四)國有資產管理意識缺位
根據《行政事業單位國有資產管理辦法》，行政事業單位國有資產應由國有資產管理部門和各主管部門管理、監督，但在實際工作中，這些部門危機意識不強，很難做到經常化的日常管理，一般只有遇到重大特殊情況時，才對有關行政單位的固定資產進行全面清查，而對于存在的應增加和減少的固定資產，很難做到全面掌握[5]。
三、加強行政組織固定資產管理的建議
(一)增強固定資產管理的責任意識
行政單位應該增強固定資產管理的意識，嚴格遵守有關的財經法規，根據《會計法》規定：“單位負責人對本單位會計工作和會計資料的真實性、完整性負責。”因此，行政單位必須貫徹執行好《會計法》，使行政單位負責人真正承擔起固定資產管理的責任，使得行政單位固定資產管理與領導干部經濟責任掛鉤。此外，要加強培訓，增強全體人員的固定資產管理責任意識，這是解決行政單位固定資產管理存在問題的關鍵所在。
(二)建立資產管理成效與個人業績考核相結合的考核制度
行政單位應將單位負責人的年終考核與資產管理成效相結合，督促其進一步重視資產管理工作，以防國有資產流失。明確資產使用和保管責任人，落實資產使用人在資產管理中的責任。貴重資產、危險資產、有保密等特殊要求的資產，應當指定專人保管、專人使用，并規定嚴格的接觸限制條件和審批程序[6]。 單位內部有關人員的年終考核與其負責的資產管理工作相結合，制定可以量化的考核指標，如專用設備的是否提前被報損，同時制定明確的獎懲制度，合理落實責任，以增強其對固定資產管理的積極性，增加主人翁意識，從而促進行政單位固定資產的有效利用，同時實現固定資產的有效管理。
(三)提高資產配置效率
行政單位在購入固定資產時，要緊密結合本單位的實際工作情況，根據實際需要購置固定資產，避免固定資產的閑置與浪費。所以必須在購入固定資產前做好需求與資產配置的評估，保證是有效地需求與供給。制定統一的資產配置標準體系，通過嚴格的審核程序，將資產購置支出的預算安排與單位的資產使用效率掛鉤，使資產配置科學合理，禁止超標準購置。此外，必須提高行政單位固定資產使用人員的素質，及時更新相關購入設備的知識與技能，即新引進的設備與人員素質要配置合理，這樣才能保證固定資產的充分利用，同時，更加專業的人員才可能更好的對固定資產進行管理與維護，延長使用壽命，保護國有資產的安全性。所以行政單位應該定時對單位相關技術人員不僅進行有關政策的學習，同時進行有關設備使用及維護技能的學習。可以有意識的引進更專業的高等院校畢業生，他們不僅思維活躍，而且更容易接受掌握新的知識技能。
(四)加強監管
根據將于2014年1月1日起施行的行政事業單位內部控制規范(試行)，單位內部控制的目標主要包括：合理保證單位經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防朽敗，提高公共服務的效率和效果。所以，要加強行政單位的固定資產管理，保證資產安全和使用有效，必須加強對行政單位固定資產管理的監管。利用現代網絡技術結合現有的資產信息化管理平臺，統一建立基層行政事業單位資產監管信息系統，使資產管理者、預算管理者、政府采購管理者、資產賬核算者互通信息，實現對資產的數量與質量的實時動態監控管理，對各個環節實施控制，杜絕違規行為，提高管理實效。
同時，進行有效監督，內外監督相結合，定期監督和不定期監督相結合，保證監督的持久性和有效性，集中于事前監督和事中監督，及時解決固定資產管理中出現的問題，促進建立健全固定資產管理的長效機制和完善的管理制度，落實管理責任，逐步實現固定資產管理的制度化、規范化。
(五)加強需固定資產處置管理
行政單位需處置的固定資產包括閑置資產、因技術原因并經過科學論證，確需報廢、淘汰的資產、因單位分立、撤銷、合并、改制、隸屬關系改變等原因發生的產權或者使用權轉移的資產;非正常損失的資產、已超過使用年限無法使用的資產以及依照國家有關規定需要進行資產處置的其他情形。在處置固定資產時，必須經過嚴格的科學論證。要嚴格按照“先報批后處置”的程序辦理，由資產占用單位對需處置的固定資產的使用狀況、損耗程度、處置原因等方面作書面說明報單位領導，領導會同使用部門、專職負責人、財務部門對資產評估作出處置意見并簽署書面意見后，向主管部門、財政部門、國有資產管理部門提出申請報告，并按有關規定履行審批手續，未經批準不得擅自處置國有資產，否則應追究有關責任人的責任。從而加強各單位對固定資產處置的謹慎意識，防止國有資產的浪費和流失。
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