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信息時代民辦本科院校的行政管理
信息時代民辦本科院校的行政管理
【摘要】隨著改革開放進程的不斷深化，“現代化”對人們生活的方方面面都產生了巨大的影響。
特別在信息背景下高校辦學規模的擴大，民辦高校也作為一支重要的力量參與進來。
但相對于公辦學校來說，民辦高校有著其自身的特點。
【關鍵詞】信息時代;民辦本科院校;行政管理
隨著信息時代的到來，計算機技術被廣泛應用到各個領域，也對高校的行政管理工作提出了新的要求。
高校的行政管理直接服務于教學、科研，在學校管理系統中起著承上啟下協調左右的作用。
隨著民辦高校辦學規模的擴大和辦學層次的提升，辦學水平的提高以及內部管理體制的深化，行政管理的地位、作用更加凸顯，工作任務日漸繁重和復雜不斷變化的新形勢對民辦本科院校的行政工作提出了更高要求，行政管理規范化、科學化的問題顯得越發重要。
一、提高民辦本科院校行政管理效率的必要性
行政管理作為高校管理的重要組成部分，行政管理效率的高低直接影響著高校管理的效率，同時也是保證高校管理有效運行的重要保障。
作為民辦本科院校，在辦學規模、管理體制、運行機制、教學投入等都與公辦學校有著很大的區別，但無論是公辦還是民辦的高校，行政管理的效率都是體現高校管理質量和水平的基石，為高等院校實現、優化其教學科研、培養人才和服務社會等職能起著重要的保障和支持作用，因此提高行政管理的效率尤為重要。
伴隨著信息技術的廣泛應用，高校管理模式也隨之發生了巨大、深刻的變化，行政管理的職能范圍不斷擴大，管理事務的內容、難度迅速增加。
在這樣的時代背景下，民辦高校管理模式從傳統的手工模式向半手工半自動或者全自動的管理模式變革，高校行政管理效率的高低成為高校管理發展的制約因素，提高民辦高校行政管理效率有利于提高教學質量，教學質量是高校生存的根本，對于民建本科院校來說提高行政管理效率有著非常重要的意義。
二、民辦本科院校行政管理存在的問題
高校行政管理是高校管理鏈中最重要的一環，承擔著綜合協調、檢查督促和后勤服務等多種職能，在管理工作中發揮著不可替代的重要作用。
在民辦本科院校中，行政管理存在以下問題：
(一)對硬件設施投入大于軟件設施投入
相對于公辦高校來說，民辦本科院校的經費大多數是自給自足，沒有政府作為投入和支出的支撐。
教育經費的投入更傾向于有形資產，如校園面積、教學大樓、圖書館、運動場、實訓室等，校董對軟件設施的投入較少，在觀念上更傾向于傳統的行政管理模式。
隨著辦學規模的擴大，發現傳統的手工管理模式已經不能適應學校的發展，對信息化的行政管理方式有一定的需求，也在逐步緩慢完善，但在行政管理運行的過程中，依然對傳統的行政管理模式依賴性較強，手工或者半手工半自動的管理方式為主。
(二)管理系統功能單一，不全面
以前的民辦高校在日常行政管理中，信息傳達手段主要依賴電話、QQ、飛信，這三種方式雖然有著快速、及時、跨越地域空間的優點，但卻不能簡化行政手續的辦理，在具體事務的辦理過程中一樣要到各部門辦理審批手續。
盡管當今的民辦高校一般都配備了教務、協同OA系統，但因為費用投入不夠，在功能上不是根據民辦高校自身特有的特點進行模塊設置，導致系統功能不夠全面。
同時，教務系統在運行的過程中，發現問題要經過跟后方管理人員協商之后才能逐步完善功能。
很多時候因為系統功能的不完善，同一項行政工作重要反反復復，導致行政管理效率的低下。
協同OA系統從字面理解“協同”應該是協助、共同參與的意思，但目前民辦高校的協同OA系統沒有發揮其應有的功效，大多數用來發布公告、通知等，如請假手續不能通過OA系統完成審批手續，需人到各部門完成審批手續。
(三)觀念落后
信息化對高校行政管理帶來深刻的影響，傳統的行政管理方式已經不能適應高校行政管理工作的發展，作為一線的行政管理人員，對于行政管理方式、內容的變化，不能主觀上做出調整去迎接，有時甚至還帶有抗拒情緒。
許多民辦高校行政管理人員，秉著多做多錯不如少做少錯的觀念開展工作，缺乏全局觀念和服務意識。
他們在較大程度上仍受慣性思維的影響，高校行政工作處于消極狀態。
(四)不重視行政管理人員隊伍建設
1、行政隊伍素質不均衡
在民辦高校中，高層管理人員認為行政人員是負責學校瑣碎事務的一群人，可有可無，或者是認為行政管理工作是任何人都能做的，工作內容無難度，機械上傳下達。
在崗位招聘過程中降低了對行政崗位人員的要求，從而讓一大部分沒有受過專業學習和培訓的人員加入到行政隊伍中來，他們中有年老的離退休人員，有剛剛踏出校門步入社會的沒有任何工作經驗的大學畢業生，也有從其他單位轉入教育行列的外行人員，這樣的畸形組合使得行政隊伍總體素質水平偏低。
2、對行政管理人員的獎懲不當
在日常的行政管理過程中，強調的更多是奉獻和懲罰，獎懲不得當。
民辦高校的行政人員工資待遇較低，加上在重教學輕管理的體制下，行政管理人員的積極性、工作熱情不高，人的主觀能動性沒得到發揮，行政管理工作效率自然沒辦法得到有效提高。
3、行政管理人員工作積極性低
現實中部分民辦高校的投資者和管理者為了節約成本，減少開支，在工資薪酬、福利待遇、勞動保護等方面重視不夠，導致民辦高校的教職工總感覺低人一等。
長此以往導致包括教職工對民辦高校沒有安全感和歸屬感，無法把學校的興衰與自己緊密聯系在一起。
再加上領導和決策部門在職務評聘、進修深造等方面都大幅度向教學傾斜，更是極大挫傷了行政人員的工作積極性。
三、提高民辦本科院校行政管理效率的建議
針對目前民辦高校行政管理工作存在的諸多問題，我認為可以從以下幾個方面去著手解決：
(一)注重管理系統投入、功能的開發和完善
管理系統的投入、功能的開發和完善必須在綜合考慮學校信息化建設的現狀與需求的基礎上，整體規劃高校信息化建設。
同時，注重培養學校的信息技術管理人員的隊伍建設，為管理系統的開發、后期維護提供技術支持。
(二)設置合理的機構，明確工作職責
在許多民辦本科院校中，實行的是校一院二級管理，在參照公辦行政機構設置的同時，應考慮民辦本科院校的實際情況，把大部分權利下放二級學院，使得機構設置更加合理化、規范化、科學化，明確校級和院級的各行政部門和行政人員的工作職責，科學分工，避免出現同一個事情各部分之間相互推諉、扯皮，從而提高行政管理效率。
(三)更新管理觀念
在傳統行政管理模式向新型行政管理模式變革的背景下，行政管理人員應該主動做出調整，主觀上接受改變，主動學習信息化的管理方式，遇到新問題主動交流和學習，把新式的管理方式作為提高自己工作效率和質量的有利手段。
同時，要注重培養和內化行政管理部門、行政管理人員的服務意識，在日常的管理工作中擺正自己的姿態，不要高高在上，不要把老師和學生當作是物一樣來管理，要多發揮主觀能動性。
(四)重視行政管理人員的隊伍建設，建立歸屬感、認同感
管理的關鍵是人，一支高質量的行政管理人員隊伍在民建本科院校的行政管理工作中會起到事半功倍的效果，因此應重視行政管理人員隊伍的建設，首先應從觀念上改變行政管理人員是高校附屬品的觀念，給予行政管理人員應有的尊重;其次改革原有的管理法規和工作制度，明確劃分權利和責任，做到獎罰分明，從而充分調動行政隊伍的工作積極性。
再次，建立多渠道的晉升、交流、學習機會，縮小與教師的差距，以達到提高行政人員的綜合素質和實踐技能的目的。
最后，允許行政管理人員在一定范圍能輪崗，體會不同的工作崗位，意在找到自身能發揮最大作用的崗位。
當前如果民辦本科院校不能解決員工的歸屬感和認同感問題，那勢必高校員工流動性大這個頭痛問題將會成為制約民辦本科院校發展的重要因素。
應關心和解決行政人員的生活和待遇問題，尊重每一位教職員工，縮小等級分化，建立學習和晉升的平臺，讓員工自覺把自己與學校的榮辱與共聯系起來，讓每一位員工樂于奉獻、甘于奉獻，在平凡的工作崗位上發光發熱。
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