信息時(shí)代民辦本科院校的行政管理

　　信息時(shí)代民辦本科院校的行政管理

　　【摘要】隨著改革開放進(jìn)程的不斷深化，“現(xiàn)代化”對(duì)人們生活的方方面面都產(chǎn)生了巨大的影響。

　　特別在信息背景下高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，民辦高校也作為一支重要的力量參與進(jìn)來。

　　但相對(duì)于公辦學(xué)校來說，民辦高校有著其自身的特點(diǎn)。

　　【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;民辦本科院校;行政管理

　　隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，也對(duì)高校的行政管理工作提出了新的要求。

　　高校的行政管理直接服務(wù)于教學(xué)、科研，在學(xué)校管理系統(tǒng)中起著承上啟下協(xié)調(diào)左右的作用。

　　隨著民辦高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和辦學(xué)層次的提升，辦學(xué)水平的提高以及內(nèi)部管理體制的深化，行政管理的地位、作用更加凸顯，工作任務(wù)日漸繁重和復(fù)雜不斷變化的新形勢(shì)對(duì)民辦本科院校的行政工作提出了更高要求，行政管理規(guī)范化、科學(xué)化的問題顯得越發(fā)重要。

　　一、提高民辦本科院校行政管理效率的必要性

　　行政管理作為高校管理的重要組成部分，行政管理效率的高低直接影響著高校管理的效率，同時(shí)也是保證高校管理有效運(yùn)行的重要保障。

　　作為民辦本科院校，在辦學(xué)規(guī)模、管理體制、運(yùn)行機(jī)制、教學(xué)投入等都與公辦學(xué)校有著很大的區(qū)別，但無論是公辦還是民辦的高校，行政管理的效率都是體現(xiàn)高校管理質(zhì)量和水平的基石，為高等院校實(shí)現(xiàn)、優(yōu)化其教學(xué)科研、培養(yǎng)人才和服務(wù)社會(huì)等職能起著重要的保障和支持作用，因此提高行政管理的效率尤為重要。

　　伴隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校管理模式也隨之發(fā)生了巨大、深刻的變化，行政管理的職能范圍不斷擴(kuò)大，管理事務(wù)的內(nèi)容、難度迅速增加。

　　在這樣的時(shí)代背景下，民辦高校管理模式從傳統(tǒng)的手工模式向半手工半自動(dòng)或者全自動(dòng)的管理模式變革，高校行政管理效率的高低成為高校管理發(fā)展的制約因素，提高民辦高校行政管理效率有利于提高教學(xué)質(zhì)量，教學(xué)質(zhì)量是高校生存的根本，對(duì)于民建本科院校來說提高行政管理效率有著非常重要的意義。

　　二、民辦本科院校行政管理存在的問題

　　高校行政管理是高校管理鏈中最重要的一環(huán)，承擔(dān)著綜合協(xié)調(diào)、檢查督促和后勤服務(wù)等多種職能，在管理工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用。

　　在民辦本科院校中，行政管理存在以下問題：

　　(一)對(duì)硬件設(shè)施投入大于軟件設(shè)施投入

　　相對(duì)于公辦高校來說，民辦本科院校的經(jīng)費(fèi)大多數(shù)是自給自足，沒有政府作為投入和支出的支撐。

　　教育經(jīng)費(fèi)的投入更傾向于有形資產(chǎn)，如校園面積、教學(xué)大樓、圖書館、運(yùn)動(dòng)場、實(shí)訓(xùn)室等，校董對(duì)軟件設(shè)施的投入較少，在觀念上更傾向于傳統(tǒng)的行政管理模式。

　　隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展，對(duì)信息化的行政管理方式有一定的需求，也在逐步緩慢完善，但在行政管理運(yùn)行的過程中，依然對(duì)傳統(tǒng)的行政管理模式依賴性較強(qiáng)，手工或者半手工半自動(dòng)的管理方式為主。

　　(二)管理系統(tǒng)功能單一，不全面

　　以前的民辦高校在日常行政管理中，信息傳達(dá)手段主要依賴電話、QQ、飛信，這三種方式雖然有著快速、及時(shí)、跨越地域空間的優(yōu)點(diǎn)，但卻不能簡化行政手續(xù)的辦理，在具體事務(wù)的辦理過程中一樣要到各部門辦理審批手續(xù)。

　　盡管當(dāng)今的民辦高校一般都配備了教務(wù)、協(xié)同OA系統(tǒng)，但因?yàn)橘M(fèi)用投入不夠，在功能上不是根據(jù)民辦高校自身特有的特點(diǎn)進(jìn)行模塊設(shè)置，導(dǎo)致系統(tǒng)功能不夠全面。

　　同時(shí)，教務(wù)系統(tǒng)在運(yùn)行的過程中，發(fā)現(xiàn)問題要經(jīng)過跟后方管理人員協(xié)商之后才能逐步完善功能。

　　很多時(shí)候因?yàn)橄到y(tǒng)功能的不完善，同一項(xiàng)行政工作重要反反復(fù)復(fù)，導(dǎo)致行政管理效率的低下。

　　協(xié)同OA系統(tǒng)從字面理解“協(xié)同”應(yīng)該是協(xié)助、共同參與的意思，但目前民辦高校的協(xié)同OA系統(tǒng)沒有發(fā)揮其應(yīng)有的功效，大多數(shù)用來發(fā)布公告、通知等，如請(qǐng)假手續(xù)不能通過OA系統(tǒng)完成審批手續(xù)，需人到各部門完成審批手續(xù)。

　　(三)觀念落后

　　信息化對(duì)高校行政管理帶來深刻的影響，傳統(tǒng)的行政管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)高校行政管理工作的發(fā)展，作為一線的行政管理人員，對(duì)于行政管理方式、內(nèi)容的變化，不能主觀上做出調(diào)整去迎接，有時(shí)甚至還帶有抗拒情緒。

　　許多民辦高校行政管理人員，秉著多做多錯(cuò)不如少做少錯(cuò)的觀念開展工作，缺乏全局觀念和服務(wù)意識(shí)。

　　他們?cè)谳^大程度上仍受慣性思維的影響，高校行政工作處于消極狀態(tài)。

　　(四)不重視行政管理人員隊(duì)伍建設(shè)

　　1、行政隊(duì)伍素質(zhì)不均衡

　　在民辦高校中，高層管理人員認(rèn)為行政人員是負(fù)責(zé)學(xué)校瑣碎事務(wù)的一群人，可有可無，或者是認(rèn)為行政管理工作是任何人都能做的，工作內(nèi)容無難度，機(jī)械上傳下達(dá)。

　　在崗位招聘過程中降低了對(duì)行政崗位人員的要求，從而讓一大部分沒有受過專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的人員加入到行政隊(duì)伍中來，他們中有年老的離退休人員，有剛剛踏出校門步入社會(huì)的沒有任何工作經(jīng)驗(yàn)的大學(xué)畢業(yè)生，也有從其他單位轉(zhuǎn)入教育行列的外行人員，這樣的畸形組合使得行政隊(duì)伍總體素質(zhì)水平偏低。

　　2、對(duì)行政管理人員的獎(jiǎng)懲不當(dāng)

　　在日常的行政管理過程中，強(qiáng)調(diào)的更多是奉獻(xiàn)和懲罰，獎(jiǎng)懲不得當(dāng)。

　　民辦高校的行政人員工資待遇較低，加上在重教學(xué)輕管理的體制下，行政管理人員的積極性、工作熱情不高，人的主觀能動(dòng)性沒得到發(fā)揮，行政管理工作效率自然沒辦法得到有效提高。

　　3、行政管理人員工作積極性低

　　現(xiàn)實(shí)中部分民辦高校的投資者和管理者為了節(jié)約成本，減少開支，在工資薪酬、福利待遇、勞動(dòng)保護(hù)等方面重視不夠，導(dǎo)致民辦高校的教職工總感覺低人一等。

　　長此以往導(dǎo)致包括教職工對(duì)民辦高校沒有安全感和歸屬感，無法把學(xué)校的興衰與自己緊密聯(lián)系在一起。

　　再加上領(lǐng)導(dǎo)和決策部門在職務(wù)評(píng)聘、進(jìn)修深造等方面都大幅度向教學(xué)傾斜，更是極大挫傷了行政人員的工作積極性。

　　三、提高民辦本科院校行政管理效率的建議

　　針對(duì)目前民辦高校行政管理工作存在的諸多問題，我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面去著手解決：

　　(一)注重管理系統(tǒng)投入、功能的開發(fā)和完善

　　管理系統(tǒng)的投入、功能的開發(fā)和完善必須在綜合考慮學(xué)校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與需求的基礎(chǔ)上，整體規(guī)劃高校信息化建設(shè)。

　　同時(shí)，注重培養(yǎng)學(xué)校的信息技術(shù)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，為管理系統(tǒng)的開發(fā)、后期維護(hù)提供技術(shù)支持。

　　(二)設(shè)置合理的機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)

　　在許多民辦本科院校中，實(shí)行的是校一院二級(jí)管理，在參照公辦行政機(jī)構(gòu)設(shè)置的同時(shí)，應(yīng)考慮民辦本科院校的實(shí)際情況，把大部分權(quán)利下放二級(jí)學(xué)院，使得機(jī)構(gòu)設(shè)置更加合理化、規(guī)范化、科學(xué)化，明確校級(jí)和院級(jí)的各行政部門和行政人員的工作職責(zé)，科學(xué)分工，避免出現(xiàn)同一個(gè)事情各部分之間相互推諉、扯皮，從而提高行政管理效率。

　　(三)更新管理觀念

　　在傳統(tǒng)行政管理模式向新型行政管理模式變革的背景下，行政管理人員應(yīng)該主動(dòng)做出調(diào)整，主觀上接受改變，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化的管理方式，遇到新問題主動(dòng)交流和學(xué)習(xí)，把新式的管理方式作為提高自己工作效率和質(zhì)量的有利手段。

　　同時(shí)，要注重培養(yǎng)和內(nèi)化行政管理部門、行政管理人員的服務(wù)意識(shí)，在日常的管理工作中擺正自己的姿態(tài)，不要高高在上，不要把老師和學(xué)生當(dāng)作是物一樣來管理，要多發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

　　(四)重視行政管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，建立歸屬感、認(rèn)同感

　　管理的關(guān)鍵是人，一支高質(zhì)量的行政管理人員隊(duì)伍在民建本科院校的行政管理工作中會(huì)起到事半功倍的效果，因此應(yīng)重視行政管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，首先應(yīng)從觀念上改變行政管理人員是高校附屬品的觀念，給予行政管理人員應(yīng)有的尊重;其次改革原有的管理法規(guī)和工作制度，明確劃分權(quán)利和責(zé)任，做到獎(jiǎng)罰分明，從而充分調(diào)動(dòng)行政隊(duì)伍的工作積極性。

　　再次，建立多渠道的晉升、交流、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，縮小與教師的差距，以達(dá)到提高行政人員的綜合素質(zhì)和實(shí)踐技能的目的。

　　最后，允許行政管理人員在一定范圍能輪崗，體會(huì)不同的工作崗位，意在找到自身能發(fā)揮最大作用的崗位。

　　當(dāng)前如果民辦本科院校不能解決員工的歸屬感和認(rèn)同感問題，那勢(shì)必高校員工流動(dòng)性大這個(gè)頭痛問題將會(huì)成為制約民辦本科院校發(fā)展的重要因素。

　　應(yīng)關(guān)心和解決行政人員的生活和待遇問題，尊重每一位教職員工，縮小等級(jí)分化，建立學(xué)習(xí)和晉升的平臺(tái)，讓員工自覺把自己與學(xué)校的榮辱與共聯(lián)系起來，讓每一位員工樂于奉獻(xiàn)、甘于奉獻(xiàn)，在平凡的工作崗位上發(fā)光發(fā)熱。

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